Histórico de manutenção e ordens de serviço

O que é o Histórico de manutenção

O Histórico de manutenção é uma lista única com todas as ordens de serviço dos seus cavalos mecânicos, carretas e veículos da empresa: reparos, PM, inspeções, pneus e socorros na estrada. Abra no menu lateral em Equipamento > Histórico de manutenção. Os registros do registro de manutenção antigo foram copiados e estão marcados com Copiado do registro de manutenção antigo.

O dono da frota e os funcionários com acesso de segurança veem tudo, incluindo os totais, o Relatório de custos e as Configurações. Os funcionários com acesso de manutenção (mecânicos) podem adicionar e editar ordens de serviço e digitar os preços das linhas, mas nunca veem subtotais, impostos, totais, colunas de custo nem o Relatório de custos.

Abrir uma ordem de serviço

1. Clique em Nova ordem de serviço no topo do Histórico de manutenção. Ou, no cartão de uma unidade em Cavalos mecânicos, Carretas ou Veículos da empresa, clique na chave inglesa: ela abre uma nova ordem de serviço para essa unidade.
2. Em Unidade e status, busque a unidade pelo número, marca ou empresa. Escolha o Tipo de manutenção e o Status: Aberto, Em andamento ou Concluído.
3. Em Quem fez o serviço, escolha Oficina própria e o mecânico, ou Oficina externa e uma oficina salva. Para uma oficina nova, digite o nome e escolha Adicionar nova oficina.
4. Em Datas e hodômetro, preencha Data de entrada, Data de saída / data da manutenção e o Hodômetro. Deixe a Data de saída em branco enquanto a unidade ainda estiver na oficina.
5. Em O serviço, escreva o Resumo do serviço. Adicione linhas com Adicionar mão de obra, Adicionar peça ou Adicionar outra linha: Qtd. vezes Preço unitário dá o Valor. Clique em Adicionar imposto para cada imposto, por exemplo HST de 13%. O total se soma sozinho. Se você não tiver preços nas linhas, digite o total da fatura.
6. Em Próxima manutenção e observações, preencha a Data da próxima manutenção e a Próxima manutenção (km), se souber. Clique em Adicionar arquivos para anexar a fatura ou fotos: PDF ou fotos, até 25 MB cada, até 10 de cada vez.
7. Clique em Salvar ordem de serviço. Os arquivos são enviados quando você salva.

Status, Na oficina e a unidade

Aberto e Em andamento colocam a unidade na oficina: o status dela muda sozinho para Manutenção e ela aparece na aba Na oficina. Abra a ordem de serviço e clique em Marcar concluído quando o serviço terminar. A unidade volta para Ativo quando não houver outra ordem de serviço aberta para ela. Unidades inativas nunca são alteradas.

Uma ordem de serviço salva direto como Concluído (histórico digitado depois), uma escaneada ou uma importada nunca muda o status da unidade e não envia aviso.

Para guardar um orçamento, defina Documento como Orçamento. Um orçamento nunca fica na oficina, não conta nos totais e tem a sua própria aba Orçamentos.

A Data da próxima manutenção da ordem de serviço mais recente de uma unidade aparece no Calendário de segurança, com um link de volta para o histórico de manutenção da unidade.

Encontrar, filtrar e exportar

Abas: Todos, Na oficina, Orçamentos (quando houver) e Excluído. O dono e a equipe de segurança podem restaurar uma ordem de serviço excluída na aba Excluído.

Digite em Buscar ordens de serviço para procurar no resumo, fatura, PO, oficina, unidade e observações. Clique em Filtros para filtrar por Tipo de unidade, Empresa, Tipo de manutenção, Status, Onde (Oficina própria ou Oficina externa), Mecânico, Oficina, De e Para, e depois clique em Aplicar. Total desta lista soma a lista filtrada por moeda. Orçamentos e ordens de serviço excluídas não contam.

Exportar CSV baixa a lista com os filtros aplicados. Os mecânicos recebem o arquivo sem as colunas de custo.

Para uma unidade só, clique em Histórico de manutenção no cartão dela em Cavalos mecânicos, Carretas ou Veículos da empresa, ou escolha Histórico desta unidade no menu Ações de uma ordem de serviço. O cabeçalho da unidade mostra o status, desde quando ela está na oficina e, para o dono e a equipe de segurança, o custo dos Últimos 12 meses e Desde o início. Nova ordem de serviço para esta unidade começa uma com a unidade já preenchida.

Configurações, avisos e o Relatório de custos

As Configurações (dono e equipe de segurança) têm três partes. Tipos de manutenção: oculte os tipos padrão que você não usa e adicione e renomeie os seus. Avisos: um aviso no sino e no celular Quando uma ordem de serviço é aberta e Quando uma ordem de serviço é concluída (com o total), enviado ao dono e à equipe de segurança, nunca aos mecânicos. Oficinas: adicione ou oculte oficinas externas. As oficinas ocultas continuam nas ordens de serviço antigas. Os mecânicos só podem adicionar uma oficina nova enquanto preenchem uma ordem de serviço.

O Relatório de custos abre Custos de manutenção: quanto custam as ordens de serviço concluídas por mês, por unidade, por tipo de manutenção e por oficina externa, para Este ano, Últimos 12 meses, Ano passado ou as datas que você escolher. CAD e USD aparecem separados e nunca são somados. Só contam as ordens de serviço concluídas.

Se a leitura de documentos estiver ligada para a sua frota, Escanear fatura no topo do Histórico de manutenção lê a fatura de uma oficina e salva como uma ordem de serviço marcada De um documento escaneado. Confira cada campo com o papel antes de confirmar.