Отправка документов офисным сотрудникам через «Шаблоны документов»

Какую страницу использовать

«Шаблоны документов» предназначены для офисного персонала (ваших сотрудников), а не для водителей. Чтобы загрузить свой PDF и отправить его водителям, откройте «Управление водителями» > «Формы» и нажмите «Загрузить форму». Трудовые договоры с водителями находятся в «Договоры водителей».

«Шаблонами документов» пользуется владелец автопарка.

Создайте шаблон

1. В боковом меню нажмите «Шаблоны документов», затем «Новый шаблон».
2. Введите «Название шаблона» и «Описание (необязательно)». Выберите «Базовый PDF» (только PDF, до 15 MB).
3. В разделе «Порядок подписи» нажмите роли в том порядке, в котором они подписывают: «Сотрудник», «Менеджер» и «Автопарк». Нажмите роль ещё раз, чтобы убрать её.
4. Нажмите «Далее → Расставить поля».
5. Выберите «Тип поля» («Подпись», «Инициалы», «Дата», «Имя», «Эл. почта», «Телефон», «Текст» или «Флажок») и «Роль подписанта», затем нажмите на PDF, чтобы разместить поле. Перетащите поле, чтобы переместить его. Нажмите на его красную точку, чтобы удалить.
6. Нажмите «Сохранить шаблон». Чтобы отправить шаблон, в нём должно быть хотя бы одно поле.

Отправьте сотрудникам

1. На карточке шаблона нажмите «Использовать».
2. В разделе «Получатели» отметьте сотрудников. Найти их можно через поле поиска.
3. В разделе «Параметры отправки» можно изменить «Название документа (для каждого получателя)». Если в шаблоне есть шаг «Менеджер», выберите менеджера, который ставит встречную подпись.
4. Добавьте «Срок подписи (необязательно)», «Инструкция для подписанта (необязательно)» и «Защита 4-значным PIN-кодом (необязательно)». Один и тот же PIN-код действует для всех получателей.
5. Нажмите «Отправить выбранным».

После отправки

Каждый сотрудник получает свою копию и уведомление о том, что документ ждёт его подписи. Он подписывает его в разделе HR в боковом меню, на вкладке «На подпись». Когда наступает очередь шага «Автопарк», вы получаете уведомление: «Документ ждёт вашей встречной подписи».

Чтобы следить за документом, откройте «Управление сотрудниками» > «Сотрудники», откройте сотрудника и проверьте его «Документы».

Нажмите «Изменить поля» на карточке, чтобы изменить расположение полей. Удаление шаблона (значок корзины) сохраняет все уже отправленные документы. Пропадает только кнопка «Использовать» для этого шаблона.