Подготовка за подновяване на застраховка или одит с „Подновявания и одити“

Преди да започнете

„Подновявания и одити“ се включва за всеки автопарк поотделно. Вашият контакт в DriverPass го включва за автопарка ви. Дотогава няма да го виждате в страничното меню.

След като е включено, собствениците на автопаркове го намират в „Партньори и съответствие“ > „Подновявания и одити“. Служителите с достъп до безопасността виждат „Подновявания и одити“ в собственото си странично меню. Страницата изисква също настройката на фирмата да е завършена и функцията за съответствие да е отключена. Не е достъпна за акаунт само със SecureTrip.

Създаване на случай

1. Отворете „Подновявания и одити“. За да използвате начален контролен списък, щракнете „Подновявания на застраховка“ или „Подготовка за одит“, изберете „Държава“, провинция, територия или щат и „Операции“, след това щракнете „Подготви случая“ на подходящия шаблон. Можете също да щракнете „Създай случай“ горе.
2. Въведете „Заглавие на случая“, „Цел“ и „Краен срок“. Добавете „Юрисдикция / регион“, „Референтен номер на заявката“ и датите „Началото на периода“ и „Краят на периода“, ако заявката ги дава.
3. В „Записи в обхвата“ отметнете само шофьорите и техниката, за които е питал брокерът или одиторът. Ако не отметнете нищо, случаят обхваща само общи документи.
4. Оставете отметнато „Започнете с редактируем контролен списък за подготовка“, ако искате начални елементи. Те са подсказки, а не пълен списък на това, което ще иска застрахователят или одиторът.
5. Добавете „Бележки по случая“ за това какво е поискано, след това щракнете „Създай случай“.

Събиране на доказателствата и преглед

Препоръчаните доказателства никога не се одобряват сами. Прегледът записва решението на екипа ви. Той не означава, че застрахователят или одиторът ги е приел.

1. Отворете случая. В „Контролен списък за подготовка“ щракнете „Добави изискване“, за да добавите нещо друго от реалната заявка.
2. На изискване щракнете „Намери налични доказателства“, за да търсите в записите, които вече са в DriverPass, след това щракнете „Връзка за преглед“ на правилния. Или щракнете „Прикачи документ“, за да качите файл PDF, JPG, PNG, CSV, XLSX или DOCX (до 15 MB).
3. Щракнете „Редакция / преглед“ на изискването. Проверете датите, изберете „Решение от прегледа“ („Отворено / нужно е последване“, „Иска нов преглед“, „Прегледано от нашия екип“ или „Неприложимо“), добавете „Бележка от преглед / изключение“ и щракнете „Запази изискването“.
4. Записвайте какво пита одиторът във „Въпроси на одитора“ („Добави въпрос“), а поправките в „Коригиращи действия“ („Добави действие“). Дайте на всяко „Отговорно лице“, „Краен срок“ и „Статус“, след това щракнете „Запази последването“.
5. Когато сте готови, сменете „Статус на процеса“ в „Напредък по случая“ и щракнете „Обнови статуса“. „Завършено“ изисква прегледани доказателства и решени въпроси и действия.

Изтегляне на пакета и споделяне с партньор

Щракнете „Подготви експорта“, прочетете „Краен преглед на пакета“, след това щракнете „Изтегли пакета с доказателства“ или „Изтегли отчет за печат“. Нищо не се изпраща на заявителя. Прегледайте файловете, преди да ги изпратите сами.

За да работите с брокер или одитор, свързан с вас като партньор, използвайте „Съвместна работа с партньор“ в случая: изберете „Свързан партньор“, отметнете „Сподели случая и прикачените файлове“ и щракнете „Запази споделянето“. Партньорът трябва вече да има достъп до всеки запис в случая. Управлявайте този достъп в „Партньори и съответствие“.

Ако банер казва, че някои свързани доказателства са променени или недостъпни, прегледайте тези изисквания отново. Промяната на крайния срок на случая също отваря отново прегледаните елементи за проверка на датите.