Bestanden in de Documentenbank delen met de juiste teams

Waar groepen vandaan komen

Onder Delen met zie je drie soorten groepen. Chauffeursdivisies komen uit de divisies die je in het Configuratiescherm hebt ingesteld. Afdelingen van medewerkers komen uit de Afdeling op het dossier van elke medewerker. Aangepaste groepen zijn lijsten met medewerkers die je zelf kiest. De bedrijfseigenaar ziet altijd elk bestand.

Delen met een groep

1. Kies in Document uploaden of Details bewerken bij Wie mag dit zien? de optie Afdeling.
2. Vink onder Delen met een of meer groepen aan.
3. Alleen de bedrijfseigenaar: wil je een nieuwe groep maken, tik dan op Aangepaste groep maken, typ een naam en tik op Opslaan.
4. Is er één aangepaste groep aangevinkt, kies dan mensen onder Leden in deze groep en tik op Leden opslaan.
5. Controleer het geselecteerde aantal en sla dan het document op.

Wijzigingen veranderen de toegang

Een groep is een doelgroep, niet alleen een map. Verander je de Afdeling van een medewerker of het lidmaatschap van een aangepaste groep, dan verandert welke bestanden die persoon ziet. Stapt iemand over naar een ander team of vertrekt iemand, controleer dan de groepen. Zet geen beperkte bestanden op Bedrijf om een ontbrekende groep op te lossen.