C-TPAT আর PIP-এর জন্য ভিজিটর সাইন-ইন লগ চালান
প্রতিটি অফিস বা ইয়ার্ডের জন্য একটি সাইন ইন পেজ তৈরি করুন, সেটি সামনের ডেস্কে একটি iPad-এ খোলা রাখুন, আর আপনার ভিজিটর লগ-এ প্রতিটি ভিজিট, এখন কে সাইটে আছেন, ID যাচাই আর ব্যাজ দেখুন।
কে ভিজিটর লগ ব্যবহার করতে পারেন
ফ্লিট মালিক আর নিরাপত্তা অ্যাক্সেস থাকা ফ্লিট স্টাফ এটি খুলতে পারেন। সাইডবারে ভিজিটর লগ-এ ক্লিক করুন (স্টাফরা এটি নিরাপত্তা টুল-এর মধ্যে পান)।
সাইন ইন পেজ তৈরি করুন আর iPad সেট আপ করুন
- নতুন সাইন ইন পেজ-এ ক্লিক করুন (বা আমার প্রথম সাইন ইন পেজ তৈরি করুন)।
- একটি নাম লিখুন, যেমন মূল অফিস বা Brampton ইয়ার্ড, আর চাইলে ঠিকানা।
- ভিজিটররা যে সাইটের নিয়ম মেনে নেন তা দেখে নিন। শুরুতে এতে সাধারণ নিয়ম থাকে। প্রতি লাইনে একটি নিয়ম লিখুন।
- ভিজিটরদের দিয়ে গাড়ির প্লেট বা ট্রাক ও ট্রেলার নম্বর লেখাতে চাইলে সেটি চাওয়ার অপশনে টিক রেখে দিন, তারপর সেভ করুন-এ ক্লিক করুন।
- লিংক কপি করুন-এ ক্লিক করুন, অথবা পেজটি দেখতে খুলুন।
- iPad-এ Safari-তে লিংকটি খুলুন, শেয়ার (Share)-এ ট্যাপ করুন, তারপর হোম স্ক্রিনে যোগ করুন (Add to Home Screen)। এটি অ্যাপের মতো পুরো স্ক্রিনে খোলে।
- ভিজিটররা যাতে সাইন ইন পেজেই থাকেন, সেজন্য iPad-এ গাইডেড অ্যাক্সেস (Guided Access) চালু করুন।
ভিজিটররা কী করেন
ভিজিটররা প্রতি স্ক্রিনে একটি প্রশ্নের উত্তর দেন। Français লিংক দিয়ে পেজটি ফরাসিতে বদলানো যায়, অথবা তার পাশের গ্লোব মেনু দিয়ে 31টি ভাষার যেকোনোটিতে। এই বাছাই সেভ হয় না, তাই সাইন-ইন লিংকটি আবার খুললে পেজটি তার স্বাভাবিক ভাষায় শুরু হয়।
- আসার সময় ভিজিটর সাইন ইন করুন-এ ট্যাপ করেন, তারপর তার নাম, কোম্পানি (বা এড়িয়ে যান), ফোন নম্বর, আসার কারণ আর কার সাথে দেখা করতে এসেছেন তা দেন। পেজ জিজ্ঞেস করলে তিনি গাড়ির প্লেট, ট্রাক বা ট্রেলার নম্বর যোগ করেন, বা এড়িয়ে যান-এ ট্যাপ করেন।
- তিনি সাইটের নিয়ম পড়ে আমি রাজি-তে ট্যাপ করেন, তারপর আঙুল দিয়ে স্বাক্ষর করে সাইন ইন করুন-এ ট্যাপ করেন।
- যাওয়ার সময় ভিজিটর সাইন আউট করুন-এ ট্যাপ করেন, নিজের নামে ট্যাপ করেন, ফোন নম্বরের শেষ 4টি সংখ্যা লেখেন আর সাইন আউট করুন-এ ট্যাপ করেন।
- প্রত্যেক ভিজিটরের পর, আর 3 মিনিট কেউ ব্যবহার না করলে, পেজটি নিজে থেকেই শুরুতে ফিরে যায়।
কে সাইটে আছেন দেখুন আর ভিজিট মিলিয়ে নিন
- এখন সাইটে আছেন-এ দেখায় যারা সাইন ইন করেছেন কিন্তু এখনও সাইন আউট করেননি। কোনো ভিজিটরকে নিজে সাইন আউট করাতে কার্ডে সাইন আউট করুন-এ ক্লিক করুন।
- ভিজিটের ইতিহাস অংশে থেকে আর পর্যন্ত তারিখ দিন, একটি কারণ বা সব কারণ বেছে নিন, নাম, কোম্পানি, যার সাথে দেখা করেছেন বা গাড়ি দিয়ে খুঁজুন, তারপর খোঁজার বোতামে ক্লিক করুন।
- ভিজিটরের ID দেখে নেওয়ার পর সারিতে ID দেখা হয়েছে-তে টিক দিন। এটি সাথে সাথে সেভ হয়।
- পুরো ভিজিট, স্বাক্ষর আর ব্যবহৃত সাইন ইন পেজ দেখতে বিস্তারিত-এ ক্লিক করুন। একটি ব্যাজ নম্বর লিখে সেভ করুন-এ ক্লিক করুন।
- আপনার থেকে আর পর্যন্ত তারিখ, বেছে নেওয়া কারণ আর খোঁজার সাথে মেলে এমন ভিজিট, অর্থাৎ তালিকায় যেগুলো দেখছেন সেগুলোই, ডাউনলোড করতে CSV এক্সপোর্ট করুন-এ ক্লিক করুন। কাগজের কপির জন্য প্রিন্ট করুন-এ ক্লিক করুন।
নমুনা ভিজিট আর পেজ সামলানো
প্রথমবার ভিজিটর লগ খুললে এটি কেমন দেখায় বোঝাতে বানানো নমুনা ভিজিট দেখাতে পারে। এগুলো নমুনা হিসেবে চিহ্নিত থাকে আর কখনও এক্সপোর্ট বা প্রিন্ট হয় না। এগুলো মুছতে নমুনা ভিজিট সরান-এ ক্লিক করুন। আবার দেখতে নমুনা ভিজিট দেখান-এ ক্লিক করুন।
প্রতিটি সাইন ইন পেজে এডিট করুন, বন্ধ করুন (চালু করুন) আর মুছে ফেলুন সহ একটি মেনু থাকে। বন্ধ বা মুছে ফেলা পেজ iPad-এ আর কাজ করে না। তাতে আগে সাইন ইন করা ভিজিটগুলো আপনার লগে থেকে যায়।
iPad-এর সাইন আউট তালিকায় শুধু গত 24 ঘণ্টায় সেই পেজে সাইন ইন করা ভিজিটরদের দেখায়। এর চেয়ে পুরোনো কাউকে এখন সাইটে আছেন থেকে সাইন আউট করুন।
সেভ করার সময় আপনার সেশন নিয়ে ত্রুটি দেখালে পেজটি রিফ্রেশ করে আবার চেষ্টা করুন।
জানানোর জন্য ধন্যবাদ।
এর জন্য দুঃখিত। আমাদের সাপোর্ট টিম সাহায্য করতে পারে। সাপোর্টে যোগাযোগ