Versicherungsverlängerung oder Audit mit Verlängerungen und Prüfungen vorbereiten

Bevor Sie beginnen

Verlängerungen und Prüfungen wird Flotte für Flotte eingeschaltet. Ihr Ansprechpartner bei DriverPass schaltet es für Ihre Flotte ein. Bis dahin sehen Sie es nicht in der Seitenleiste.

Ist es eingeschaltet, finden Flottenbetreiber es unter Partner und Compliance > Verlängerungen und Prüfungen. Personal mit Sicherheitszugriff sieht Verlängerungen und Prüfungen in der eigenen Seitenleiste. Die Seite setzt außerdem eine abgeschlossene Firmeneinrichtung und die freigeschaltete Compliance-Funktion voraus. In einem reinen SecureTrip-Konto ist sie nicht verfügbar.

Vorgang anlegen

1. Öffnen Sie Verlängerungen und Prüfungen. Um eine Start-Checkliste zu nutzen, klicken Sie auf Versicherungsverlängerungen oder Audit-Vorbereitung, wählen Land, Provinz, Territorium oder Bundesstaat und Betrieb und klicken dann bei der passenden Vorlage auf Vorgang vorbereiten. Sie können auch oben auf Einen Vorgang anlegen klicken.
2. Geben Sie Vorgangstitel, Zweck und Frist ein. Ergänzen Sie Zuständigkeit / Region, Anfragereferenz sowie die Daten Zeitraum beginnt und Zeitraum endet, wenn die Anfrage sie nennt.
3. Haken Sie unter Nachweise im Umfang nur die Fahrer und Fahrzeuge an, nach denen Makler oder Prüfer gefragt haben. Haken Sie nichts an, umfasst der Vorgang nur allgemeine Dokumente.
4. Lassen Sie Mit einer bearbeitbaren Vorbereitungs-Checkliste beginnen angehakt, wenn Sie Starteinträge möchten. Sie sind Anstöße, keine vollständige Liste dessen, was Ihr Versicherer oder Prüfer braucht.
5. Fügen Sie Vorgangsnotizen dazu hinzu, was verlangt wurde, und klicken Sie dann auf Vorgang anlegen.

Nachweise sammeln und prüfen

Vorgeschlagene Nachweise werden nie von selbst genehmigt. Eine Prüfung hält die Entscheidung Ihres Teams fest. Sie bedeutet nicht, dass Versicherer oder Prüfer sie akzeptiert haben.

1. Öffnen Sie den Vorgang. Klicken Sie unter Vorbereitungs-Checkliste auf Anforderung hinzufügen, um alles Weitere aus der tatsächlichen Anfrage aufzunehmen.
2. Klicken Sie bei einer Anforderung auf Vorhandene Nachweise finden, um Nachweise zu suchen, die schon in DriverPass sind, und dann beim richtigen auf Link zur Prüfung. Oder klicken Sie auf Dokument anhängen, um eine PDF-, JPG-, PNG-, CSV-, XLSX- oder DOCX-Datei (bis 15 MB) hochzuladen.
3. Klicken Sie bei der Anforderung auf Bearbeiten / prüfen. Prüfen Sie die Daten, wählen Sie eine Prüfungsentscheidung (Offen / Nachverfolgung nötig, Erneute Prüfung erforderlich, Von unserem Team geprüft oder Nicht zutreffend), fügen Sie eine Prüfnotiz / Hinweis zur Ausnahme hinzu und klicken Sie auf Anforderung speichern.
4. Halten Sie unter Fragen des Prüfers (Frage hinzufügen) fest, was der Prüfer fragt, und unter Korrekturmaßnahmen (Aktion hinzufügen) die Korrekturen. Geben Sie jedem Eintrag eine Verantwortliche Person, eine Frist und einen Stand und klicken Sie dann auf Nachverfolgung speichern.
5. Wenn Sie so weit sind, ändern Sie unter Fortschritt des Falls den Ablaufstatus und klicken auf Status aktualisieren. Abgeschlossen setzt geprüfte Nachweise und erledigte Fragen und Aktionen voraus.

Paket herunterladen und mit einem Partner teilen

Klicken Sie auf Export vorbereiten, lesen Sie die Letzte Paketprüfung und klicken Sie dann auf Nachweispaket herunterladen oder Druckbaren Bericht herunterladen. Es wird nichts an den Anfragenden gesendet. Prüfen Sie die Dateien, bevor Sie sie selbst versenden.

Um mit einem Makler oder Prüfer zu arbeiten, der als Partner mit Ihnen verbunden ist, nutzen Sie im Vorgang Zusammenarbeit mit Partnern: Wählen Sie den Verbundenen Partner, haken Sie Vorgang und Anhänge teilen an und klicken Sie auf Freigabe speichern. Der Partner muss bereits Zugriff auf jeden Nachweis im Vorgang haben. Diesen Zugriff verwalten Sie unter Partner und Compliance.

Meldet ein Hinweis, dass verknüpfte Nachweise geändert wurden oder nicht verfügbar sind, prüfen Sie diese Anforderungen erneut. Wird die Frist des Vorgangs geändert, werden geprüfte Einträge ebenfalls zur Datumskontrolle wieder geöffnet.