Documenten naar kantoorpersoneel sturen met Documentsjablonen

Welke pagina je gebruikt

Documentsjablonen is voor kantoorpersoneel (je medewerkers), niet voor chauffeurs. Wil je je eigen PDF uploaden en naar chauffeurs sturen, open dan Beheer chauffeurs > Formulieren en klik op Een formulier uploaden. Arbeidsovereenkomsten voor chauffeurs staan in Contracten chauffeurs.

Documentsjablonen is voor de eigenaar van het bedrijf.

Een sjabloon maken

1. Klik in de zijbalk op Documentsjablonen en daarna op Nieuw sjabloon.
2. Vul de Naam sjabloon en een Beschrijving (optioneel) in. Kies de Basis-PDF (alleen PDF, tot 15 MB).
3. Klik onder Ondertekenvolgorde op de rollen in de volgorde waarin ze tekenen: Medewerker, Leidinggevende en Transportbedrijf. Klik nog eens op een rol om die weg te halen.
4. Klik op Doorgaan → velden plaatsen.
5. Kies een Veldtype (Handtekening, Initialen, Datum, Naam, E-mail, Telefoon, Tekst of Vinkje) en een Rol ondertekenaar en klik dan op de PDF om het veld te plaatsen. Sleep een veld om het te verplaatsen. Klik op de rode stip om het te verwijderen.
6. Klik op Sjabloon opslaan. Een sjabloon heeft minstens één veld nodig voordat je het kunt versturen.

Naar medewerkers sturen

1. Klik op de kaart van het sjabloon op Gebruiken.
2. Vink onder Ontvangers de medewerkers aan. Gebruik het zoekvak om ze te vinden.
3. Onder Verzendopties kun je de Documentnaam (per ontvanger) wijzigen. Heeft het sjabloon een stap voor de leidinggevende, kies dan de leidinggevende die meetekent.
4. Voeg een Deadline handtekening (optioneel), Instructies voor de ondertekenaar (optioneel) en Beveiliging met een PIN-code van 4 cijfers (optioneel) toe. Dezelfde PIN-code geldt voor elke ontvanger.
5. Klik op Naar selectie versturen.

Na het versturen

Elke medewerker krijgt een eigen kopie en een melding dat er een document op zijn handtekening wacht. Ze ondertekenen het vanuit Personeel (HR) in hun zijbalk, onder Te ondertekenen. Is de stap Transportbedrijf aan de beurt, dan krijg je een melding dat er een document op je medeondertekening wacht.

Wil je er een volgen, open dan Beheer medewerkers > Medewerkers, open de medewerker en bekijk de Documenten.

Klik op een kaart op Velden bewerken om de indeling van de velden te wijzigen. Een sjabloon verwijderen (het prullenbakpictogram) bewaart elk document dat al is verstuurd. Je verliest alleen de knop Gebruiken ervoor.