Ausgegebene Ausrüstung und Tankkarten

Wo Sie es finden und wer es nutzen kann

Öffnen Sie in der Seitenleiste Fahrzeuge > Ausgegebene Ausrüstung. Mitarbeiter mit Sicherheitszugriff finden es in ihrem Bereich Fahrzeuge. Der Flotteninhaber und das Sicherheitsteam fügen Gegenstände hinzu, geben sie aus und nehmen sie zurück. Das Wartungspersonal kann nachsehen, wer welchen Gegenstand hat, nur lesend.

Jeder Tab ist eine Art von Gegenstand: zuerst Tankkarten, dann Ihre anderen Arten, dann Alle Gegenstände. Die Arten kommen aus Kontrollzentrum, Ausrüstungsgegenstände. Fügen Sie dort eine Art hinzu, etwa Telefon oder Transponder, und sie erhält hier einen eigenen Tab. Lkw-Plomben haben ihre eigene Seite Plomben.

Gegenstände hinzufügen, einen oder viele

1. Klicken Sie auf „Gegenstände hinzufügen“.
2. Wählen Sie unter Anzahl „Ein Gegenstand“ oder „Mehrere auf einmal“, um eine ganze Schachtel Karten oder Schlüssel in einem Schritt hinzuzufügen.
3. Wählen Sie die Art des Gegenstands. Für einen Gegenstand geben Sie seine Nummer ein (Kartennummer, Schlüsselanhänger, Seriennummer oder IMEI) und auf Wunsch eine Bezeichnung wie Ersatz 2. Für mehrere geben Sie die Nummern ein, eine pro Zeile, bis zu 500. Bereits erfasste Nummern werden übersprungen.
4. Füllen Sie bei Tankkarten die Kartendaten aus: den Anbieter (wählen Sie einen oder geben Sie einen neuen Namen ein, um ihn hinzuzufügen), Kartentyp, E-Mail der Karte, Nutzungslimit mit Zeitraum und Zugelassene Standorte. PINs werden nie in DriverPass gespeichert, schreiben Sie sie also auch nicht in die Notizen.
5. Tragen Sie unter „Daten und Fahrzeug“ das Aktivierungsdatum und das Ablaufdatum ein und, bei einem einzelnen Gegenstand, das zugehörige Fahrzeug. Fügen Sie bei Bedarf Notizen hinzu.
6. Einen einzelnen Gegenstand können Sie sofort ausgeben: Wählen Sie unter „Jetzt ausgeben (optional)“ den Fahrer und das Ausstellungsdatum.
7. Klicken Sie auf Speichern. Neue Gegenstände sind auf Lager, bis Sie sie ausgeben.

Tankkartenanbieter

Im Tab Tankkartenanbieter verwalten Sie die Firmen, von denen Ihre Karten stammen, mit Kontonummer, Kontaktname, Telefon, E-Mail und Website. Klicken Sie auf „Anbieter hinzufügen“ für einen neuen oder auf Bearbeiten, um einen zu ändern. Klicken Sie bei einem Anbieter, den Sie nicht mehr nutzen, auf Ausblenden: Er bleibt auf alten Karten, wird aber für neue nicht angeboten.

Gegenstände an viele Fahrer gleichzeitig ausgeben

1. Klicken Sie auf „Ausrüstung ausgeben“. Sie können auch im Profil eines Fahrers beginnen oder im Menü eines Gegenstands auf Lager mit Ausgeben.
2. Geben Sie unter Fahrer einen Namen, eine E-Mail oder eine Fahrer-ID ein und wählen Sie jeden Fahrer. Wählen Sie so viele Fahrer wie nötig. Für jeden erscheint unten ein Feld.
3. Legen Sie das Ausstellungsdatum fest und auf Wunsch einen Hinweis wie Einführungstag.
4. Um allen die gleiche Art von Gegenstand zu geben, wählen Sie die Art unter „Jedem Fahrer einen geben“ und klicken Sie auf „Je einen aus dem Bestand hinzufügen“. Die nächsten Gegenstände auf Lager werden für jeden Fahrer eingetragen, und daneben steht, wie viele noch auf Lager sind.
5. Oder klicken Sie im Feld eines Fahrers auf „Gegenstand hinzufügen“, wählen Sie die Art des Gegenstands und dann den Eintrag: Durchsuchen Sie die Gegenstände auf Lager oder geben Sie eine neue Nummer ein, um ihn in einem Schritt hinzuzufügen und auszugeben. Wählen Sie „Fahrzeug (optional)“, wenn der Gegenstand zu einem Fahrzeug gehört.
6. Klicken Sie auf Ausgeben. Alles wird zusammen ausgegeben, und jeder Fahrer erhält eine Mitteilung mit dem, was er bekommen hat.

Zurücknehmen, übertragen, verloren oder beschädigt

1. Um Gegenstände zurückzunehmen, klicken Sie auf Rückgabe. Wählen Sie die Fahrer (nur Fahrer mit Gegenständen werden angezeigt), entfernen Sie das Häkchen bei allem, was sie behalten, legen Sie das Rückgabedatum und den Zustand fest („Gut, wieder auf Lager“ oder Beschädigt) und klicken Sie dann auf Zurücknehmen. Jeder Fahrer erhält eine Mitteilung.
2. Um einen Gegenstand an einen anderen Fahrer zu geben, öffnen Sie das Menü des Gegenstands und klicken Sie auf „An anderen Fahrer übertragen“. Wählen Sie den neuen Fahrer, das Datum und bei Bedarf das Fahrzeug und klicken Sie dann auf Übertragen.
3. Wenn ein Gegenstand verloren oder kaputt ist, öffnen Sie sein Menü und klicken Sie auf „Als verloren markieren“ oder „Als beschädigt markieren“. Der Inhaber und das Sicherheitsteam erhalten eine Mitteilung. „Als storniert markieren“ oder „Als abgelaufen markieren“ verhindert, dass er erneut ausgegeben wird. „Wieder auf Lager“ macht einen Gegenstand wieder verfügbar.
4. Klicken Sie im Menü auf „Ansicht und Verlauf“, um jede Änderung zu sehen: wer den Gegenstand hatte, wann er ausgegeben, zurückgegeben oder übertragen wurde und wer es getan hat.
5. Löschen entfernt einen Gegenstand, der nicht ausgegeben ist. Sein Verlauf bleibt erhalten, und Sie können ihn über den Chip Gelöscht mit Wiederherstellen zurückholen.

Tankkartennummern sind verborgen

Tankkartennummern werden nur mit den letzten 4 Ziffern angezeigt (zum Beispiel •••• 1234): in der Liste, beim Gegenstand, unter „Ausrüstung ausgeben“, im Fahrerprofil, im CSV-Export, in Mitteilungen und in Miles. Schlüssel, Telefone und andere Gegenstände zeigen ihre volle Nummer.

Der Flotteninhaber und das Sicherheitsteam können beim Gegenstand auf „Nummer anzeigen“ klicken, um die ganze Kartennummer zu sehen. Jedes Mal wird im Verlauf des Gegenstands festgehalten, wer und wann. Wartungspersonal und Fahrer sehen nie eine vollständige Kartennummer.

1. Um eine Karte zu finden, suchen Sie nach den letzten 4 Ziffern oder geben Sie die ganze Kartennummer ein. Ein Teil aus der Mitte einer Kartennummer findet nichts.
2. Um eine Karte auf Lager auszugeben, können Sie auch ihre ganze Nummer in das Feld Eintrag eingeben: DriverPass findet diese Karte. Eine noch nicht erfasste Nummer wird hinzugefügt und ausgegeben.
3. Wenn Sie eine Tankkarte bearbeiten, lassen Sie Nummer leer, um die Kartennummer zu behalten. Geben Sie nur eine neue Nummer ein, um sie zu ersetzen.

Gegenstände finden und Ablauferinnerungen

Jeder Gegenstand mit Ablaufdatum wird täglich geprüft. Der Inhaber und das Sicherheitsteam erhalten eine Erinnerung 30 Tage vorher, 7 Tage vorher und am Tag des Ablaufs. Gegenstände, die verloren, beschädigt, storniert, gelöscht oder bereits als abgelaufen markiert sind, erhalten keine Erinnerungen.

1. Die Chips über der Liste zählen Gegenstände nach Status, etwa Auf Lager, Ausgegeben und Zurückgegeben. Klicken Sie auf einen, um nur diese Gegenstände zu sehen.
2. Suchen Sie nach Nummer, Fahrer, Fahrzeug, Anbieter oder Notizen, oder wählen Sie einen Fahrer.
3. Klicken Sie auf Filter für Fahrzeug, Anbieter, Firma, Ablaufdatum („Läuft innerhalb von 30, 60 oder 90 Tagen ab“ oder „Bereits abgelaufen“) und „Sortieren nach“.

CSV importieren und exportieren

1. Klicken Sie auf „CSV importieren“, um viele Karten oder Geräte aus einer als CSV gespeicherten Tabelle zu übernehmen. Klicken Sie auf „Vorlage herunterladen“, um die Spalten zu sehen: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status und Notes.
2. Driver kann die E-Mail, die Fahrer-ID oder der volle Name des Fahrers sein. Vehicle ist die Fahrzeugnummer. Nicht gefundene Fahrer und Fahrzeuge werden aufgelistet, nie geraten.
3. Wählen Sie die „Art für Zeilen ohne ‚Type‘“ und was mit „Zeilen, deren Fahrer oder Fahrzeug nicht gefunden wurde“ passiert: „Ohne sie importieren“ oder „Diese Zeilen überspringen“.
4. Wählen Sie die CSV-Datei und klicken Sie auf Vorschau. Prüfen Sie, was hinzugefügt, übersprungen oder nicht importiert wird, und klicken Sie dann auf Importieren.
5. Klicken Sie auf „CSV exportieren“, um die angezeigten Gegenstände mit Ihren Filtern herunterzuladen. Tankkartennummern bleiben in der Datei verborgen (letzte 4 Ziffern), daher braucht ein erneuter Import die vollständigen Nummern.

Im Fahrerprofil und für das Wartungspersonal

Öffnen Sie das Profil eines Fahrers und den Tab Fahrzeuge. „Nummerierte Gegenstände“ listet auf, was der Fahrer hat, mit Rückgabe und Übertragen bei jedem Eintrag. Klicken Sie auf „Ausrüstung ausgeben“, um ihm mehr zu geben, oder auf „Ausgegebene Ausrüstung öffnen“, um alle seine Gegenstände zu sehen. In der Tabelle darunter werden die Anzahlen für diese Arten aus den nummerierten Gegenständen gezählt und können daher nicht von Hand eingegeben werden.

Das Wartungspersonal findet „Ausgegebene Ausrüstung“ in seinem Bereich Fahrzeuge. Es kann die Liste durchsuchen und „Ansicht und Verlauf“ öffnen, um zu sehen, wer einen Gegenstand hat, kann aber keine Gegenstände hinzufügen, ausgeben, zurücknehmen oder ändern und sieht nie Nutzungslimits oder Karten-E-Mails.