Een bezoekersregister bijhouden voor C-TPAT en PIP

Wie het Bezoekersregister kan gebruiken

De eigenaar van het bedrijf en medewerkers met toegang tot veiligheid kunnen het openen. Klik in de zijbalk op Bezoekersregister (medewerkers vinden het onder Veiligheidstools).

Een aanmeldpagina maken en de iPad instellen

1. Klik op Nieuwe aanmeldpagina (of Mijn eerste aanmeldpagina maken).
2. Vul een Naam in, zoals Hoofdkantoor of Terrein Brampton, en als je wilt een Adres.
3. Controleer de Huisregels waarmee bezoekers akkoord gaan. Die beginnen met gangbare regels. Zet één regel per regel.
4. Laat Vraag naar kenteken of vrachtwagen- en opleggernummer aangevinkt als bezoekers dat moeten invullen, en klik dan op Opslaan.
5. Klik op Link kopiëren, of op Openen om de pagina te zien.
6. Open de link op de iPad in Safari, tik op Deel en dan op Zet op beginscherm. Hij opent dan schermvullend als een app.
7. Zet Begeleide toegang aan op de iPad zodat bezoekers op de aanmeldpagina blijven.

Wat bezoekers doen

Bezoekers beantwoorden één vraag per scherm. De pagina kan naar het Frans wisselen met de link Français, of naar een van de 31 talen met het wereldbolmenu ernaast. De keuze wordt niet bewaard, dus wie de aanmeldlink opnieuw opent, begint weer in de gewone taal.

1. Bij aankomst tikt de bezoeker op Inloggen en geeft dan naam, bedrijf (of Overslaan), telefoonnummer, reden van het bezoek en wie hij komt bezoeken. Vraagt de pagina erom, dan voegt hij het kenteken, vrachtwagen- of opleggernummer toe, of tikt op Overslaan.
2. Hij leest de huisregels, tikt op Ik ga akkoord, tekent met zijn vinger en tikt op Inloggen.
3. Bij vertrek tikt de bezoeker op Uitloggen, tikt op zijn naam, vult de laatste 4 cijfers van zijn telefoonnummer in en tikt op Uitloggen.
4. De pagina gaat na elke bezoeker vanzelf terug naar het begin, en ook na 3 minuten zonder gebruik.

Zien wie er is en bezoeken controleren

1. Nu ter plaatse toont iedereen die is aangemeld en nog niet is afgemeld. Klik op een kaart op Uitloggen om een bezoeker zelf af te melden.
2. Stel onder Bezoekgeschiedenis de Van- en Tot-datum in, kies een reden of Alle redenen, zoek op naam, bedrijf, bezochte persoon of voertuig, en klik op de zoekknop.
3. Vink in een rij ID gecontroleerd aan als je de ID van de bezoeker hebt gezien. Dat wordt meteen opgeslagen.
4. Klik op Gegevens om het hele bezoek, de handtekening en de gebruikte aanmeldpagina te zien. Vul een Badgenummer in en klik op Opslaan.
5. Klik op CSV exporteren om de bezoeken te downloaden die passen bij je Van- en Tot-datum, de gekozen reden en je zoekopdracht, dus dezelfde bezoeken als in de lijst. Klik op Afdrukken voor een papieren kopie.

Voorbeeldbezoeken en pagina's beheren

De eerste keer dat je het Bezoekersregister opent, kan het verzonnen voorbeeldbezoeken tonen zodat je ziet hoe het eruitziet. Ze zijn gemarkeerd als Voorbeeld en worden nooit geëxporteerd of afgedrukt. Klik op Voorbeeldbezoeken verwijderen om ze weg te halen. Wil je ze weer zien, klik dan op Voorbeeldbezoeken tonen.

Elke aanmeldpagina heeft een menu met Bewerken, Uitzetten (Aanzetten) en Verwijderen. Een pagina die uit staat of is verwijderd, werkt niet meer op de iPad. Bezoeken die daar al zijn aangemeld, blijven in je register.

De afmeldlijst op de iPad toont alleen bezoekers die zich in de laatste 24 uur op die pagina hebben aangemeld. Meld oudere bezoekers af via Nu ter plaatse.

Geeft opslaan een fout over je sessie, ververs dan de pagina en probeer het opnieuw.