Izdana oprema i kartice za gorivo

Gdje se nalazi i ko je može koristiti

U bočnom meniju otvorite Oprema > Izdana oprema. Osoblje s pristupom sigurnosti je nalazi u svom dijelu Oprema. Vlasnik voznog parka i osoblje za sigurnost dodaju, izdaju i razdužuju stavke. Osoblje održavanja može samo pogledati ko ima koju stavku.

Svaka kartica je jedna vrsta stavke: prvo kartice za gorivo, zatim vaše druge vrste, pa Sve stavke. Vrste dolaze iz Kontrolni panel, Stavke opreme. Dodajte tamo vrstu, npr. Telefon ili Transponder, i ona ovdje dobija svoju karticu. Plombe za kamione imaju svoju stranicu Plombe.

Dodajte stavke, jednu ili više

1. Kliknite Dodaj stavke.
2. Pod Koliko odaberite Jedna stavka, ili Više odjednom da dodate cijelu kutiju kartica ili ključeva u jednom potezu.
3. Odaberite Vrsta stavke. Za jednu stavku upišite njen Broj (broj kartice, oznaka ključa, serijski broj ili IMEI) i, po želji, Oznaka, npr. Rezervna 2. Za više stavki upišite Brojevi, jedan po redu, do 500. Brojevi koji su već zabilježeni se preskaču.
4. Za kartice za gorivo popunite Podaci o kartici: Pružalac (odaberite jednog ili upišite novi naziv da ga dodate), Vrsta kartice, E-mail kartice, Limit korištenja s periodom i Dozvoljene lokacije. PIN kodovi se nikada ne čuvaju u aplikaciji DriverPass, pa ih ne upisujte ni u bilješke.
5. Pod Datumi i vozilo dodajte Datum aktivacije i Datum isteka i, za jednu stavku, Vozilo uz koje ide. Po potrebi dodajte Bilješke.
6. Jednu stavku možete odmah izdati: pod Izdaj odmah (neobavezno) odaberite Vozač i Datum izdavanja.
7. Kliknite Sačuvaj. Nove stavke su Na stanju dok ih ne izdate.

Pružaoci kartica za gorivo

Otvorite karticu Pružaoci kartica za gorivo da čuvate firme od kojih dolaze vaše kartice, s podacima Broj računa, Ime kontakta, Telefon, E-mail i Web-stranica. Kliknite Dodaj pružaoca za novog ili Uredi da promijenite postojećeg. Kliknite Sakrij kod pružaoca kojeg više ne koristite: ostaje na starim karticama, ali se ne nudi za nove.

Izdajte stavke većem broju vozača odjednom

1. Kliknite Izdaj opremu. Možete početi i iz profila vozača ili preko Izdaj u meniju stavke koja je na stanju.
2. U polje Vozači upišite ime, e-mail ili ID vozača i odaberite svakog vozača. Odaberite koliko god vozača trebate; svaki dobija svoje polje ispod.
3. Postavite Datum izdavanja i, po želji, Napomena, npr. dan uvođenja u posao.
4. Da svi dobiju istu vrstu stavke, odaberite vrstu pod Daj svakom vozaču po jednu i kliknite Dodaj po jednu sa stanja. Sljedeće stavke sa stanja upisuju se za svakog vozača, a pored se vidi koliko je još ostalo na stanju.
5. Ili u polju vozača kliknite Dodaj stavku, odaberite Vrsta stavke, pa Stavka: pretražite stavke na stanju ili upišite novi broj da ga dodate i izdate u jednom potezu. Odaberite Vozilo (neobavezno) ako stavka ide uz jedinicu.
6. Kliknite Izdaj. Sve se izdaje zajedno, a svaki vozač dobija obavještenje sa spiskom onoga što je dobio.

Razduživanje, prenos, izgubljeno ili oštećeno

1. Da razdužite stavke, kliknite Vrati. Odaberite Vozači (prikazani su samo vozači koji zadužuju stavke), odznačite ono što zadržavaju, postavite Datum povrata i Stanje (Ispravno, vraćeno na stanje ili Oštećeno), pa kliknite Razduži. Svaki vozač dobija obavještenje.
2. Da prenesete stavku drugom vozaču, otvorite meni stavke i kliknite Prenesi drugom vozaču. Odaberite Novi vozač, Datum i, po potrebi, Vozilo, pa kliknite Prenesi.
3. Ako je stavka izgubljena ili pokvarena, otvorite njen meni i kliknite Označi kao izgubljeno ili Označi kao oštećeno. Vlasnik i osoblje za sigurnost dobijaju obavještenje. Označi kao otkazano ili Označi kao isteklo sprečava da se stavka ponovo izda. Vraćeno na stanje čini stavku ponovo dostupnom.
4. Kliknite Pregled i historija u meniju da vidite svaku promjenu: ko je imao stavku, kada je izdana, vraćena ili prenesena i ko je to uradio.
5. Izbriši uklanja stavku koja nije izdana. Njena historija se čuva, a možete je vratiti s filtera Izbrisano preko Vrati.

Brojevi kartica za gorivo su sakriveni

Brojevi kartica za gorivo prikazuju samo zadnje 4 cifre (npr. •••• 1234) u listi, na stavci, u Izdaj opremu, u profilu vozača, u CSV izvozu, u obavještenjima i u asistentu Miles. Ključevi, telefoni i druge stavke prikazuju cijeli broj.

Vlasnik voznog parka i osoblje za sigurnost mogu kliknuti Prikaži broj na stavci da vide cijeli broj kartice. Svaki put se bilježi u historiji stavke, s tim ko i kada. Osoblje održavanja i vozači nikada ne mogu vidjeti cijeli broj kartice.

1. Da pronađete karticu, pretražite zadnje 4 cifre ili upišite cijeli broj kartice. Dio broja iz sredine ne pronalazi ništa.
2. Da izdate karticu sa stanja, možete upisati i njen cijeli broj u polje Stavka: DriverPass pronalazi tu karticu. Broj koji još nije zabilježen dodaje se i izdaje.
3. Kada uređujete karticu za gorivo, ostavite Broj prazan da zadržite broj kartice. Upišite novi broj samo ako ga mijenjate.

Pretraga stavki i podsjetnici o isteku

Svaka stavka s datumom isteka provjerava se svaki dan. Vlasnik i osoblje za sigurnost dobijaju podsjetnik 30 dana prije, 7 dana prije i na dan isteka. Stavke koje su izgubljene, oštećene, otkazane, izbrisane ili već označene kao istekle ne dobijaju podsjetnike.

1. Filteri iznad liste broje stavke po statusu, npr. Na stanju, Izdano i Vraćeno. Kliknite jedan da vidite samo te stavke.
2. Pretražujte po broju, vozaču, vozilu, pružaocu ili bilješkama, ili odaberite jednog vozača.
3. Kliknite Filteri za Vozilo, Pružalac, Firma, Datum isteka (Ističe u narednih 30, 60 ili 90 dana, ili Već isteklo) i Sortiraj po.

Uvoz i izvoz CSV datoteke

1. Kliknite Uvezi CSV da unesete više kartica ili uređaja iz tabele sačuvane kao CSV. Kliknite Preuzmi šablon da vidite kolone: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status i Notes.
2. Driver može biti e-mail vozača, ID vozača ili puno ime. Vehicle je broj jedinice. Vozači i vozila koji nisu pronađeni prikazuju se u listi, nikada se ne pogađaju.
3. Odaberite Vrsta za redove bez kolone Type i odaberite šta se dešava s Redovi u kojima vozač ili vozilo nije pronađeno: Uvezi bez njih ili Preskoči te redove.
4. Odaberite CSV datoteku i kliknite Pregled. Provjerite šta će biti dodano, preskočeno ili neće biti uvezeno, pa kliknite Uvezi.
5. Kliknite Izvezi CSV da preuzmete stavke koje gledate, s vašim filterima. Brojevi kartica za gorivo ostaju sakriveni u datoteci (zadnje 4 cifre), pa za ponovni uvoz trebaju cijeli brojevi.

U profilu vozača i za osoblje održavanja

Otvorite profil vozača i karticu Oprema. Numerisane stavke prikazuju šta vozač zadužuje, s opcijama Vrati i Prenesi na svakoj. Kliknite Izdaj opremu da mu date još, ili Otvori Izdana oprema da vidite sve njegove stavke. U tabeli ispod, brojke za te vrste računaju se iz numerisanih stavki, pa se ne mogu upisati ručno.

Osoblje održavanja nalazi Izdana oprema u svom dijelu Oprema. Može pretraživati listu i otvoriti Pregled i historija da vidi ko ima stavku, ali ne može dodavati, izdavati, vraćati ni mijenjati stavke i nikada ne vidi limite korištenja ni e-mailove kartica.