Підготовка до поновлення страхування чи аудиту в «Поновлення і аудити»

Перед початком

«Поновлення і аудити» вмикаються для кожного автопарку окремо. Для вашого автопарку їх вмикає ваш контакт у DriverPass. До того цього розділу в бічному меню не буде.

Після ввімкнення власники автопарків знайдуть його в «Партнери і відповідність» > «Поновлення і аудити». Працівники з доступом до безпеки бачать «Поновлення і аудити» у своєму бічному меню. Для сторінки також треба завершити налаштування компанії й розблокувати функцію відповідності. В обліковому записі лише з SecureTrip вона недоступна.

Створіть справу

1. Відкрийте «Поновлення і аудити». Щоб використати готовий чек-лист, натисніть «Поновлення страхування» або «Підготовка до аудиту», виберіть «Країна», «Провінція, територія або штат» і «Операції», потім натисніть «Підготувати справу» на відповідному шаблоні. Також можна натиснути «Створити справу» вгорі.
2. Введіть «Назва справи», «Мета» й «Кінцевий термін». Додайте «Юрисдикція / регіон», «Номер запиту» й дати «Початок періоду» та «Кінець періоду», якщо їх указано в запиті.
3. У розділі «Записи в області» позначте лише тих водіїв і ту техніку, про які питав брокер чи аудитор. Якщо нічого не позначити, справа охоплює лише загальні документи.
4. Залиште позначку «Почніть із редагованого чек-листа підготовки», якщо потрібні початкові пункти. Це підказки, а не повний список того, що потрібно страховику чи аудитору.
5. Додайте в «Нотатки справи», що саме запитали, потім натисніть «Створити справу».

Зберіть докази й перегляньте їх

Запропоновані докази ніколи не схвалюються самі. Перегляд фіксує рішення вашої команди. Він не означає, що страховик чи аудитор їх прийняв.

1. Відкрийте справу. У розділі «Чек-лист підготовки» натисніть «Додати вимогу», щоб додати все інше з реального запиту.
2. У вимозі натисніть «Знайти наявні докази», щоб шукати серед записів у DriverPass, потім натисніть «Посилання для перегляду» біля відповідного. Або натисніть «Додати документ», щоб завантажити файл PDF, JPG, PNG, CSV, XLSX або DOCX (до 15 MB).
3. Натисніть «Редагувати / переглянути» у вимозі. Перевірте дати, виберіть «Рішення перегляду» («Відкрито / потрібна подальша дія», «Потрібен повторний перегляд», «Переглянуто нашою командою» або «Не застосовується»), додайте «Нотатка перегляду / винятку» й натисніть «Зберегти вимогу».
4. Записуйте запитання аудитора в «Питання аудиторів» («Додати питання»), а виправлення в «Коригувальні дії» («Додати дію»). Укажіть для кожного «Відповідальна особа», «Кінцевий термін» і «Статус», потім натисніть «Зберегти подальшу дію».
5. Коли будете готові, змініть «Статус процесу» в розділі «Прогрес справи» й натисніть «Оновити статус». Для статусу «Завершено» потрібні переглянуті докази й закриті питання та дії.

Скачайте пакет і поділіться з партнером

Натисніть «Підготувати експорт», прочитайте «Фінальний перегляд пакета», потім натисніть «Скачати пакет доказів» або «Скачати звіт для друку». Стороні, яка запитує, нічого не надсилається. Перевірте файли, перш ніж надсилати їх самостійно.

Щоб працювати з брокером чи аудитором, підключеним до вас як партнер, використайте «Співпраця з партнером» у справі: виберіть «Підключений партнер», позначте «Поділитися справою та вкладеннями» й натисніть «Зберегти доступ». Партнер уже має мати доступ до всіх записів справи. Керуйте цим доступом у «Партнери і відповідність».

Якщо банер повідомляє, що деякі прив’язані докази змінилися чи недоступні, перегляньте ці вимоги знову. Зміна кінцевого терміну справи також знову відкриває переглянуті пункти для перевірки дат.