Een chauffeur eerder activeren of vrijstellen van een document

Eén chauffeur vóór indiensttreding activeren

Chauffeurs die je aanbod accepteren, komen op je lijst als Vóór indiensttreding. DriverPass zet ze niet zelf op Actief, dus jij activeert ze als ze klaar zijn.

DriverPass houdt je niet tegen als je een chauffeur activeert van wie nog niet alle documenten binnen zijn. Controleer eerst het tabblad Compliance van de chauffeur.

1. Open Beheer chauffeurs > Chauffeurs en klik op het tabblad Vóór indiensttreding.
2. Klik op de kaart van de chauffeur op Meer acties (de drie puntjes) en daarna op Nu activeren (overschrijven).
3. Lees de melding en klik op Oké. De stap waarin de chauffeur accepteert wordt overgeslagen en de chauffeur staat meteen op Actief. De wijziging wordt vastgelegd in het statuslogboek.
4. Bij een inactieve chauffeur toont hetzelfde menu Actief instellen. Je kunt ook het profiel van de inactieve chauffeur openen, het menu Acties openen en Actief instellen kiezen.

Meerdere chauffeurs tegelijk activeren

1. Klik op de pagina Chauffeurs op Chauffeurs selecteren.
2. Vink de chauffeurs aan die je wilt, of vink Alle getoonde selecteren aan.
3. Klik op Selectie activeren. Alleen chauffeurs vóór indiensttreding en inactieve chauffeurs kunnen zo worden geactiveerd, en de knop laat zien hoeveel er veranderen.
4. Bevestig. Alleen de chauffeurs die je selecteerde veranderen, en de actie wordt vastgelegd in de audittrail.
5. Zie je een melding dat niet elke update kon worden bevestigd, ververs dan de pagina en controleer de status van elke chauffeur voordat je het opnieuw probeert.
6. Je kunt ook Beheer chauffeurs > Configuratiescherm openen, naar Status van chauffeurs in bulk gaan en het tabblad Actief instellen gebruiken. Vink de chauffeurs aan onder Nu inactief of Voor indiensttreding en klik op Selectie als actief instellen.

Eén chauffeur vrijstellen van een verplicht document

Gebruik een vrijstelling als je checklist een document vraagt maar het niet geldt voor deze ene chauffeur, bijvoorbeeld een chauffeur die is aangenomen voordat je de eis toevoegde.

1. Open het profiel van de chauffeur en klik op het tabblad Compliance.
2. Zoek het document en klik op Vrijstellen. De knop staat alleen bij verplichte documenten.
3. Typ de reden, minstens een paar woorden. Die is verplicht en wordt opgeslagen in de audittrail.
4. Klik op Vereiste vrijstellen.

Wat Vrijgesteld betekent, en hoe je het ongedaan maakt

De rij toont dan Vrijgesteld, wie het vrijstelde, de datum en de reden. Klik op de reden om die helemaal te lezen.

Een vrijgesteld document telt niet meer mee voor de compliancescore van de chauffeur, maar wordt nooit getoond als Voltooid. Bij een audit is een schriftelijke vrijstelling niet hetzelfde als het document in het dossier hebben.

Chauffeurs zien vrijgestelde documenten niet in hun eigen checklist.

Geldt een document niet voor een heel chauffeurstype, wijzig het dan in het Configuratiescherm in plaats van chauffeurs één voor één vrij te stellen.

De accounteigenaar en medewerkers met toegang tot veiligheid kunnen chauffeurs activeren en documenten vrijstellen. Medewerkers zonder toegang tot veiligheid krijgen Geen toegang als ze een chauffeur proberen te activeren.

1. Wil je een vrijstelling ongedaan maken, klik dan in die rij op Vrijstelling intrekken. Het document is dan weer verplicht.