Historique d'entretien et bons de travail

Ce qu'est l'historique d'entretien

Historique d'entretien est une seule liste de tous les bons de travail de vos camions, remorques et véhicules de l'entreprise : réparations, PM, inspections, pneus et dépannages sur la route. Ouvrez-le dans la barre latérale sous Équipement > Historique d'entretien. Les entrées de l'ancien registre d'entretien y ont été copiées et sont marquées Copié de l'ancien registre d'entretien.

Le propriétaire de la flotte et le personnel ayant l'accès sécurité voient tout, y compris les totaux, le Rapport des coûts et les Paramètres. Le personnel ayant l'accès entretien (les mécaniciens) peut ajouter et modifier des bons de travail et entrer les prix des lignes, mais ne voit jamais les sous-totaux, les taxes, les totaux, les colonnes de coûts ni le Rapport des coûts.

Ouvrir un bon de travail

1. Cliquez sur Nouveau bon de travail en haut de Historique d'entretien. Ou, sur la fiche d'une unité dans Camions, Remorques ou Véhicules de l'entreprise, cliquez sur la clé : un nouveau bon de travail s'ouvre pour cette unité.
2. Sous Unité et statut, cherchez l'unité par numéro, marque ou entreprise. Choisissez le Type d'entretien et le Statut : Ouvert, En cours ou Terminé.
3. Sous Qui a fait le travail, choisissez À l'interne et le mécanicien, ou Atelier externe et un atelier enregistré. Pour un nouvel atelier, tapez son nom et choisissez Ajouter le nouvel atelier.
4. Sous Dates et odomètre, entrez la Date d'entrée, la Date de sortie / date d'entretien et l'Odomètre. Laissez la Date de sortie vide tant que l'unité est encore à l'atelier.
5. Sous Le travail, écrivez le Résumé du travail. Ajoutez des lignes avec Ajouter de la main-d'œuvre, Ajouter une pièce ou Ajouter une autre ligne : Qté multipliée par Prix unitaire donne le Montant. Cliquez sur Ajouter une taxe pour chaque taxe, par exemple la TVH à 13 %. Le total se calcule tout seul. Si vous n'avez pas de prix sur les lignes, tapez plutôt le total de la facture.
6. Sous Prochain entretien et notes, entrez la Date du prochain entretien et le Prochain entretien (km) si vous les connaissez. Cliquez sur Ajouter des fichiers pour joindre la facture ou des photos : PDF ou photos, jusqu'à 25 Mo chacun, jusqu'à 10 à la fois.
7. Cliquez sur Enregistrer le bon de travail. Les fichiers sont téléversés à l'enregistrement.

Statut, À l'atelier et l'unité

Ouvert et En cours mettent l'unité à l'atelier : son statut passe tout seul à Entretien et elle s'affiche dans l'onglet À l'atelier. Ouvrez le bon de travail et cliquez sur Marquer comme terminé quand le travail est fini. L'unité revient à Actif lorsqu'aucun autre bon de travail n'est ouvert pour elle. Les unités inactives ne sont jamais modifiées.

Un bon de travail enregistré directement comme Terminé (un historique entré plus tard), numérisé ou importé ne change jamais le statut de l'unité et n'envoie aucun avis.

Pour garder une soumission, réglez Document à Estimation. Une estimation n'est jamais à l'atelier, n'est pas comptée dans les totaux et a son propre onglet Estimations.

La date du prochain entretien du bon de travail le plus récent d'une unité s'affiche dans le Calendrier de sécurité, avec un lien vers l'historique d'entretien de l'unité.

Trouver, filtrer et exporter

Onglets : Tous, À l'atelier, Estimations (s'il y en a) et Supprimé. Le propriétaire et le personnel de sécurité peuvent restaurer un bon de travail supprimé à partir de l'onglet Supprimé.

Tapez dans Chercher des bons de travail pour fouiller le résumé, la facture, le PO, l'atelier, l'unité et les notes. Cliquez sur Filtres pour limiter par Genre d'unité, Entreprise, Type d'entretien, Statut, Où (À l'interne ou Atelier externe), Mécanicien, Atelier, De et À, puis cliquez sur Appliquer. Total de cette liste additionne la liste filtrée par devise. Les estimations et les bons de travail supprimés ne sont pas comptés.

Exporter en CSV télécharge la liste telle que filtrée. Les mécaniciens la reçoivent sans les colonnes de coûts.

Pour une seule unité, cliquez sur Historique d'entretien sur sa fiche dans Camions, Remorques ou Véhicules de l'entreprise, ou choisissez Historique de cette unité dans le menu Actions d'un bon de travail. L'en-tête de l'unité montre son statut, depuis quand elle est à l'atelier et, pour le propriétaire et le personnel de sécurité, le coût des 12 derniers mois et Depuis le début. Nouveau bon de travail pour cette unité en commence un avec l'unité déjà remplie.

Paramètres, avis et Rapport des coûts

Paramètres (propriétaire et personnel de sécurité) a trois parties. Types d'entretien : masquez les types de départ que vous n'utilisez pas, et ajoutez et renommez vos propres types. Avis : un avis dans la cloche et sur le téléphone Quand un bon de travail est ouvert et Quand un bon de travail est terminé (avec le total), envoyé au propriétaire et au personnel de sécurité, jamais aux mécaniciens. Ateliers : ajoutez ou masquez des ateliers externes. Les ateliers masqués restent sur les anciens bons de travail. Les mécaniciens peuvent seulement ajouter un nouvel atelier en remplissant un bon de travail.

Rapport des coûts ouvre Coûts d'entretien : ce que coûtent les bons de travail terminés par mois, par unité, par type d'entretien et par atelier externe, pour Cette année, 12 derniers mois, L'an dernier ou vos propres dates. Les montants en CAD et en USD sont affichés séparément et jamais additionnés. Seuls les bons de travail terminés comptent.

Si la numérisation de documents est activée pour votre flotte, Numériser une facture en haut de Historique d'entretien lit une facture d'atelier et l'enregistre comme bon de travail marqué À partir d'un document numérisé. Comparez chaque champ avec le papier avant de confirmer.