Prepara una renovación de seguro o una auditoría con Renovaciones y auditorías

Antes de empezar

Renovaciones y auditorías se activa flota por flota. Tu contacto de DriverPass lo activa para tu flota. Hasta entonces no lo verás en la barra lateral.

Cuando esté activado, los dueños de flota lo encuentran en Socios y cumplimiento > Renovaciones y auditorías. El personal con acceso de seguridad ve Renovaciones y auditorías en su propia barra lateral. La página también necesita que la configuración de tu empresa esté terminada y que la función de cumplimiento esté desbloqueada. No está disponible en una cuenta que solo tiene SecureTrip.

Crear un caso

1. Abre Renovaciones y auditorías. Para usar una lista inicial, haz clic en Renovaciones de seguro o Preparación de auditoría, elige el País, la Provincia, territorio o estado y las Operaciones, y haz clic en Preparar caso en la opción que te sirva. También puedes hacer clic en Crear un caso arriba.
2. Ingresa el Título del caso, el Propósito y la Fecha límite. Agrega la Jurisdicción / región, la Referencia de la solicitud y las fechas de Inicio del periodo y Fin del periodo si la solicitud las indica.
3. En Registros en alcance, marca solo los conductores y el equipo que pidió el bróker o el auditor. Si no marcas nada, el caso cubre solo documentos generales.
4. Deja marcado Empieza con una lista de verificación de preparación editable si quieres elementos iniciales. Son ideas, no la lista completa de lo que necesita tu aseguradora o tu auditor.
5. Agrega Notas del caso sobre lo que te pidieron y haz clic en Crear caso.

Armar la evidencia y revisarla

La evidencia sugerida nunca se aprueba sola. Una revisión registra la decisión de tu equipo. No significa que la aseguradora o el auditor la aceptaron.

1. Abre el caso. En Lista de verificación de preparación, haz clic en Agregar un requisito para agregar cualquier otra cosa de la solicitud real.
2. En un requisito, haz clic en Buscar evidencia existente para buscar registros que ya están en DriverPass, y luego en Enlace para revisión en el correcto. O haz clic en Adjuntar documento para subir un archivo PDF, JPG, PNG, CSV, XLSX o DOCX (hasta 15 MB).
3. Haz clic en Editar / revisar en el requisito. Revisa las fechas, elige una Decisión de revisión (Abierto / se necesita seguimiento, Requiere revisión de nuevo, Revisado por nuestro equipo o No aplica), agrega una Nota de revisión / excepción y haz clic en Guardar requisito.
4. Registra lo que pregunta el auditor en Preguntas del auditor (Agregar pregunta) y las correcciones en Acciones correctivas (Agregar acción). Dale a cada una una Persona responsable, una Fecha límite y un Estado, y haz clic en Guardar seguimiento.
5. Cuando estés listo, cambia Estado del flujo en Progreso del caso y haz clic en Actualizar estado. Completado necesita evidencia revisada y preguntas y acciones resueltas.

Descargar el paquete y compartir con un socio

Haz clic en Preparar exportación, lee la Revisión final del paquete y luego haz clic en Descargar paquete de evidencia o Descargar informe imprimible. No se envía nada a quien lo pidió. Revisa los archivos antes de enviarlos tú.

Para trabajar con un bróker o auditor conectado contigo como socio, usa Colaboración del socio en el caso: elige el Socio conectado, marca Compartir caso y adjuntos y haz clic en Guardar uso compartido. El socio ya debe tener acceso a cada registro del caso. Maneja ese acceso en Socios y cumplimiento.

Si un aviso dice que alguna evidencia vinculada cambió o ya no está disponible, revisa otra vez esos requisitos. Cambiar la fecha límite del caso también reabre los elementos revisados para revisar las fechas.