Historia serwisowa i zlecenia naprawy

Czym jest Historia serwisowa

Historia serwisowa to jedna lista wszystkich zleceń naprawy dla ciągników siodłowych, naczep i pojazdów firmowych: naprawy, PM, przeglądy, opony i wezwania pomocy drogowej. Otwórz ją w menu bocznym: „Sprzęt” > „Historia serwisowa”. Wpisy ze starego dziennika serwisowego zostały skopiowane i mają oznaczenie „Skopiowano ze starego dziennika serwisowego”.

Właściciel floty i personel z dostępem do bezpieczeństwa widzą wszystko, także sumy, „Raport kosztów” i „Ustawienia”. Personel z dostępem do serwisu (mechanicy) może dodawać i edytować zlecenia naprawy oraz wpisywać ceny pozycji, ale nigdy nie widzi sum częściowych, podatków, sum, kolumn kosztów ani „Raportu kosztów”.

Otwórz zlecenie naprawy

1. Kliknij „Nowe zlecenie naprawy” u góry strony „Historia serwisowa”. Możesz też na karcie pojazdu w „Ciągniki siodłowe”, „Naczepy” lub „Pojazdy firmowe” kliknąć klucz: otworzy się nowe zlecenie naprawy dla tego pojazdu.
2. W sekcji „Pojazd i status” wyszukaj pojazd po numerze taborowym, marce lub firmie. Wybierz „Rodzaj serwisu” i „Status”: „Otwarte”, „W trakcie” lub „Gotowe”.
3. W sekcji „Kto wykonał prace” wybierz „Własny warsztat” i mechanika albo „Zewnętrzny warsztat” i zapisany warsztat. Dla nowego warsztatu wpisz jego nazwę i wybierz „Dodaj nowy warsztat”.
4. W sekcji „Daty i licznik” wpisz „Data przyjęcia”, „Data wydania / data serwisu” i stan licznika. Zostaw datę wydania pustą, dopóki pojazd jest jeszcze w warsztacie.
5. W sekcji „Wykonane prace” wpisz „Podsumowanie prac”. Dodaj pozycje przyciskami „Dodaj robociznę”, „Dodaj część” lub „Dodaj inną pozycję”: ilość razy cena jednostkowa daje kwotę. Kliknij „Dodaj podatek” dla każdego podatku, na przykład HST 13%. Suma liczy się sama. Jeśli nie masz cen pozycji, wpisz zamiast tego sumę faktury.
6. W sekcji „Następny serwis i notatki” wpisz „Data następnego serwisu” i „Następny serwis (km)”, jeśli je znasz. Kliknij „Dodaj pliki”, aby załączyć fakturę lub zdjęcia: pliki PDF lub zdjęcia, do 25 MB każdy, maksymalnie 10 naraz.
7. Kliknij „Zapisz zlecenie”. Pliki zostaną przesłane po zapisaniu.

Status, „W warsztacie” i pojazd

Statusy „Otwarte” i „W trakcie” oznaczają, że pojazd jest w warsztacie: jego status sam zmienia się na „Serwis” i pojazd pojawia się w zakładce „W warsztacie”. Gdy prace są skończone, otwórz zlecenie naprawy i kliknij „Oznacz jako zakończone”. Pojazd wraca do statusu „Aktywny”, gdy nie ma dla niego innego otwartego zlecenia. Status nieaktywnych pojazdów nigdy się nie zmienia.

Zlecenie naprawy zapisane od razu jako „Gotowe” (historia wpisywana później), zeskanowane lub zaimportowane nigdy nie zmienia statusu pojazdu i nie wysyła powiadomienia.

Aby zachować wycenę, ustaw „Dokument” na „Kosztorys”. Kosztorys nigdy nie oznacza pobytu w warsztacie, nie jest wliczany do sum i ma własną zakładkę „Kosztorysy”.

Data następnego serwisu z najnowszego zlecenia naprawy pojazdu pojawia się w „Kalendarzu bezpieczeństwa” z linkiem do historii serwisowej tego pojazdu.

Wyszukiwanie, filtry i eksport

Zakładki: „Wszystkie”, „W warsztacie”, „Kosztorysy” (jeśli jakieś masz) i „Usunięto”. Właściciel i personel bezpieczeństwa mogą przywrócić usunięte zlecenie naprawy z zakładki „Usunięto”.

Wpisz tekst w „Szukaj zleceń naprawy”, aby przeszukać podsumowanie, fakturę, PO, warsztat, pojazd i notatki. Kliknij „Filtry”, aby zawęzić listę według pól „Rodzaj pojazdu”, „Firma”, „Rodzaj serwisu”, „Status”, „Gdzie” (własny lub zewnętrzny warsztat), „Mechanik”, „Warsztat”, „Od” i „Do”, a potem kliknij „Zastosuj”. „Suma dla tej listy” sumuje przefiltrowaną listę osobno dla każdej waluty. Kosztorysy i usunięte zlecenia naprawy nie są wliczane.

„Eksportuj CSV” pobiera listę z zastosowanymi filtrami. Mechanicy dostają ją bez kolumn kosztów.

Dla jednego pojazdu kliknij „Historia serwisowa” na jego karcie w „Ciągniki siodłowe”, „Naczepy” lub „Pojazdy firmowe” albo wybierz „Historia tego pojazdu” w menu „Działania” zlecenia naprawy. Nagłówek pojazdu pokazuje jego status, od kiedy jest w warsztacie, a właścicielowi i personelowi bezpieczeństwa także koszt za „Ostatnie 12 miesięcy” i „Cały okres”. „Nowe zlecenie naprawy dla tego pojazdu” otwiera zlecenie z już wpisanym pojazdem.

Ustawienia, powiadomienia i Raport kosztów

„Ustawienia” (właściciel i personel bezpieczeństwa) mają trzy części. „Rodzaje serwisu”: ukryj nieużywane rodzaje startowe oraz dodawaj własne i zmieniaj ich nazwy. „Powiadomienia”: powiadomienie w dzwonku i na telefonie „Gdy zlecenie naprawy zostaje otwarte” i „Gdy zlecenie naprawy jest gotowe (z sumą)”, wysyłane do właściciela i personelu bezpieczeństwa, nigdy do mechaników. „Warsztaty”: dodawaj lub ukrywaj zewnętrzne warsztaty. Ukryte warsztaty zostają na starych zleceniach. Mechanicy mogą dodać nowy warsztat tylko podczas wypełniania zlecenia naprawy.

„Raport kosztów” otwiera stronę „Koszty serwisu”: ile kosztowały gotowe zlecenia naprawy według miesiąca, pojazdu, rodzaju serwisu i zewnętrznego warsztatu, za „Ten rok”, „Ostatnie 12 miesięcy”, „Zeszły rok” lub wybrane przez ciebie daty. CAD i USD są pokazywane osobno i nigdy nie są sumowane. Liczą się tylko gotowe zlecenia naprawy.

Jeśli skanowanie dokumentów jest włączone dla twojej floty, „Skanuj fakturę” u góry strony „Historia serwisowa” odczytuje fakturę z warsztatu i zapisuje ją jako zlecenie naprawy z oznaczeniem „Ze skanu dokumentu”. Zanim potwierdzisz, sprawdź każde pole z papierem.