Zegels aan chauffeurs uitgeven en elk zegelnummer bijhouden

Wie Zegels kan gebruiken

De eigenaar van het bedrijf en medewerkers met toegang tot veiligheid kunnen Zegels openen. De eigenaar vindt het in de zijbalk onder Beheer chauffeurs > Zegels. Medewerkers met toegang tot veiligheid vinden Zegels onder Veiligheidstools.

Zegels aan chauffeurs uitgeven

Open het tabblad Zegels uitgeven. De getallen bovenaan tonen zegels Op voorraad, Bij chauffeurs, Gebruikt en Chauffeurs met weinig zegels.

1. Vink onder 1. Wie krijgt zegels? elke chauffeur aan die zegels moet krijgen. Gebruik Chauffeurs zoeken om iemand te vinden, of klik op Chauffeurs met weinig zegels selecteren om iedereen aan te vinken die op of onder je grens zit, ook chauffeurs zonder zegels. Bij elke chauffeur staat hoeveel zegels hij nu heeft.
2. Stel onder 2. Zegelnummers in Hoeveel zegels per persoon? (1 tot 50). Er verschijnt een vak voor elk zegel, voor elke chauffeur die je aanvinkte.
3. Typ in elk vak één zegelnummer. Druk op Enter om naar het volgende vak te gaan; dat werkt ook met een barcodescanner.
4. Wil je veel vakken tegelijk vullen, plak dan een reeks zoals 1000344-1000353 in het eerste vak. De nummers worden over de volgende vakken verdeeld.
5. Heb je zegels op voorraad geregistreerd, klik dan op Vullen uit voorraad om de lege vakken te vullen met je volgende zegels op nummervolgorde.
6. Controleer de samenvatting onderaan. Een nummer dat twee keer is ingevuld, wordt rood en moet worden verbeterd. Lege vakken worden overgeslagen.
7. Klik op Zegels uitgeven. Je komt op het tabblad Chauffeurs, elke chauffeur krijgt een melding met zijn zegelnummers, en een open verzoek van die chauffeur wordt gesloten.

Verzoeken beantwoorden en zien wie wat heeft

Chauffeurs kunnen vanaf hun telefoon meer zegels aanvragen. Het tabblad Verzoeken toont een rood getal als er verzoeken wachten.

1. Op het tabblad Verzoeken toont elk verzoek de chauffeur, hoeveel zegels hij vroeg, hoeveel hij nu heeft en zijn notitie.
2. Klik op Uitgeven om Zegels uitgeven te openen met die chauffeur en dat aantal al gekozen, typ of vul dan de nummers in en klik op Zegels uitgeven. Klik op Sluiten om een verzoek te sluiten zonder zegels te geven.
3. Het tabblad Chauffeurs toont elke actieve chauffeur, laagste aantal eerst, met Zegels in bezit en Laatst uitgegeven. Chauffeurs op of onder je grens zijn gemarkeerd als laag. Een chauffeur met 0 zegels telt als laag. Klik op Zegels om de zegelnummers van die chauffeur te zien, of op Uitgeven om hem er meer te geven.

Een zegel vinden en de status wijzigen

1. Open het tabblad Alle zegels. Zoek op Zegelnummer of vracht, of filter op status (Op voorraad, Bij chauffeur, Gebruikt, Kwijt, Ongeldig) en op chauffeur, en klik dan op Zoeken.
2. Elke rij toont het Zegelnr., de Huidige status, de Chauffeur, de afgiftedatum en Gebruikt op met de vracht die de chauffeur invulde.
3. Wil je een zegel corrigeren, open dan de lijst Wijzigen… in de rij en kies Gebruikt, Kwijt, Ongeldig of Terug naar voorraad. Terug naar voorraad wist de chauffeur en datums zodat het zegel opnieuw kan worden uitgegeven.
4. Kies je Gebruikt, dan vraagt een vak om Vracht, rit of oplegger (optioneel). Typ de referentie, of laat het leeg, en klik op Oké. Klik op Annuleren om het zegel te laten zoals het was.

Zegels op voorraad en instellingen

De zegels die je ontvangt registreren is optioneel. Dan kan het scherm Zegels uitgeven nummers voor je invullen.

1. Open het tabblad Zegels op voorraad en instellingen.
2. Typ onder Ontvangen zegels toevoegen de doos of zak die je kreeg als reeks (bijvoorbeeld A1001-A1500) of als lijst, en klik dan op Zegels op voorraad toevoegen. Nummers die al geregistreerd zijn, worden overgeslagen.
3. Stel onder Instellingen bij Een chauffeur heeft bijna geen zegels meer bij het aantal zegels in dat een waarschuwing moet geven (standaard 3), en klik dan op Opslaan. Chauffeurs op of onder dit aantal, ook chauffeurs zonder zegels, worden overal voor je gemarkeerd: in het aantal Chauffeurs met weinig zegels, op het tabblad Chauffeurs en bij Chauffeurs met weinig zegels selecteren. Die chauffeurs zien ook een herinnering om meer aan te vragen.

Exporteren en goed om te weten

Klik bovenaan de pagina op Zegellogboek (CSV) om het zegellogboek te downloaden. Op het tabblad Alle zegels volgt het bestand de zoek-, status- en chauffeursfilters op het scherm. Op elk ander tabblad bevat het elk zegel. Elke rij bevat het zegelnummer, de status (Op voorraad, Bij chauffeur, Gebruikt, Kwijt of Ongeldig), de chauffeur, de afgiftedatum, de datum van gebruik of afsluiting, de vracht of rit en de notitie. Het opent in Excel of Google Sheets.

DriverPass geeft geen nummer uit dat al bij een chauffeur is, gebruikt, kwijt of ongeldig is. Gebeurt dat, dan toont de pagina welke nummers het probleem zijn en houdt hij vast wat je hebt getypt.

Het aantal Vrachtwagenzegels op het tabblad Materieel van elke chauffeur past zich vanzelf aan aan de zegels die hij heeft.

Een reeks kan tot 3.000 zegels bevatten, en je kunt tot 3.000 zegels tegelijk uitgeven.