Подготовка к продлению страховки или аудиту в «Продления и аудиты»

Перед началом

«Продления и аудиты» включаются для каждого автопарка отдельно. Для вашего автопарка их включает ваш контакт в DriverPass. До этого раздела в боковом меню не будет.

После включения владельцы автопарков найдут его в «Партнёры и соответствие» > «Продления и аудиты». Сотрудники с доступом к безопасности видят «Продления и аудиты» в своём боковом меню. Для страницы также нужно завершить настройку компании и разблокировать функцию соответствия. В аккаунте только с SecureTrip она недоступна.

Создайте дело

1. Откройте «Продления и аудиты». Чтобы использовать готовый чек-лист, нажмите «Продление страховки» или «Подготовка к аудиту», выберите «Страна», «Провинция, территория или штат» и «Операции», затем нажмите «Подготовить дело» на подходящем шаблоне. Также можно нажать «Создать дело» вверху.
2. Введите «Название дела», «Цель» и «Крайний срок». Добавьте «Юрисдикция / регион», «Номер запроса» и даты «Начало периода» и «Конец периода», если они указаны в запросе.
3. В разделе «Записи в охвате» отметьте только тех водителей и ту технику, о которых спрашивал брокер или аудитор. Если ничего не отметить, дело охватывает только общие документы.
4. Оставьте отметку «Начать с редактируемого чек-листа подготовки», если нужны начальные пункты. Это подсказки, а не полный список того, что нужно страховщику или аудитору.
5. Добавьте в «Заметки дела», что именно запросили, затем нажмите «Создать дело».

Соберите материалы и проверьте их

Предложенные материалы никогда не одобряются сами. Проверка фиксирует решение вашей команды. Она не означает, что страховщик или аудитор их принял.

1. Откройте дело. В разделе «Чек-лист подготовки» нажмите «Добавить требование», чтобы добавить всё остальное из реального запроса.
2. В требовании нажмите «Найти имеющиеся материалы», чтобы искать среди записей в DriverPass, затем нажмите «Ссылка для проверки» у подходящей. Или нажмите «Прикрепить документ», чтобы загрузить файл PDF, JPG, PNG, CSV, XLSX или DOCX (до 15 MB).
3. Нажмите «Изменить / проверить» в требовании. Проверьте даты, выберите «Решение по проверке» («Открыто / нужна доработка», «Нужна повторная проверка», «Проверено нашей командой» или «Неприменимо»), добавьте «Заметка проверки / исключения» и нажмите «Сохранить требование».
4. Записывайте вопросы аудитора в «Вопросы аудитора» («Добавить вопрос»), а исправления в «Корректирующие действия» («Добавить действие»). Укажите для каждого «Ответственное лицо», «Крайний срок» и «Статус», затем нажмите «Сохранить доработку».
5. Когда будете готовы, измените «Статус процесса» в разделе «Прогресс дела» и нажмите «Обновить статус». Для статуса «Завершено» нужны проверенные материалы и закрытые вопросы и действия.

Скачайте пакет и поделитесь с партнёром

Нажмите «Подготовить экспорт», прочитайте «Итоговая проверка пакета», затем нажмите «Скачать пакет материалов» или «Скачать отчёт для печати». Запрашивающей стороне ничего не отправляется. Проверьте файлы, прежде чем отправлять их самостоятельно.

Чтобы работать с брокером или аудитором, подключённым к вам как партнёр, используйте «Совместная работа с партнёром» в деле: выберите «Подключённый партнёр», отметьте «Поделиться делом и вложениями» и нажмите «Сохранить доступ». У партнёра уже должен быть доступ ко всем записям дела. Управляйте этим доступом в «Партнёры и соответствие».

Если баннер сообщает, что некоторые привязанные материалы изменились или недоступны, проверьте эти требования снова. Изменение крайнего срока дела также снова открывает проверенные пункты для проверки дат.