Historial de servicio y órdenes de trabajo

Qué es el Historial de servicio

El Historial de servicio es una sola lista con todas las órdenes de trabajo de tus camiones, remolques y vehículos de la empresa: reparaciones, PM, inspecciones, llantas y auxilios en carretera. Ábrelo en la barra lateral en Equipo > Historial de servicio. Las entradas del registro de mantenimiento anterior se copiaron aquí y están marcadas como Copiado del registro de mantenimiento anterior.

El dueño de la flota y el personal con acceso de seguridad ven todo, incluidos los totales, el Informe de costos y la Configuración. El personal con acceso de mantenimiento (mecánicos) puede agregar y editar órdenes de trabajo y escribir los precios de las líneas, pero nunca ve subtotales, impuestos, totales, columnas de costos ni el Informe de costos.

Abrir una orden de trabajo

1. Haz clic en Nueva orden de trabajo arriba en Historial de servicio. O, en la tarjeta de una unidad en Camiones, Remolques o Vehículos de la empresa, haz clic en la llave: se abre una orden de trabajo nueva para esa unidad.
2. En Unidad y estado, busca la unidad por número, marca o empresa. Elige el Tipo de mantenimiento y el Estado: Abierto, En progreso o Listo.
3. En Quién hizo el trabajo, elige Taller propio y elige al mecánico, o Taller externo y elige un taller guardado. Para un taller nuevo, escribe su nombre y elige Agregar el nuevo taller.
4. En Fechas y odómetro, ingresa la Fecha de entrada, la Fecha de salida / fecha de servicio y el Odómetro. Deja la Fecha de salida vacía mientras la unidad siga en el taller.
5. En El trabajo, escribe el Resumen del trabajo. Agrega líneas con Agregar mano de obra, Agregar pieza o Agregar otra línea: Cant. por Precio unitario da el monto de la línea. Haz clic en Agregar impuesto por cada impuesto, por ejemplo HST al 13%. El total se suma solo. Si no tienes precios por línea, escribe el total de la factura.
6. En Próximo servicio y notas, ingresa la Fecha del próximo servicio y el Próximo servicio (km) si los sabes. Haz clic en Agregar archivos para adjuntar la factura o fotos: PDF o fotos, hasta 25 MB cada uno, hasta 10 a la vez.
7. Haz clic en Guardar orden de trabajo. Los archivos se suben cuando guardas.

El estado, En el taller y la unidad

Abierto y En progreso ponen la unidad en el taller: su estado cambia solo a Mantenimiento y aparece en la pestaña En el taller. Abre la orden de trabajo y haz clic en Marcar como hecho cuando el trabajo termine. La unidad vuelve a Activo cuando no tiene otra orden de trabajo abierta. Las unidades inactivas nunca se cambian.

Una orden de trabajo guardada directamente como Listo (historial que escribes después), una escaneada o una importada nunca cambia el estado de la unidad y no envía ningún aviso.

Para guardar una cotización, pon Documento en Presupuesto. Un presupuesto nunca está en el taller, no se cuenta en los totales y tiene su propia pestaña Presupuestos.

La Fecha del próximo servicio de la orden de trabajo más reciente de una unidad aparece en el Calendario de Seguridad, con un enlace de vuelta al historial de servicio de la unidad.

Buscar, filtrar y exportar

Pestañas: Todos, En el taller, Presupuestos (cuando tienes alguno) y Eliminado. Los dueños y el personal de seguridad pueden restaurar una orden de trabajo eliminada desde la pestaña Eliminado.

Escribe en Buscar órdenes de trabajo para buscar en el resumen, la factura, la OC, el taller, la unidad y las notas. Haz clic en Filtros para limitar por Tipo de unidad, Empresa, Tipo de mantenimiento, Estado, Dónde (Taller propio o Taller externo), Mecánico, Taller, De y Para, y luego haz clic en Aplicar. Total de esta lista suma la lista filtrada por moneda. Los presupuestos y las órdenes de trabajo eliminadas no se cuentan.

Exportar CSV descarga la lista tal como está filtrada. Los mecánicos la reciben sin las columnas de costos.

Para una sola unidad, haz clic en Historial de servicio en su tarjeta en Camiones, Remolques o Vehículos de la empresa, o elige Historial de esta unidad en el menú Acciones de una orden de trabajo. El encabezado de la unidad muestra su estado, desde cuándo está en el taller y, para los dueños y el personal de seguridad, el costo de los Últimos 12 meses y de Todo el tiempo. Nueva orden de trabajo para esta unidad abre una con la unidad ya puesta.

Configuración, avisos y el Informe de costos

La Configuración (dueño y personal de seguridad) tiene tres partes. Tipos de mantenimiento: oculta los tipos iniciales que no usas, y agrega y renombra los tuyos. Avisos: un aviso en la campana y en el teléfono Cuando se abre una orden de trabajo y Cuando una orden de trabajo está lista (con el total), enviado al dueño y al personal de seguridad, nunca a los mecánicos. Talleres: agrega u oculta talleres externos. Los talleres ocultos se quedan en las órdenes de trabajo viejas. Los mecánicos solo pueden agregar un taller nuevo mientras llenan una orden de trabajo.

Informe de costos abre Costos de mantenimiento: cuánto costaron las órdenes de trabajo listas por mes, por unidad, por tipo de mantenimiento y por taller externo, para Este año, Últimos 12 meses, Año pasado o tus propias fechas. CAD y USD se muestran por separado y nunca se suman. Solo cuentan las órdenes de trabajo listas.

Si el escaneo de documentos está activado para tu flota, Escanear factura arriba en Historial de servicio lee la factura de un taller y la guarda como una orden de trabajo marcada De un documento escaneado. Revisa cada campo contra el papel antes de confirmar.