Pointage et paie : qui pointe, lieux de travail, périodes et heures supplémentaires

Configurer la paie dans cet ordre

Ouvrez Gestion des employés > Pointage et paie (personnel Paie et RH : Paie et RH > Pointage et paie). Onglets : Paie, Lieux de travail, Paramètres, Paramètres de paie.

1. Onglet Paramètres : fréquence, premier jour d'une période, heures supplémentaires, paie visible ou non (plus bas).
2. Onglet Lieux de travail : ajoutez votre cour ou bureau si les gens doivent y pointer (plus bas).
3. Activez le pointage et le Taux horaire ($) de chaque personne qui pointe (plus bas).
4. Entrepreneurs ou Dayforce : remplissez l'onglet Paramètres de paie, puis le Nom de la société (Inc) et la carte Paie et taxes de chaque entrepreneur (guide Paramètres de paie).
5. Quelqu'un d'autre fait la paie? Donnez-lui l'Accès Paie et RH (voir ce guide).
6. À chaque période, vérifiez les quarts et approuvez la période dans l'onglet Paie (guide Approuver une période de paie).

Activer le pointage pour une personne

Seules les personnes avec la feuille de temps activée pointent.

1. Chauffeur : Gestion des chauffeurs > Chauffeurs, ouvrez le chauffeur, cliquez sur Modifier dans la carte Permis et emploi. Sous Paramètres de la feuille de temps, activez Exige le pointage d'arrivée et de départ, entrez le Taux horaire ($) et cliquez sur Enregistrer les modifications. Un changement de taux demande une Date d'entrée en vigueur et un Motif. Ajouter un chauffeur a les mêmes paramètres.
2. Employé de bureau : Gestion des employés > Employés, cliquez sur Modifier l'employé, onglet Rémunération. Sous Paramètres de la feuille de temps, cochez Exige le pointage d'arrivée et de départ, entrez le Taux horaire ($) et enregistrez.
3. Elle voit alors Feuille de temps (chauffeurs) ou Ma feuille de temps (personnel) dans son menu.

Pointer seulement à la cour ou au bureau

Lieux de travail facultatifs. Avec Pointer seulement aux lieux de travail activé, on pointe seulement si le téléphone est à un de vos lieux.

Pour qu'une personne pointe partout (chauffeur longue distance, par exemple), activez Peut pointer de n'importe où sous Paramètres de la feuille de temps dans son formulaire Modifier. L'onglet Paie affiche Partout à côté de son nom.

1. Ouvrez Pointage et paie, onglet Lieux de travail.
2. Sous Ajouter un lieu de travail, entrez un Nom et une Adresse, puis cliquez sur Trouver l’adresse. À la cour, cliquez plutôt sur Utiliser ma position actuelle.
3. Choisissez la Distance permise (200 m couvre la plupart des cours). Cliquez sur Ajouter un lieu.
4. Onglet Paramètres : cochez Pointer seulement aux lieux de travail et cliquez sur Enregistrer les paramètres. Il faut au moins un lieu.
5. Pour mettre un lieu en pause, cliquez sur Désactiver. Sans aucun lieu, tout le monde pointe partout.

Fréquence de paie, heures supplémentaires et affichage

1. Onglet Paramètres, sous Période de paie, Fréquence de paie : Hebdomadaire, Toutes les deux semaines, Deux fois par mois (du 1er au 15, puis du 16 à la fin du mois) ou Mensuel.
2. Premier jour d’une période de paie : le premier jour de n'importe quelle période. Les périodes hebdomadaires et aux deux semaines se répètent depuis ce jour.
3. Heures supplémentaires : désactivées par défaut. Cochez Calculer les heures supplémentaires, entrez Heures supplémentaires après (heures par semaine), par exemple 44 en Ontario ou 40 dans la plupart des États américains, et choisissez le Taux des heures supplémentaires (1,5×, 2× ou 1,25×). Les camionneurs ont souvent d'autres règles.
4. Sous Ce que voient les travailleurs, décochez Afficher la paie sur l’écran de pointage pour montrer seulement les heures. Le montant est aussi retiré de l'avis d'approbation de la période.
5. Cliquez sur Enregistrer les paramètres.

Vérifier et corriger les quarts dans Feuilles de temps

Gestion des employés > Feuilles de temps liste chaque quart (Filtres pour réduire). Le crochet (Approuver) approuve un quart, le crayon (Modifier les heures) le corrige : changez Pointer l’arrivée ou Pointer le départ, tapez le Motif du changement et cliquez sur Enregistrer les modifications. Exporter donne un CSV. Une période approuvée verrouille ses quarts jusqu'à sa réouverture.

Bon à savoir

Après 10 heures en service, la personne reçoit un message « Toujours au travail? ». Après 8 heures loin de vos lieux, on lui demande une fois si sa journée est finie.

Paie = heures × taux horaire en vigueur à la date de chaque quart, plus les heures supplémentaires si activées. Sans taxes ni retenues. Seuls le propriétaire et le personnel avec l'Accès Paie et RH ouvrent Pointage et paie et changent les taux.

« Personne n’est encore configuré pour pointer » : personne n'a Exige le pointage d'arrivée et de départ activé.