Inviare documenti al personale d'ufficio con Modelli di documenti

Carica un PDF una volta, posiziona i campi firma e testo, scegli chi firma e in che ordine, poi invialo a uno o più dipendenti d'ufficio.

Quale pagina usare

Modelli di documenti serve per il personale d'ufficio (i tuoi dipendenti), non per gli autisti. Per caricare un tuo PDF e inviarlo agli autisti, apri Gestione autisti > Moduli e fai clic su Carica un modulo. I contratti di lavoro degli autisti sono in Contratti autisti.

Modelli di documenti è per il titolare della flotta.

Moduli (per gli autisti)

Creare un modello

  1. Nella barra laterale, fai clic su Modelli di documenti, poi su Nuovo modello.
  2. Inserisci il Nome del modello e una Descrizione (facoltativo). Scegli il PDF di base (solo PDF, fino a 15 MB).
  3. Sotto Ordine di firma, fai clic sui ruoli nell'ordine in cui firmano: Dipendente, Responsabile e Flotta. Fai di nuovo clic su un ruolo per toglierlo.
  4. Fai clic su Continua → Posiziona i campi.
  5. Scegli un Tipo di campo (Firma, Iniziali, Data, Nome, Email, Telefono, Testo o Spunta) e un Ruolo di firma, poi fai clic sul PDF per posizionarlo. Trascina un campo per spostarlo. Fai clic sul suo punto rosso per eliminarlo.
  6. Fai clic su Salva modello. Un modello deve avere almeno un campo prima di poterlo inviare.
Modelli di documenti

Inviarlo ai dipendenti

  1. Sulla scheda del modello, fai clic su Usa.
  2. Sotto Destinatari, spunta i dipendenti. Usa la casella di ricerca per trovarli.
  3. Sotto Opzioni di invio, puoi cambiare il Nome del documento (per destinatario). Se il modello ha un passaggio Responsabile, scegli il responsabile che controfirma.
  4. Aggiungi una Scadenza della firma (facoltativa), Istruzioni per chi firma (facoltative) e una Protezione con PIN a 4 cifre (facoltativa). Lo stesso PIN vale per tutti i destinatari.
  5. Fai clic su Invia ai selezionati.

Dopo l'invio

Ogni dipendente riceve la propria copia e una notifica che un documento attende la sua firma. Lo firma da HR nella sua barra laterale, sotto Da firmare. Quando tocca al passaggio Flotta, ricevi una notifica che un documento è in attesa della tua controfirma.

Per seguirne uno, apri Gestione dipendenti > Dipendenti, apri il dipendente e controlla i suoi Documenti.

Fai clic su Modifica campi su una scheda per cambiare la disposizione dei campi. Eliminare un modello (l'icona del cestino) mantiene tutti i documenti già inviati. Perdi solo il pulsante Usa per quel modello.

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Domande frequenti

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