Історія обслуговування та наряди-замовлення

Що таке історія обслуговування

Історія обслуговування: це єдиний список усіх нарядів-замовлень по ваших тягачах, причепах і транспорту компанії: ремонти, планове ТО, огляди, шини й виїзди на дорогу. Відкрийте її в бічному меню: «Техніка» > «Історія обслуговування». Записи зі старого журналу обслуговування перенесено сюди з позначкою «Скопійовано зі старого журналу обслуговування».

Власник автопарку й працівники з доступом до безпеки бачать усе, включно з сумами, «Звіт про витрати» і «Налаштування». Працівники з доступом до техобслуговування (механіки) можуть додавати й редагувати наряди-замовлення і вводити ціни в рядках, але ніколи не бачать проміжних підсумків, податку, сум, стовпців витрат і «Звіт про витрати».

Відкрийте наряд-замовлення

1. Натисніть «Новий наряд-замовлення» вгорі сторінки «Історія обслуговування». Або на картці одиниці техніки в розділах «Тягачі», «Причепи» чи «Транспортні засоби компанії» натисніть гайковий ключ: відкриється новий наряд-замовлення для цієї одиниці.
2. У блоці «Одиниця техніки і статус» знайдіть одиницю за номером, маркою або компанією. Виберіть «Тип обслуговування» і «Статус»: «Відкрити», «У роботі» або «Готово».
3. У блоці «Хто виконував роботу» виберіть «Власними силами» і механіка або «Стороння майстерня» і збережену майстерню. Для нової майстерні введіть її назву й виберіть «Додати нову майстерню».
4. У блоці «Дати та одометр» введіть «Дата заїзду», «Дата виїзду / дата обслуговування» і «Одометр». Залиште дату виїзду порожньою, поки техніка ще в майстерні.
5. У блоці «Робота» заповніть «Опис робіт». Додайте рядки кнопками «Додати роботу», «Додати запчастину» або «Додати інший рядок»: «К-сть», помножена на «Ціна за од.», дає «Сума». Натисніть «Додати податок» для кожного податку, наприклад HST 13%. Разом рахується автоматично. Якщо цін у рядках немає, введіть суму за рахунком.
6. У блоці «Наступне обслуговування та примітки» вкажіть «Дата наступного обслуговування» і «Наступне обслуговування (км)», якщо вони відомі. Натисніть «Додати файли», щоб прикріпити рахунок або фото: PDF або фото, до 25 МБ кожен, до 10 за раз.
7. Натисніть «Зберегти наряд-замовлення». Файли завантажаться під час збереження.

Статус, вкладка «У майстерні» та одиниця техніки

Статуси «Відкрити» та «У роботі» ставлять одиницю техніки в майстерню: її статус сам змінюється на «Обслуговування», і вона з'являється у вкладці «У майстерні». Коли роботу завершено, відкрийте наряд-замовлення й натисніть «Позначити зробленим». Одиниця знову отримує статус «Активний», якщо по ній немає інших відкритих нарядів-замовлень. Статус неактивної техніки ніколи не змінюється.

Наряд-замовлення, одразу збережений зі статусом «Готово» (історія, яку ви вносите пізніше), сканований або імпортований, ніколи не змінює статус одиниці техніки й не надсилає сповіщень.

Щоб зберегти попередню оцінку, у полі «Документ» виберіть «Кошторис». Кошторис ніколи не ставить техніку в майстерню, не враховується в підсумках і показується в окремій вкладці «Кошториси».

Дата наступного обслуговування з найновішого наряду-замовлення одиниці показується в «Календар безпеки» з посиланням назад на історію обслуговування цієї одиниці.

Пошук, фільтри та експорт

Вкладки: «Усі», «У майстерні», «Кошториси» (якщо вони є) і «Видалено». Власник і працівники з безпеки можуть відновити видалений наряд-замовлення у вкладці «Видалено».

Введіть текст у «Пошук нарядів-замовлень», щоб шукати в описі, рахунку, PO, майстерні, техніці й примітках. Натисніть «Фільтри», щоб звузити список за полями «Вид техніки», «Компанія», «Тип обслуговування», «Статус», «Де» («Власними силами» або «Стороння майстерня»), «Механік», «Майстерня», «Від» і «До», потім натисніть «Застосувати». «Разом за списком» додає суми відфільтрованого списку окремо для кожної валюти. Кошториси й видалені наряди-замовлення не враховуються.

«Експорт у файл CSV» завантажує список із поточними фільтрами. Механіки отримують його без стовпців витрат.

Для однієї одиниці техніки натисніть «Історія обслуговування» на її картці в розділах «Тягачі», «Причепи» чи «Транспортні засоби компанії» або виберіть «Історія цієї одиниці» в меню «Дії» наряду-замовлення. У заголовку одиниці видно її статус, з якого часу вона в майстерні і, для власника та працівників з безпеки, витрати за «Останні 12 місяців» і «За весь час». «Новий наряд-замовлення для цієї одиниці» відкриває наряд-замовлення з уже вибраною одиницею.

Налаштування, сповіщення і звіт про витрати

«Налаштування» (власник і працівники з безпеки) мають три частини. «Типи обслуговування»: сховайте стандартні типи, якими не користуєтеся, додавайте й перейменовуйте свої. «Сповіщення»: сповіщення в дзвіночку й на телефоні «Коли відкрито наряд-замовлення» і «Коли наряд-замовлення виконано (з сумою)», надходить власнику й працівникам з безпеки, але ніколи механікам. «Майстерні»: додавайте або приховуйте сторонні майстерні. Приховані майстерні залишаються в старих нарядах-замовленнях. Механіки можуть додати нову майстерню лише під час заповнення наряду-замовлення.

«Звіт про витрати» відкриває сторінку «Витрати на обслуговування»: скільки коштували виконані наряди-замовлення за місяцями, одиницями техніки, типами обслуговування і сторонніми майстернями, за «Цей рік», «Останні 12 місяців», «Минулий рік» або за ваші дати. CAD і USD показуються окремо й ніколи не додаються разом. Враховуються лише виконані наряди-замовлення.

Якщо для вашого автопарку ввімкнено сканування документів, кнопка «Сканувати рахунок» угорі сторінки «Історія обслуговування» зчитує рахунок майстерні й зберігає його як наряд-замовлення з позначкою «Зі сканованого документа». Перед підтвердженням звірте кожне поле з папером.