Dokumente mit Dokumentvorlagen an Büropersonal senden

Laden Sie ein PDF einmal hoch, setzen Sie Unterschrifts- und Textfelder, legen Sie fest, wer in welcher Reihenfolge unterschreibt, und senden Sie es an einen oder viele Büromitarbeiter.

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Dokumentvorlagen ist für Büropersonal (Ihre Mitarbeiter), nicht für Fahrer. Um Ihr eigenes PDF hochzuladen und an Fahrer zu senden, öffnen Sie Fahrerverwaltung > Formulare und klicken auf Formular hochladen. Arbeitsverträge für Fahrer finden Sie unter Fahrerverträge.

Dokumentvorlagen ist für den Flottenbetreiber.

Formulare (für Fahrer)

Vorlage erstellen

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Dokumentvorlagen und dann auf Neue Vorlage.
  2. Geben Sie den Vorlagennamen und eine Beschreibung (optional) ein. Wählen Sie das Basis-PDF (nur PDF, bis 15 MB).
  3. Klicken Sie unter Reihenfolge der Unterschriften die Rollen in der Reihenfolge an, in der sie unterschreiben: Mitarbeiter, Führungskraft und Flotte. Klicken Sie eine Rolle erneut an, um sie zu entfernen.
  4. Klicken Sie auf Weiter → Felder setzen.
  5. Wählen Sie einen Feldtyp (Unterschrift, Initialen, Datum, Name, E-Mail, Telefon, Freitext oder Häkchen) und eine Rolle des Unterzeichners und klicken Sie dann auf das PDF, um das Feld zu setzen. Ziehen Sie ein Feld, um es zu verschieben. Klicken Sie auf seinen roten Punkt, um es zu löschen.
  6. Klicken Sie auf Vorlage speichern. Eine Vorlage braucht mindestens ein Feld, bevor Sie sie senden können.
Dokumentvorlagen

An Mitarbeiter senden

  1. Klicken Sie auf der Vorlagenkarte auf Nutzen.
  2. Haken Sie unter Empfänger die Mitarbeiter an. Nutzen Sie das Suchfeld, um sie zu finden.
  3. Unter Sendeoptionen können Sie den Dokumentname (pro Empfänger) ändern. Hat die Vorlage einen Schritt für die Führungskraft, wählen Sie die Führungskraft, die gegenzeichnet.
  4. Fügen Sie eine Frist für die Unterschrift (optional), Hinweise für den Unterzeichner (optional) und einen 4-stelligen PIN-Schutz (optional) hinzu. Dieselbe PIN gilt für jeden Empfänger.
  5. Klicken Sie auf An Auswahl senden.

Nach dem Senden

Jeder Mitarbeiter erhält seine eigene Kopie und eine Benachrichtigung, dass ein Dokument auf seine Unterschrift wartet. Er unterschreibt es unter Personal in seiner Seitenleiste, bei Zu unterschreiben. Ist der Schritt Flotte an der Reihe, erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass ein Dokument auf Ihre Gegenzeichnung wartet.

Um ein Dokument zu verfolgen, öffnen Sie Mitarbeiterverwaltung > Mitarbeiter, öffnen den Mitarbeiter und prüfen seine Dokumente.

Klicken Sie auf einer Karte auf Felder bearbeiten, um die Anordnung der Felder zu ändern. Das Löschen einer Vorlage (Papierkorbsymbol) behält jedes bereits gesendete Dokument. Sie verlieren nur den Button Nutzen dafür.

Mitarbeiter
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Kein Problem. Melden Sie sich auf einem beliebigen Gerät an, um Profil, Dokumente und Verlauf zu öffnen. Alles wird sicher gespeichert.
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