সার্ভিসের ইতিহাস ও ওয়ার্ক অর্ডার
প্রতিটি মেরামত, PM ও ইন্সপেকশন একটি ওয়ার্ক অর্ডার হিসেবে লিখে রাখুন, কোন ইউনিটগুলো শপে আছে আর রক্ষণাবেক্ষণে কত খরচ হচ্ছে তা দেখুন।
সার্ভিসের ইতিহাস কী
সার্ভিসের ইতিহাস হলো আপনার ট্রাক, ট্রেলার ও কোম্পানির গাড়ির সব ওয়ার্ক অর্ডারের একটি তালিকা: মেরামত, PM, ইন্সপেকশন, টায়ার আর রোড কল। সাইডবারে ইকুইপমেন্ট > সার্ভিসের ইতিহাস থেকে খুলুন। পুরোনো রক্ষণাবেক্ষণ লগের এন্ট্রিগুলো এখানে কপি করা হয়েছে এবং সেগুলোতে পুরোনো রক্ষণাবেক্ষণ লগ থেকে কপি করা লেখা থাকে।
ফ্লিট মালিক ও সেফটি অ্যাক্সেস থাকা স্টাফ সবকিছু দেখেন, মোট, খরচের রিপোর্ট আর সেটিংস সহ। মেইনটেন্যান্স অ্যাক্সেস থাকা স্টাফ (মেকানিক) ওয়ার্ক অর্ডার যোগ ও এডিট করতে এবং লাইনের দাম লিখতে পারেন, কিন্তু সাবটোটাল, কর, মোট, খরচের কলাম বা খরচের রিপোর্ট কখনো দেখেন না।
ওয়ার্ক অর্ডার খুলুন
- সার্ভিসের ইতিহাসের উপরে নতুন ওয়ার্ক অর্ডার-এ ক্লিক করুন। অথবা ট্রাক, ট্রেলার বা কোম্পানির গাড়ি-তে কোনো ইউনিট কার্ডের রেঞ্চ আইকনে ক্লিক করুন: এটা ওই ইউনিটের জন্য একটি নতুন ওয়ার্ক অর্ডার খোলে।
- ইউনিট ও স্ট্যাটাস-এর নিচে নম্বর, মেক বা কোম্পানি দিয়ে ইউনিট খুঁজুন। রক্ষণাবেক্ষণের ধরন আর স্ট্যাটাস বাছুন: খোলা, চলছে বা হয়ে গেছে।
- কাজটি কে করেছে-এর নিচে ইন-হাউস বেছে মেকানিক বাছুন, অথবা বাইরের শপ বেছে একটি সেভ করা শপ বাছুন। নতুন শপের জন্য তার নাম লিখে নতুন শপ যোগ করুন বাছুন।
- তারিখ ও ওডোমিটার-এর নিচে ঢোকার তারিখ, বের হওয়ার তারিখ / সার্ভিসের তারিখ আর ওডোমিটার লিখুন। ইউনিট এখনো শপে থাকলে বের হওয়ার তারিখ খালি রাখুন।
- কাজ-এর নিচে কাজের সারাংশ লিখুন। মজুরি যোগ করুন, পার্টস যোগ করুন বা অন্য লাইন যোগ করুন দিয়ে লাইন যোগ করুন: পরিমাণ গুণ একক দাম দিলে অঙ্ক আসে। প্রতিটি করের জন্য কর যোগ করুন-এ ক্লিক করুন, যেমন 13% HST। মোট নিজে থেকেই যোগ হয়। লাইনের দাম না থাকলে তার বদলে ইনভয়েসের মোট লিখুন।
- পরের সার্ভিস ও নোট-এর নিচে জানা থাকলে পরের সার্ভিসের তারিখ আর পরের সার্ভিস (km) লিখুন। ইনভয়েস বা ছবি সংযুক্ত করতে ফাইল যোগ করুন-এ ক্লিক করুন: PDF বা ছবি, প্রতিটি সর্বোচ্চ 25 MB, একবারে সর্বোচ্চ 10টি।
- ওয়ার্ক অর্ডার সেভ করুন-এ ক্লিক করুন। সেভ করলে ফাইলগুলো আপলোড হয়।
স্ট্যাটাস, শপে আছে আর ইউনিট
খোলা আর চলছে ইউনিটকে শপে রাখে: এর স্ট্যাটাস নিজে থেকেই রক্ষণাবেক্ষণ হয়ে যায় এবং এটা শপে আছে ট্যাবে দেখায়। কাজ শেষ হলে ওয়ার্ক অর্ডারটি খুলে হয়ে গেছে চিহ্নিত করুন-এ ক্লিক করুন। ইউনিটের আর কোনো ওয়ার্ক অর্ডার খোলা না থাকলে ইউনিট আবার সক্রিয় হয়। নিষ্ক্রিয় ইউনিট কখনো বদলায় না।
যে ওয়ার্ক অর্ডার সরাসরি হয়ে গেছে হিসেবে সেভ করা হয় (পরে লেখা পুরোনো ইতিহাস), স্ক্যান করা বা ইমপোর্ট করা ওয়ার্ক অর্ডার ইউনিটের স্ট্যাটাস কখনো বদলায় না এবং কোনো নোটিশ পাঠায় না।
একটি কোটেশন রাখতে ডকুমেন্ট-কে এস্টিমেট করুন। এস্টিমেট কখনো শপে থাকে না, মোটে গোনা হয় না এবং এর নিজস্ব এস্টিমেট ট্যাব আছে।
কোনো ইউনিটের সবচেয়ে নতুন ওয়ার্ক অর্ডারের পরের সার্ভিসের তারিখ নিরাপত্তা ক্যালেন্ডার-এ দেখায়, সাথে ইউনিটের সার্ভিসের ইতিহাসে ফেরার একটি লিংক থাকে।
খুঁজুন, ফিল্টার করুন ও এক্সপোর্ট করুন
ট্যাব: সব, শপে আছে, এস্টিমেট (থাকলে) আর মুছে ফেলা হয়েছে। মালিক ও নিরাপত্তা স্টাফ মুছে ফেলা হয়েছে ট্যাব থেকে মুছে ফেলা ওয়ার্ক অর্ডার ফিরিয়ে আনতে পারেন।
সারাংশ, ইনভয়েস, PO, শপ, ইউনিট আর নোটে খুঁজতে ওয়ার্ক অর্ডার খুঁজুন-এ লিখুন। ইউনিটের ধরন, কোম্পানি, রক্ষণাবেক্ষণের ধরন, স্ট্যাটাস, কোথায় (ইন-হাউস বা বাইরের শপ), মেকানিক, শপ, থেকে আর পর্যন্ত দিয়ে ছোট করতে ফিল্টার-এ ক্লিক করুন, তারপর প্রয়োগ করুন-এ ক্লিক করুন। এই তালিকার মোট ফিল্টার করা তালিকা প্রতিটি মুদ্রা অনুযায়ী যোগ করে। এস্টিমেট ও মুছে ফেলা ওয়ার্ক অর্ডার গোনা হয় না।
CSV এক্সপোর্ট করুন ফিল্টার করা তালিকাটি ডাউনলোড করে। মেকানিকরা এটা খরচের কলাম ছাড়া পান।
একটি ইউনিটের জন্য, ট্রাক, ট্রেলার বা কোম্পানির গাড়ি-তে তার কার্ডে সার্ভিসের ইতিহাস-এ ক্লিক করুন, অথবা ওয়ার্ক অর্ডারের অ্যাকশন মেনু থেকে এই ইউনিটের ইতিহাস বাছুন। ইউনিটের হেডারে এর স্ট্যাটাস, কবে থেকে শপে আছে, আর মালিক ও নিরাপত্তা স্টাফের জন্য গত 12 মাস ও সব সময়-এর খরচ দেখায়। এই ইউনিটের জন্য নতুন ওয়ার্ক অর্ডার ইউনিট আগে থেকে ভরা অবস্থায় একটি নতুন ওয়ার্ক অর্ডার শুরু করে।
সেটিংস, নোটিশ ও খরচের রিপোর্ট
সেটিংস (মালিক ও নিরাপত্তা স্টাফ)-এ তিনটি অংশ আছে। রক্ষণাবেক্ষণের ধরন: যে শুরুর ধরনগুলো ব্যবহার করেন না সেগুলো লুকান, আর নিজের ধরন যোগ করুন ও নাম বদলান। নোটিশ: যখন একটি ওয়ার্ক অর্ডার খোলা হয় আর যখন একটি ওয়ার্ক অর্ডার হয়ে যায় (মোট সহ), তখন বেল ও ফোন নোটিশ, মালিক ও নিরাপত্তা স্টাফকে পাঠানো হয়, মেকানিকদের কখনো নয়। শপ: বাইরের শপ যোগ করুন বা লুকান। লুকানো শপ পুরোনো ওয়ার্ক অর্ডারে থেকে যায়। মেকানিকরা শুধু ওয়ার্ক অর্ডার পূরণ করার সময় নতুন শপ যোগ করতে পারেন।
খরচের রিপোর্ট রক্ষণাবেক্ষণের খরচ খোলে: হয়ে যাওয়া ওয়ার্ক অর্ডারে কত খরচ হয়েছে, মাস, ইউনিট, রক্ষণাবেক্ষণের ধরন আর বাইরের শপ অনুযায়ী, এই বছর, গত 12 মাস, গত বছর বা আপনার নিজের তারিখের জন্য। CAD ও USD আলাদাভাবে দেখানো হয় এবং কখনো একসাথে যোগ হয় না। শুধু হয়ে যাওয়া ওয়ার্ক অর্ডার গোনা হয়।
আপনার ফ্লিটের জন্য ডকুমেন্ট স্ক্যানিং চালু থাকলে, সার্ভিসের ইতিহাসের উপরে ইনভয়েস স্ক্যান করুন শপের ইনভয়েস পড়ে সেটাকে স্ক্যান করা ডকুমেন্ট থেকে চিহ্নিত একটি ওয়ার্ক অর্ডার হিসেবে সেভ করে। নিশ্চিত করার আগে প্রতিটি ঘর কাগজের সাথে মিলিয়ে দেখুন।
জানানোর জন্য ধন্যবাদ।
এর জন্য দুঃখিত। আমাদের সাপোর্ট টিম সাহায্য করতে পারে। সাপোর্টে যোগাযোগ