Tenir un registre d'arrivée des visiteurs pour C-TPAT et PEP

Qui peut utiliser le Registre des visiteurs

Le propriétaire de la flotte et le personnel de la flotte ayant l'accès sécurité peuvent l'ouvrir. Dans la barre latérale, cliquez sur Registre des visiteurs (le personnel le trouve sous Outils de sécurité).

Créer une page d'enregistrement et préparer l'iPad

1. Cliquez sur Nouvelle page d’enregistrement (ou Créer ma première page d’enregistrement).
2. Entrez un Nom, comme Bureau principal ou Cour de Brampton, et une Adresse si vous voulez.
3. Vérifiez les Règles du site acceptées par les visiteurs. Elles commencent avec des règles courantes. Mettez une règle par ligne.
4. Laissez cochée Demander la plaque du véhicule ou le numéro du camion et de la remorque si vous voulez que les visiteurs l'entrent, puis cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez sur Copier le lien, ou sur Ouvrir pour voir la page.
6. Sur l'iPad, ouvrez le lien dans Safari, touchez Partager, puis Sur l'écran d'accueil. La page s'ouvre en plein écran comme une application.
7. Activez l'Accès guidé sur l'iPad pour garder les visiteurs dans la page d'enregistrement.

Ce que font les visiteurs

Les visiteurs répondent à une question par écran. La page peut passer en français avec le lien Français, ou dans l'une des 31 langues avec le menu globe juste à côté. Ce choix n'est pas enregistré : quand on rouvre le lien d'enregistrement, la page revient à sa langue habituelle.

1. Pour arriver, le visiteur touche Arrivée, puis donne son nom, son entreprise (ou Passer), son numéro de téléphone, la raison de la visite et la personne qu'il vient voir. Si la page le demande, il ajoute la plaque de son véhicule, le numéro de son camion ou de sa remorque, ou touche Passer.
2. Il lit les règles du site et touche J’accepte, puis signe avec son doigt et touche Enregistrer mon arrivée.
3. Pour partir, le visiteur touche Départ, touche son nom, entre les 4 derniers chiffres de son numéro de téléphone et touche Enregistrer mon départ.
4. La page revient au début toute seule après chaque visiteur, et après 3 minutes sans utilisation.

Voir qui est sur place et vérifier les visites

1. Sur place en ce moment affiche toutes les personnes arrivées qui ne sont pas encore parties. Cliquez sur Départ sur une carte pour enregistrer vous-même le départ d'un visiteur.
2. Sous Historique des visites, réglez les dates Du et Au, choisissez une raison ou Tous les motifs, cherchez par nom, entreprise, personne visitée ou véhicule, et cliquez sur le bouton de recherche.
3. Cochez Pièce d’identité vérifiée sur une ligne quand vous avez vu la pièce d'identité du visiteur. C'est enregistré tout de suite.
4. Cliquez sur Détails pour voir toute la visite, la signature et la page d'enregistrement utilisée. Entrez un Numéro de badge et cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez sur Exporter en CSV pour télécharger les visites qui correspondent à vos dates Du et Au, à la raison choisie et à votre recherche, soit les mêmes visites que dans la liste. Cliquez sur Imprimer pour une copie papier.

Visites d'exemple et gestion des pages

La première fois que vous ouvrez le Registre des visiteurs, il peut afficher des visites d'exemple inventées pour vous montrer à quoi il ressemble. Elles sont marquées Exemple et ne sont jamais exportées ni imprimées. Cliquez sur Retirer les visites d’exemple pour les supprimer. Pour les revoir, cliquez sur Afficher les visites d’exemple.

Chaque page d'enregistrement a un menu avec Modifier, Désactiver (Activer) et Supprimer. Une page désactivée ou supprimée cesse de fonctionner sur l'iPad. Les visites déjà enregistrées sur cette page restent dans votre registre.

La liste de départ sur l'iPad affiche seulement les visiteurs arrivés sur cette page dans les dernières 24 heures. Enregistrez le départ des plus anciens à partir de Sur place en ce moment.

Si l'enregistrement affiche une erreur à propos de votre session, actualisez la page et réessayez.