सर्विस इतिहास और वर्क ऑर्डर
हर मरम्मत, PM और निरीक्षण को वर्क ऑर्डर के रूप में दर्ज करें, देखें कौन सी यूनिट शॉप में हैं, और रखरखाव पर कितना खर्च होता है।
सर्विस इतिहास क्या है
सर्विस इतिहास आपकी पावर यूनिट, ट्रेलर और कंपनी के वाहनों के हर वर्क ऑर्डर की एक सूची है: मरम्मत, PM, निरीक्षण, टायर और रोड कॉल। इसे साइडबार में उपकरण > सर्विस इतिहास से खोलें। पुराने रखरखाव लॉग की एंट्री इसमें कॉपी की गई हैं और उन पर “पुराने रखरखाव लॉग से कॉपी किया गया” लिखा होता है।
फ्लीट मालिक और सुरक्षा एक्सेस वाला स्टाफ़ सब कुछ देखते हैं, जिसमें कुल, खर्च रिपोर्ट और सेटिंग्स शामिल हैं। रखरखाव एक्सेस वाला स्टाफ़ (मैकेनिक) वर्क ऑर्डर जोड़ और संपादित कर सकता है और लाइन की कीमतें टाइप कर सकता है, पर उन्हें सबटोटल, कर, कुल, खर्च वाले कॉलम या खर्च रिपोर्ट कभी नहीं दिखते।
वर्क ऑर्डर खोलें
- सर्विस इतिहास में ऊपर नया वर्क ऑर्डर पर क्लिक करें। या पावर यूनिट, ट्रेलर या कंपनी के वाहन में किसी यूनिट के कार्ड पर रिंच पर क्लिक करें: उस यूनिट के लिए नया वर्क ऑर्डर खुलता है।
- “यूनिट और स्थिति” में यूनिट को नंबर, मेक या कंपनी से खोजें। रखरखाव प्रकार और स्थिति चुनें: खुला, जारी है या हो गया।
- “काम किसने किया” में इन-हाउस चुनकर मैकेनिक चुनें, या बाहरी शॉप चुनकर कोई सहेजी गई शॉप चुनें। नई शॉप के लिए उसका नाम टाइप करें और “नई शॉप जोड़ें” चुनें।
- “तिथियाँ और ओडोमीटर” में आने की तिथि, जाने की तिथि / सर्विस तिथि और ओडोमीटर डालें। जब तक यूनिट शॉप में है, जाने की तिथि खाली छोड़ें।
- “काम” में काम का सारांश लिखें। लेबर जोड़ें, पार्ट जोड़ें या दूसरी लाइन जोड़ें से लाइनें जोड़ें: मात्रा गुणा प्रति आइटम कीमत से राशि बनती है। हर कर के लिए कर जोड़ें पर क्लिक करें, जैसे 13% पर HST। कुल अपने आप जुड़ जाता है। अगर लाइनों की कीमतें नहीं हैं, तो उसकी जगह इनवॉइस का कुल टाइप करें।
- “अगली सर्विस और नोट्स” में अगली सर्विस की तिथि और अगली सर्विस (किमी) डालें, अगर आपको पता हों। इनवॉइस या फ़ोटो लगाने के लिए फ़ाइलें जोड़ें पर क्लिक करें: PDF या फ़ोटो, हर एक 25 MB तक, एक बार में 10 तक।
- वर्क ऑर्डर सहेजें पर क्लिक करें। सहेजने पर फ़ाइलें अपलोड होती हैं।
स्थिति, शॉप में और यूनिट
खुला और जारी है से यूनिट शॉप में चली जाती है: उसकी स्थिति अपने आप रखरखाव हो जाती है और वह “शॉप में” टैब पर दिखती है। काम पूरा होने पर वर्क ऑर्डर खोलें और पूरा चिह्नित करें पर क्लिक करें। जब उस यूनिट का कोई और वर्क ऑर्डर खुला न हो, तो यूनिट फिर सक्रिय हो जाती है। निष्क्रिय यूनिट कभी नहीं बदली जातीं।
जो वर्क ऑर्डर सीधे हो गया के रूप में सहेजा गया हो (बाद में टाइप किया गया इतिहास), स्कैन किया गया हो या इम्पोर्ट किया गया हो, वह यूनिट की स्थिति कभी नहीं बदलता और कोई सूचना नहीं भेजता।
कोटेशन रखने के लिए दस्तावेज़ को अनुमान पर सेट करें। अनुमान कभी शॉप में नहीं होता, कुल में नहीं गिना जाता और उसका अपना “अनुमान” टैब होता है।
किसी यूनिट के सबसे नए वर्क ऑर्डर की अगली सर्विस की तिथि सुरक्षा कैलेंडर पर दिखती है, साथ में उस यूनिट के सर्विस इतिहास का लिंक।
खोजें, फ़िल्टर करें और एक्सपोर्ट करें
टैब: सभी, शॉप में, अनुमान (जब कोई हो) और डिलीट हो गया। मालिक और सुरक्षा स्टाफ़ डिलीट हो गया टैब से डिलीट किया गया वर्क ऑर्डर बहाल कर सकते हैं।
सारांश, इनवॉइस, PO, शॉप, यूनिट और नोट्स में खोजने के लिए “वर्क ऑर्डर खोजें” में टाइप करें। यूनिट प्रकार, कंपनी, रखरखाव प्रकार, स्थिति, कहाँ (इन-हाउस या बाहरी शॉप), मैकेनिक, शॉप, से और तक के हिसाब से छाँटने के लिए फ़िल्टर पर क्लिक करें, फिर लगाएं पर क्लिक करें। “इस सूची का कुल” फ़िल्टर की गई सूची को हर मुद्रा के लिए अलग जोड़ता है। अनुमान और डिलीट किए गए वर्क ऑर्डर नहीं गिने जाते।
CSV एक्सपोर्ट करें से सूची वैसे ही डाउनलोड होती है जैसे फ़िल्टर की गई है। मैकेनिकों को यह खर्च वाले कॉलम के बिना मिलती है।
एक यूनिट के लिए, पावर यूनिट, ट्रेलर या कंपनी के वाहन में उसके कार्ड पर सर्विस इतिहास पर क्लिक करें, या किसी वर्क ऑर्डर के कार्रवाइयाँ मेनू में “इस यूनिट का इतिहास” चुनें। यूनिट के ऊपर उसकी स्थिति दिखती है, वह कब से शॉप में है, और मालिक और सुरक्षा स्टाफ़ के लिए पिछले 12 महीने और अब तक का सब का खर्च। “इस यूनिट के लिए नया वर्क ऑर्डर” से यूनिट पहले से भरा हुआ नया वर्क ऑर्डर शुरू होता है।
सेटिंग्स, सूचनाएँ और खर्च रिपोर्ट
सेटिंग्स (मालिक और सुरक्षा स्टाफ़) के तीन हिस्से हैं। रखरखाव प्रकार: जो शुरुआती प्रकार आप इस्तेमाल नहीं करते उन्हें छिपाएँ, और अपने प्रकार जोड़ें और उनका नाम बदलें। सूचनाएँ: “जब वर्क ऑर्डर खुले” और “जब वर्क ऑर्डर पूरा हो (कुल के साथ)” पर घंटी और फ़ोन सूचना, जो मालिक और सुरक्षा स्टाफ़ को जाती है, मैकेनिकों को कभी नहीं। शॉप: बाहरी शॉप जोड़ें या छिपाएँ। छिपी हुई शॉप पुराने वर्क ऑर्डर पर बनी रहती हैं। मैकेनिक नई शॉप सिर्फ़ वर्क ऑर्डर भरते समय जोड़ सकते हैं।
खर्च रिपोर्ट से रखरखाव खर्च खुलता है: पूरे हुए वर्क ऑर्डर का खर्च महीने, यूनिट, रखरखाव प्रकार और बाहरी शॉप के अनुसार, इस साल, पिछले 12 महीने, पिछला साल या अपनी चुनी तारीखों के लिए। CAD और USD अलग दिखाए जाते हैं और कभी जोड़े नहीं जाते। सिर्फ़ पूरे हुए वर्क ऑर्डर गिने जाते हैं।
अगर आपकी फ्लीट के लिए दस्तावेज़ स्कैनिंग चालू है, तो सर्विस इतिहास में ऊपर इनवॉइस स्कैन करें शॉप का इनवॉइस पढ़ता है और उसे “स्कैन किए दस्तावेज़ से” लिखे वर्क ऑर्डर के रूप में सहेजता है। पुष्टि करने से पहले हर फ़ील्ड को कागज़ से मिलाकर जाँचें।
बताने के लिए धन्यवाद।
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