Enviar documentos à equipe do escritório com Modelos de documentos

Qual página usar

Modelos de documentos é para a equipe do escritório (seus funcionários), não para motoristas. Para enviar o seu próprio PDF a motoristas, abra Gestão de motoristas > Formulários e clique em Enviar um formulário. Os contratos de trabalho dos motoristas ficam em Contratos de motoristas.

Modelos de documentos é do dono da frota.

Criar um modelo

1. No menu lateral, clique em Modelos de documentos e depois em Novo modelo.
2. Digite o Nome do modelo e uma Descrição (opcional). Escolha o PDF base (só PDF, até 15 MB).
3. Em Ordem de assinatura, clique nos papéis na ordem em que assinam: Funcionário, Gestor e Frota. Clique de novo em um papel para removê-lo.
4. Clique em Continuar → Posicionar campos.
5. Escolha um Tipo de campo (Assinatura, Iniciais, Data, Nome, E-mail, Telefone, Texto ou Marcar) e o Papel de quem assina, depois clique no PDF para colocar o campo. Arraste um campo para movê-lo. Clique no ponto vermelho dele para excluí-lo.
6. Clique em Salvar modelo. Um modelo precisa de pelo menos um campo para poder ser enviado.

Enviar aos funcionários

1. No cartão do modelo, clique em Usar.
2. Em Destinatários, marque os funcionários. Use a caixa de busca para encontrá-los.
3. Em Opções de envio, você pode mudar o Nome do documento (por destinatário). Se o modelo tiver uma etapa de Gestor, escolha o gestor que contra-assina.
4. Acrescente um Prazo da assinatura (opcional), Instruções para quem assina (opcional) e uma proteção por código PIN de 4 dígitos (opcional). O mesmo PIN vale para todos os destinatários.
5. Clique em Enviar aos selecionados.

Depois do envio

Cada funcionário recebe a própria cópia e uma notificação de que um documento aguarda a assinatura dele. Ele assina pelo HR no menu lateral, em Para assinar. Quando chega a vez da etapa Frota, você recebe uma notificação de que um documento aguarda a sua contra-assinatura.

Para acompanhar um documento, abra Gestão de funcionários > Funcionários, abra o funcionário e confira os Documentos dele.

Clique em Editar campos em um cartão para mudar a disposição dos campos. Excluir um modelo (o ícone de lixeira) mantém todos os documentos já enviados. Você só perde o botão Usar desse modelo.