Envoyer des documents au personnel de bureau avec Modèles de documents

Quelle page utiliser

Modèles de documents sert pour le personnel de bureau (vos employés), pas pour les chauffeurs. Pour téléverser votre propre PDF et l'envoyer à des chauffeurs, ouvrez Gestion des chauffeurs > Formulaires et cliquez sur Téléverser un formulaire. Les ententes d'emploi des chauffeurs sont dans Contrats des Chauffeurs.

Modèles de documents est réservé au propriétaire de la flotte.

Créer un modèle

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Modèles de documents, puis sur Nouveau modèle.
2. Entrez le Nom du modèle et une Description (facultatif). Choisissez le PDF de base (PDF seulement, jusqu'à 15 Mo).
3. Sous Ordre de signature, cliquez sur les rôles dans l'ordre où ils signent : Employé, Gestionnaire et Flotte. Cliquez de nouveau sur un rôle pour le retirer.
4. Cliquez sur Continuer → Placer les champs.
5. Choisissez un Type de champ (Signature, Initiales, Date, Nom, Courriel, Téléphone, Texte ou Cocher) et un Rôle du signataire, puis cliquez sur le PDF pour le placer. Glissez un champ pour le déplacer. Cliquez sur son point rouge pour le supprimer.
6. Cliquez sur Enregistrer le modèle. Un modèle doit avoir au moins un champ avant que vous puissiez l'envoyer.

L'envoyer aux employés

1. Sur la carte du modèle, cliquez sur Utiliser.
2. Sous Destinataires, cochez les employés. Utilisez la case de recherche pour les trouver.
3. Sous Options d'envoi, vous pouvez changer le Nom du document (par destinataire). Si le modèle a une étape Gestionnaire, choisissez le gestionnaire qui contresigne.
4. Ajoutez une Date limite de signature (facultatif), des Instructions pour le signataire (facultatif) et une protection par NIP à 4 chiffres (facultatif). Le même NIP s'applique à tous les destinataires.
5. Cliquez sur Envoyer à la sélection.

Après l'envoi

Chaque employé reçoit sa propre copie et une notification indiquant qu'un document attend sa signature. Il le signe à partir de RH dans sa barre latérale, sous À signer. Quand c'est le tour de l'étape Flotte, vous recevez une notification indiquant qu'un document attend votre contresignature.

Pour en suivre un, ouvrez Gestion des employés > Employés, ouvrez l'employé et vérifiez ses Documents.

Cliquez sur Modifier les champs sur une carte pour changer la disposition des champs. Supprimer un modèle (l'icône de corbeille) garde tous les documents déjà envoyés. Vous perdez seulement le bouton Utiliser pour ce modèle.