Wysyłaj dokumenty do personelu biura przez „Szablony dokumentów”

Której strony użyć

„Szablony dokumentów” są dla personelu biura (twoich pracowników), a nie dla kierowców. Aby przesłać własny PDF i wysłać go kierowcom, otwórz „Zarządzanie kierowcami” > „Formularze” i kliknij „Prześlij formularz”. Umowy o pracę kierowców są w „Umowach kierowców”.

„Szablony dokumentów” są dla właściciela floty.

Utwórz szablon

1. Na pasku bocznym kliknij „Szablony dokumentów”, a potem „Nowy szablon”.
2. Wpisz „Nazwę szablonu” i „Opis” (opcjonalnie). Wybierz „Bazowy PDF” (tylko PDF, do 15 MB).
3. W sekcji „Kolejność podpisów” klikaj role w kolejności podpisywania: „Pracownik”, „Menedżer” i „Flota”. Kliknij rolę ponownie, aby ją usunąć.
4. Kliknij „Dalej → Umieść pola”.
5. Wybierz „Typ pola” („Podpis”, „Inicjały”, „Data”, „Imię i nazwisko”, „E-mail”, „Telefon”, „Tekst” lub „Pole wyboru”) i „Rolę podpisującego”, a potem kliknij w pliku PDF, aby umieścić pole. Przeciągnij pole, aby je przesunąć. Kliknij jego czerwoną kropkę, aby je usunąć.
6. Kliknij „Zapisz szablon”. Szablon musi mieć co najmniej jedno pole, zanim da się go wysłać.

Wyślij do pracowników

1. Na karcie szablonu kliknij „Użyj”.
2. W sekcji „Odbiorcy” zaznacz pracowników. Użyj pola wyszukiwania, aby ich znaleźć.
3. W sekcji „Opcje wysyłki” możesz zmienić „Nazwę dokumentu (dla każdego odbiorcy)”. Jeśli szablon ma krok „Menedżer”, wybierz menedżera, który składa kontrasygnatę.
4. Dodaj „Termin podpisu” (opcjonalnie), instrukcje dla podpisującego (opcjonalnie) i 4-cyfrową ochronę kodem PIN (opcjonalnie). Ten sam kod PIN dotyczy wszystkich odbiorców.
5. Kliknij „Wyślij do wybranych”.

Po wysłaniu

Każdy pracownik dostaje własną kopię i powiadomienie, że dokument czeka na jego podpis. Podpisuje go w sekcji HR na swoim pasku bocznym, w „Do podpisania”. Gdy przychodzi kolej kroku „Flota”, dostajesz powiadomienie, że dokument czeka na twoją kontrasygnatę.

Aby śledzić konkretny dokument, otwórz „Zarządzanie pracownikami” > „Pracownicy”, otwórz pracownika i sprawdź jego „Dokumenty”.

Kliknij „Edytuj pola” na karcie, aby zmienić układ pól. Usunięcie szablonu (ikona kosza) zachowuje wszystkie już wysłane dokumenty. Tracisz tylko przycisk „Użyj” dla tego szablonu.