История на обслужването и работни поръчки

Какво е „История на обслужването“

„История на обслужването“ е един списък с всички работни поръчки за вашите влекачи, ремаркета и фирмени превозни средства: ремонти, профилактика, инспекции, гуми и пътна помощ. Отворете я от страничното меню: „Техника“ > „История на обслужването“. Записите от стария дневник за поддръжка са копирани тук и са отбелязани с „Копирано от стария дневник за поддръжка“.

Собственикът на автопарка и служителите с достъп до безопасността виждат всичко, включително сумите, „Отчет за разходите“ и „Настройки“. Служителите с достъп до поддръжката (механиците) могат да добавят и редактират работни поръчки и да въвеждат цени по редовете, но никога не виждат междинните суми, данъка, общите суми, колоните с разходи и „Отчет за разходите“.

Отваряне на работна поръчка

1. Щракнете „Нова работна поръчка“ горе в „История на обслужването“. Или на картата на единица във „Влекачи“, „Ремаркета“ или „Фирмени превозни средства“ щракнете гаечния ключ: отваря се нова работна поръчка за тази единица.
2. В „Единица и статус“ потърсете единицата по номер, марка или фирма. Изберете „Вид поддръжка“ и „Статус“: „Отворено“, „В процес“ или „Готово“.
3. В „Кой е извършил работата“ изберете „Със собствени сили“ и механика или „Външен сервиз“ и запазен сервиз. За нов сервиз въведете името му и изберете „Добави нов сервиз“.
4. В „Дати и километраж“ въведете „Дата на приемане“, „Дата на излизане / дата на обслужване“ и „Километраж“. Оставете датата на излизане празна, докато единицата е още в сервиза.
5. В „Работата“ напишете „Обобщение на работата“. Добавете редове с „Добави труд“, „Добави част“ или „Добави друг ред“: „Бр.“ по „Единична цена“ дава „Сума“. Щракнете „Добави данък“ за всеки данък, например HST 13%. Общата сума се смята сама. Ако нямате цени по редовете, въведете общата сума по фактурата.
6. В „Следващо обслужване и бележки“ въведете „Дата на следващото обслужване“ и „Следващо обслужване (км)“, ако ги знаете. Щракнете „Добави файлове“, за да прикачите фактурата или снимки: PDF или снимки, до 25 MB всеки, до 10 наведнъж.
7. Щракнете „Запази работната поръчка“. Файловете се качват при запазване.

Статус, „В сервиза“ и единицата

„Отворено“ и „В процес“ вкарват единицата в сервиза: статусът ѝ сам се сменя на „Поддръжка“ и тя се показва в раздела „В сервиза“. Когато работата е свършена, отворете работната поръчка и щракнете „Отбележи като готово“. Единицата се връща в „Активен“, ако за нея няма друга отворена работна поръчка. Неактивните единици никога не се променят.

Работна поръчка, запазена направо като „Готово“ (история, която въвеждате по-късно), сканирана или импортирана, никога не променя статуса на единицата и не изпраща известие.

За да запазите оферта, задайте „Документ“ на „Оферта“. Офертата никога не е в сервиза, не се включва в сумите и има свой раздел „Оферти“.

Датата на следващото обслужване от най-новата работна поръчка на единицата се показва в „Календар по безопасност“ с връзка обратно към историята на обслужването на единицата.

Търсене, филтри и експорт

Раздели: „Всички“, „В сервиза“, „Оферти“ (когато има такива) и „Изтрито“. Собствениците и служителите по безопасност могат да възстановят изтрита работна поръчка от раздела „Изтрито“.

Пишете в „Търсене на работни поръчки“, за да търсите в обобщението, фактурата, PO, сервиза, единицата и бележките. Щракнете „Филтри“, за да стесните по „Вид единица“, „Фирма“, „Вид поддръжка“, „Статус“, „Къде“ („Със собствени сили“ или „Външен сервиз“), „Механик“, „Сервиз“, „От“ и „До“, след това щракнете „Приложи“. „Общо за този списък“ събира филтрирания списък отделно за всяка валута. Офертите и изтритите работни поръчки не се включват.

„Експорт в CSV“ изтегля списъка според филтрите. Механиците го получават без колоните с разходи.

За една единица щракнете „История на обслужването“ на картата ѝ във „Влекачи“, „Ремаркета“ или „Фирмени превозни средства“ или изберете „История на тази единица“ в менюто „Действия“ на работна поръчка. В заглавието на единицата се виждат статусът ѝ, от кога е в сервиза и, за собствениците и служителите по безопасност, разходите за „Последните 12 месеца“ и „За цялото време“. „Нова работна поръчка за тази единица“ започва поръчка с вече попълнена единица.

Настройки, известия и отчет за разходите

„Настройки“ (собственик и служители по безопасност) има три части. „Видове поддръжка“: скрийте стандартните видове, които не използвате, и добавяйте и преименувайте свои. „Известия“: известие в камбанката и на телефона „Когато се отвори работна поръчка“ и „Когато работна поръчка е готова (със сумата)“, изпраща се на собственика и служителите по безопасност, никога на механиците. „Сервизи“: добавяйте или скривайте външни сервизи. Скритите сервизи остават в старите работни поръчки. Механиците могат да добавят нов сервиз само докато попълват работна поръчка.

„Отчет за разходите“ отваря „Разходи за поддръжка“: колко са стрували готовите работни поръчки по месец, по единица, по вид поддръжка и по външен сервиз, за „Тази година“, „Последните 12 месеца“, „Миналата година“ или за ваши дати. CAD и USD се показват отделно и никога не се събират. Броят се само готовите работни поръчки.

Ако сканирането на документи е включено за вашия автопарк, „Сканирай фактура“ горе в „История на обслужването“ разчита фактура от сервиз и я запазва като работна поръчка с отметка „От сканиран документ“. Сравнете всяко поле с хартията, преди да потвърдите.