Wartungshistorie und Arbeitsaufträge

Was die Wartungshistorie ist

Die Wartungshistorie ist eine Liste aller Arbeitsaufträge für Ihre Zugmaschinen, Auflieger und Firmenfahrzeuge: Reparaturen, PM, Inspektionen, Reifen und Panneneinsätze. Sie öffnen sie in der Seitenleiste unter Fahrzeuge > Wartungshistorie. Einträge aus dem alten Wartungsprotokoll wurden übernommen und sind mit „Aus dem alten Wartungsprotokoll übernommen“ markiert.

Der Flotteninhaber und Mitarbeiter mit Sicherheitszugriff sehen alles, auch Summen, den Kostenbericht und die Einstellungen. Mitarbeiter mit Wartungszugriff (Mechaniker) können Arbeitsaufträge anlegen und bearbeiten und Positionspreise eingeben, sehen aber nie Zwischensummen, Steuer, Summen, Kostenspalten oder den Kostenbericht.

Arbeitsauftrag eröffnen

1. Klicken Sie oben in der Wartungshistorie auf „Neuer Arbeitsauftrag“. Oder klicken Sie auf einer Fahrzeugkarte unter Zugmaschinen, Auflieger oder Firmenfahrzeuge auf den Schraubenschlüssel: Das öffnet einen neuen Arbeitsauftrag für dieses Fahrzeug.
2. Suchen Sie unter „Fahrzeug und Status“ das Fahrzeug nach Nummer, Marke oder Firma. Wählen Sie die Wartungsart und den Stand: Offen, In Bearbeitung oder Fertig.
3. Wählen Sie unter „Wer hat die Arbeit gemacht“ Eigene Werkstatt und den Mechaniker, oder Externe Werkstatt und eine gespeicherte Werkstatt. Für eine neue Werkstatt geben Sie den Namen ein und wählen „Neue Werkstatt hinzufügen“.
4. Geben Sie unter „Daten und Kilometerstand“ das Eingangsdatum, das Ausgangsdatum / Wartungsdatum und den Kilometerzähler ein. Lassen Sie das Ausgangsdatum leer, solange das Fahrzeug noch in der Werkstatt ist.
5. Schreiben Sie unter „Die Arbeit“ die Arbeitszusammenfassung. Fügen Sie Positionen mit „Arbeitszeit hinzufügen“, „Teil hinzufügen“ oder „Sonstige Position hinzufügen“ hinzu: Menge mal Stückpreis ergibt den Betrag. Klicken Sie für jede Steuer auf „Steuer hinzufügen“, zum Beispiel HST mit 13 %. Die Summe wird automatisch berechnet. Wenn Sie keine Positionspreise haben, geben Sie stattdessen die Rechnungssumme ein.
6. Geben Sie unter „Nächste Wartung und Notizen“ das Datum der nächsten Wartung und „Nächste Wartung (km)“ ein, wenn Sie sie kennen. Klicken Sie auf „Dateien hinzufügen“, um die Rechnung oder Fotos anzuhängen: PDF oder Fotos, je bis zu 25 MB, bis zu 10 auf einmal.
7. Klicken Sie auf „Arbeitsauftrag speichern“. Die Dateien werden beim Speichern hochgeladen.

Stand, In der Werkstatt und das Fahrzeug

Offen und In Bearbeitung setzen das Fahrzeug in die Werkstatt: Sein Status wechselt automatisch auf Wartung und es erscheint im Tab „In der Werkstatt“. Öffnen Sie den Arbeitsauftrag und klicken Sie auf „Als erledigt markieren“, wenn die Arbeit fertig ist. Das Fahrzeug geht zurück auf Aktiv, wenn kein anderer Arbeitsauftrag dafür offen ist. Inaktive Fahrzeuge werden nie geändert.

Ein Arbeitsauftrag, der direkt als Fertig gespeichert wird (Verlauf, den Sie später nachtragen), ein gescannter oder ein importierter ändert nie den Status des Fahrzeugs und sendet keine Mitteilung.

Um ein Angebot aufzubewahren, stellen Sie Dokument auf Kostenvoranschlag. Ein Kostenvoranschlag ist nie in der Werkstatt, zählt nicht zu den Summen und hat einen eigenen Tab „Kostenvoranschläge“.

Das Datum der nächsten Wartung aus dem neuesten Arbeitsauftrag eines Fahrzeugs erscheint im Sicherheitskalender, mit einem Link zurück zur Wartungshistorie des Fahrzeugs.

Suchen, filtern und exportieren

Tabs: Alle, In der Werkstatt, Kostenvoranschläge (wenn vorhanden) und Gelöscht. Inhaber und Sicherheitsteam können einen gelöschten Arbeitsauftrag im Tab „Gelöscht“ wiederherstellen.

Tippen Sie in „Arbeitsaufträge suchen“, um Zusammenfassung, Rechnung, Bestellnummer, Werkstatt, Fahrzeug und Notizen zu durchsuchen. Klicken Sie auf Filter, um nach Fahrzeugart, Firma, Wartungsart, Stand, Wo (Eigene Werkstatt oder Externe Werkstatt), Mechaniker, Werkstatt, Von und Bis einzugrenzen, und klicken Sie dann auf Anwenden. „Summe für diese Liste“ addiert die gefilterte Liste je Währung. Kostenvoranschläge und gelöschte Arbeitsaufträge werden nicht gezählt.

„CSV exportieren“ lädt die Liste so herunter, wie sie gefiltert ist. Mechaniker erhalten sie ohne Kostenspalten.

Für ein einzelnes Fahrzeug klicken Sie auf seiner Karte unter Zugmaschinen, Auflieger oder Firmenfahrzeuge auf Wartungshistorie, oder wählen Sie im Menü Aktionen eines Arbeitsauftrags „Verlauf dieses Fahrzeugs“. Der Fahrzeugkopf zeigt den Status, seit wann es in der Werkstatt ist und für Inhaber und Sicherheitsteam die Kosten für „Letzte 12 Monate“ und „Gesamter Zeitraum“. „Neuer Arbeitsauftrag für dieses Fahrzeug“ legt einen an, in dem das Fahrzeug schon eingetragen ist.

Einstellungen, Mitteilungen und der Kostenbericht

Die Einstellungen (Inhaber und Sicherheitsteam) haben drei Teile. Wartungsarten: Blenden Sie die Standardarten aus, die Sie nicht verwenden, und fügen Sie eigene hinzu oder benennen Sie sie um. Mitteilungen: eine Glocken- und Handy-Mitteilung „Wenn ein Arbeitsauftrag eröffnet wird“ und „Wenn ein Arbeitsauftrag fertig ist (mit Summe)“, an den Inhaber und das Sicherheitsteam, nie an Mechaniker. Werkstätten: externe Werkstätten hinzufügen oder ausblenden. Ausgeblendete Werkstätten bleiben auf alten Arbeitsaufträgen. Mechaniker können eine neue Werkstatt nur beim Ausfüllen eines Arbeitsauftrags hinzufügen.

Der Kostenbericht öffnet „Wartungskosten“: was fertige Arbeitsaufträge kosten, nach Monat, Fahrzeug, Wartungsart und externer Werkstatt, für Dieses Jahr, Letzte 12 Monate, Letztes Jahr oder eigene Daten. CAD und USD werden getrennt angezeigt und nie zusammengezählt. Nur fertige Arbeitsaufträge zählen.

Wenn das Scannen von Dokumenten für Ihre Flotte aktiviert ist, liest „Rechnung scannen“ oben in der Wartungshistorie eine Werkstattrechnung und speichert sie als Arbeitsauftrag mit der Markierung „Aus einem gescannten Dokument“. Prüfen Sie jedes Feld mit dem Papier, bevor Sie bestätigen.