Onderhoudshistorie en werkorders

Wat Onderhoudshistorie is

Onderhoudshistorie is één lijst met elke werkorder voor je trekkers, opleggers en bedrijfsvoertuigen: reparaties, PM, inspecties, banden en pechhulp onderweg. Open het in de zijbalk onder Materieel > Onderhoudshistorie. Gegevens uit het oude onderhoudslogboek zijn overgenomen en gemarkeerd met Overgenomen uit het oude onderhoudslogboek.

De eigenaar van het bedrijf en medewerkers met toegang tot veiligheid zien alles, ook de totalen, het Kostenrapport en Instellingen. Medewerkers met toegang tot onderhoud (monteurs) kunnen werkorders toevoegen en bewerken en regelprijzen invullen, maar zien nooit subtotalen, belasting, totalen, kostenkolommen of het Kostenrapport.

Een werkorder openen

1. Klik bovenaan Onderhoudshistorie op Nieuwe werkorder. Of klik op een voertuigkaart in Trekkers, Opleggers of Bedrijfsvoertuigen op de moersleutel: die opent een nieuwe werkorder voor dat voertuig.
2. Zoek onder Voertuig en status het voertuig op nummer, merk of bedrijf. Kies het Soort onderhoud en de Status: Openstaand, In uitvoering of Klaar.
3. Kies onder Wie deed het werk Eigen werkplaats en de monteur, of Externe werkplaats en een opgeslagen werkplaats. Voor een nieuwe werkplaats typ je de naam en kies je Nieuwe werkplaats toevoegen.
4. Vul onder Datums en kilometerstand de Datum binnen, de Datum buiten / onderhoudsdatum en de Kilometerteller in. Laat Datum buiten leeg zolang het voertuig nog in de werkplaats staat.
5. Schrijf onder Het werk de Samenvatting van het werk. Voeg regels toe met Arbeid toevoegen, Onderdeel toevoegen of Andere regel toevoegen: Aantal maal Stukprijs geeft het Bedrag. Klik voor elke belasting op Belasting toevoegen, bijvoorbeeld HST van 13%. Het totaal telt zichzelf op. Heb je geen regelprijzen, typ dan het factuurtotaal.
6. Vul onder Volgende onderhoudsbeurt en notities de Datum volgende onderhoudsbeurt en Volgende onderhoudsbeurt (km) in als je die weet. Klik op Bestanden toevoegen om de factuur of foto's bij te voegen: PDF of foto's, maximaal 25 MB per bestand, maximaal 10 tegelijk.
7. Klik op Werkorder opslaan. Bestanden worden geüpload als je opslaat.

Status, In de werkplaats en het voertuig

Openstaand en In uitvoering zetten het voertuig in de werkplaats: de status verandert vanzelf naar Onderhoud en het staat op het tabblad In de werkplaats. Open de werkorder en klik op Markeren als klaar als het werk af is. Het voertuig gaat terug naar Actief als er geen andere werkorder voor openstaat. Inactieve voertuigen worden nooit gewijzigd.

Een werkorder die meteen als Klaar is opgeslagen (historie die je later invoert), een gescande of een geïmporteerde verandert nooit de status van het voertuig en stuurt geen melding.

Om een offerte te bewaren, zet je Document op Offerte. Een offerte staat nooit in de werkplaats, telt niet mee in de totalen en heeft een eigen tabblad Offertes.

De Datum volgende onderhoudsbeurt van de nieuwste werkorder van een voertuig staat in de Veiligheidskalender, met een link terug naar de onderhoudshistorie van het voertuig.

Zoeken, filteren en exporteren

Tabbladen: Alles, In de werkplaats, Offertes (als je die hebt) en Verwijderd. De eigenaar en veiligheidsmedewerkers kunnen een verwijderde werkorder herstellen via het tabblad Verwijderd.

Typ in Werkorders zoeken om te zoeken in de samenvatting, factuur, inkooporder, werkplaats, het voertuig en de notities. Klik op Filters om te filteren op Soort voertuig, Bedrijf, Soort onderhoud, Status, Waar (Eigen werkplaats of Externe werkplaats), Monteur, Werkplaats, Van en Tot, en klik dan op Toepassen. Totaal voor deze lijst telt de gefilterde lijst op per valuta. Offertes en verwijderde werkorders tellen niet mee.

CSV exporteren downloadt de lijst zoals gefilterd. Monteurs krijgen hem zonder kostenkolommen.

Voor één voertuig klik je op Onderhoudshistorie op de kaart ervan in Trekkers, Opleggers of Bedrijfsvoertuigen, of kies je Geschiedenis van dit voertuig in het menu Acties van een werkorder. De kop van het voertuig toont de status, sinds wanneer het in de werkplaats staat en, voor de eigenaar en veiligheidsmedewerkers, de kosten over de Afgelopen 12 maanden en Altijd. Nieuwe werkorder voor dit voertuig begint er een met het voertuig al ingevuld.

Instellingen, meldingen en het Kostenrapport

Instellingen (eigenaar en veiligheidsmedewerkers) heeft drie delen. Soorten onderhoud: verberg de standaardsoorten die je niet gebruikt en voeg je eigen soorten toe of hernoem ze. Meldingen: een melding via de bel en de telefoon Als een werkorder wordt geopend en Als een werkorder klaar is (met het totaal), naar de eigenaar en veiligheidsmedewerkers, nooit naar monteurs. Werkplaatsen: voeg externe werkplaatsen toe of verberg ze. Verborgen werkplaatsen blijven op oude werkorders staan. Monteurs kunnen alleen een nieuwe werkplaats toevoegen terwijl ze een werkorder invullen.

Kostenrapport opent Onderhoudskosten: wat afgeronde werkorders kosten per maand, per voertuig, per soort onderhoud en per externe werkplaats, voor Dit jaar, Afgelopen 12 maanden, Vorig jaar of je eigen datums. CAD en USD worden apart getoond en nooit bij elkaar opgeteld. Alleen afgeronde werkorders tellen mee.

Staat documenten scannen aan voor je bedrijf, dan leest Factuur scannen bovenaan Onderhoudshistorie een werkplaatsfactuur en slaat die op als werkorder, gemarkeerd met Uit een gescand document. Vergelijk elk veld met het papier voordat je bevestigt.