История обслуживания и заказ-наряды

Что такое история обслуживания

История обслуживания: это единый список всех заказ-нарядов по вашим тягачам, прицепам и транспорту компании: ремонты, плановое ТО, осмотры, шины и выезды на дорогу. Откройте её в боковом меню: «Техника» > «История обслуживания». Записи из старого журнала обслуживания перенесены сюда и отмечены как «Скопировано из старого журнала обслуживания».

Владелец автопарка и сотрудники с доступом к безопасности видят всё, включая итоги, «Отчёт о расходах» и «Настройки». Сотрудники с доступом к техобслуживанию (механики) могут добавлять и изменять заказ-наряды и вводить цены в строках, но никогда не видят промежуточные итоги, налог, итоговые суммы, столбцы расходов и «Отчёт о расходах».

Откройте заказ-наряд

1. Нажмите «Новый заказ-наряд» вверху страницы «История обслуживания». Или на карточке единицы техники в разделах «Тягачи», «Прицепы» или «Транспорт компании» нажмите на гаечный ключ: откроется новый заказ-наряд для этой единицы.
2. В блоке «Единица техники и статус» найдите единицу по номеру, марке или компании. Выберите «Тип обслуживания» и «Статус»: «Открыть», «В работе» или «Готово».
3. В блоке «Кто выполнял работу» выберите «Своими силами» и механика или «Сторонняя мастерская» и сохранённую мастерскую. Для новой мастерской введите её название и выберите «Добавить новую мастерскую».
4. В блоке «Даты и одометр» введите «Дата заезда», «Дата выезда / дата обслуживания» и «Одометр». Оставьте дату выезда пустой, пока техника ещё в мастерской.
5. В блоке «Работа» заполните «Описание работ». Добавьте строки кнопками «Добавить работу», «Добавить запчасть» или «Добавить другую строку»: «Кол-во», умноженное на «Цена за шт.», даёт «Сумма». Нажмите «Добавить налог» для каждого налога, например HST 13%. Итог считается сам. Если цен в строках нет, введите итог по счёту.
6. В блоке «Следующее обслуживание и примечания» укажите «Дата следующего обслуживания» и «Следующее обслуживание (км)», если они известны. Нажмите «Добавить файлы», чтобы прикрепить счёт или фото: PDF или фото, до 25 МБ каждый, до 10 за раз.
7. Нажмите «Сохранить заказ-наряд». Файлы загрузятся при сохранении.

Статус, вкладка «В мастерской» и единица техники

Статусы «Открыть» и «В работе» ставят единицу техники в мастерскую: её статус сам меняется на «Обслуживание», и она появляется на вкладке «В мастерской». Когда работа закончена, откройте заказ-наряд и нажмите «Отметить готовым». Единица снова получает статус «Активен», если по ней нет других открытых заказ-нарядов. Статус неактивной техники никогда не меняется.

Заказ-наряд, сразу сохранённый со статусом «Готово» (история, которую вы вносите позже), отсканированный или импортированный, никогда не меняет статус единицы техники и не отправляет уведомлений.

Чтобы сохранить предварительную оценку, в поле «Документ» выберите «Смета». Смета никогда не ставит технику в мастерскую, не учитывается в итогах и показывается на отдельной вкладке «Сметы».

Дата следующего обслуживания из самого нового заказ-наряда единицы показывается в «Календарь безопасности» со ссылкой обратно на историю обслуживания этой единицы.

Поиск, фильтры и экспорт

Вкладки: «Все», «В мастерской», «Сметы» (если они есть) и «Удалено». Владелец и сотрудники по безопасности могут восстановить удалённый заказ-наряд на вкладке «Удалено».

Введите текст в «Поиск заказ-нарядов», чтобы искать по описанию, счёту, PO, мастерской, технике и примечаниям. Нажмите «Фильтры», чтобы сузить список по полям «Вид техники», «Компания», «Тип обслуживания», «Статус», «Где» («Своими силами» или «Сторонняя мастерская»), «Механик», «Мастерская», «От» и «До», затем нажмите «Применить». «Итого по списку» складывает отфильтрованный список отдельно по каждой валюте. Сметы и удалённые заказ-наряды не учитываются.

«Экспорт CSV» скачивает список с текущими фильтрами. Механики получают его без столбцов расходов.

Для одной единицы техники нажмите «История обслуживания» на её карточке в разделах «Тягачи», «Прицепы» или «Транспорт компании» или выберите «История этой единицы» в меню «Действия» заказ-наряда. В заголовке единицы видны её статус, с какого времени она в мастерской и, для владельца и сотрудников по безопасности, расходы «За последние 12 месяцев» и «За всё время». «Новый заказ-наряд для этой единицы» открывает заказ-наряд с уже выбранной единицей.

Настройки, уведомления и отчёт о расходах

«Настройки» (владелец и сотрудники по безопасности) состоят из трёх частей. «Типы обслуживания»: скройте стандартные типы, которыми не пользуетесь, добавляйте и переименовывайте свои. «Уведомления»: уведомление в колокольчике и на телефоне «Когда открыт заказ-наряд» и «Когда заказ-наряд выполнен (с итоговой суммой)», приходит владельцу и сотрудникам по безопасности, но никогда механикам. «Мастерские»: добавляйте или скрывайте сторонние мастерские. Скрытые мастерские остаются в старых заказ-нарядах. Механики могут добавить новую мастерскую только при заполнении заказ-наряда.

«Отчёт о расходах» открывает страницу «Расходы на обслуживание»: сколько стоили выполненные заказ-наряды по месяцам, по единицам техники, по типам обслуживания и по сторонним мастерским, за «Этот год», «За последние 12 месяцев», «Прошлый год» или за ваши даты. CAD и USD показываются отдельно и никогда не складываются. Учитываются только выполненные заказ-наряды.

Если для вашего автопарка включено сканирование документов, кнопка «Сканировать счёт» вверху страницы «История обслуживания» читает счёт мастерской и сохраняет его как заказ-наряд с отметкой «Из отсканированного документа». Перед подтверждением сверьте каждое поле с бумагой.