Przygotuj odnowienie ubezpieczenia lub audyt w „Odnowieniach i audytach”

Zanim zaczniesz

„Odnowienia i audyty” są włączane dla każdej floty osobno. Włącza je dla twojej floty twoja osoba kontaktowa w DriverPass. Do tego czasu nie zobaczysz tej pozycji na pasku bocznym.

Po włączeniu właściciele flot znajdą ją w „Partnerzy i zgodność” > „Odnowienia i audyty”. Personel z dostępem do bezpieczeństwa widzi „Odnowienia i audyty” na własnym pasku bocznym. Strona wymaga też ukończonej konfiguracji firmy i odblokowanej funkcji zgodności. Nie jest dostępna na koncie tylko z SecureTrip.

Utwórz sprawę

1. Otwórz „Odnowienia i audyty”. Aby użyć gotowej listy kontrolnej, kliknij „Odnowienia ubezpieczenia” lub „Przygotowanie do audytu”, wybierz „Kraj”, prowincję, terytorium lub stan oraz „Operacje”, a potem kliknij „Przygotuj sprawę” przy pasującym szablonie. Możesz też kliknąć „Utwórz sprawę” u góry.
2. Wpisz „Tytuł sprawy”, „Cel” i „Ostateczny termin”. Dodaj „Jurysdykcja / region”, „Numer referencyjny prośby” oraz daty „Początek okresu” i „Koniec okresu”, jeśli prośba je podaje.
3. W sekcji „Dokumentacja w zakresie” zaznacz tylko kierowców i sprzęt, o które pytał broker lub audytor. Jeśli nic nie zaznaczysz, sprawa obejmuje tylko dokumenty ogólne.
4. Zostaw zaznaczone „Zacznij od edytowalnej listy kontrolnej przygotowania”, jeśli chcesz mieć pozycje startowe. To podpowiedzi, a nie pełna lista tego, czego potrzebuje ubezpieczyciel lub audytor.
5. Dodaj „Notatki sprawy” o tym, o co poproszono, a potem kliknij „Utwórz sprawę”.

Zbierz dowody i je zweryfikuj

Sugerowane dowody nigdy nie są zatwierdzane automatycznie. Weryfikacja zapisuje decyzję twojego zespołu. Nie oznacza, że ubezpieczyciel lub audytor je zaakceptował.

1. Otwórz sprawę. W sekcji „Lista kontrolna przygotowania” kliknij „Dodaj wymóg”, aby dodać cokolwiek innego z faktycznej prośby.
2. Przy wymogu kliknij „Znajdź istniejące dowody”, aby przeszukać dokumenty już zapisane w DriverPass, a potem kliknij „Link do weryfikacji” przy właściwym. Albo kliknij „Dołącz dokument”, aby przesłać plik PDF, JPG, PNG, CSV, XLSX lub DOCX (do 15 MB).
3. Kliknij „Edytuj / sprawdź” przy wymogu. Sprawdź daty, wybierz „Decyzję weryfikacji” („Otwarte / potrzebne działanie następcze”, „Wymaga ponownej weryfikacji”, „Sprawdzone przez nasz zespół” lub „Nie dotyczy”), dodaj „Notatkę weryfikacji / wyjątku” i kliknij „Zapisz wymóg”.
4. Zapisuj pytania audytora w sekcji „Pytania audytora” („Dodaj pytanie”), a poprawki w sekcji „Działania naprawcze” („Dodaj działanie”). Każdemu przypisz „Osobę odpowiedzialną”, „Ostateczny termin” i „Status”, a potem kliknij „Zapisz działanie następcze”.
5. Gdy wszystko gotowe, zmień „Status procesu” w sekcji „Postęp sprawy” i kliknij „Aktualizuj status”. Status „Ukończono” wymaga zweryfikowanych dowodów oraz rozwiązanych pytań i działań.

Pobierz pakiet i udostępnij partnerowi

Kliknij „Przygotuj eksport”, przeczytaj „Końcową weryfikację pakietu”, a potem kliknij „Pobierz pakiet dowodów” lub „Pobierz raport do druku”. Nic nie jest wysyłane do proszącego. Przejrzyj pliki, zanim wyślesz je samodzielnie.

Aby pracować z brokerem lub audytorem połączonym z tobą jako partner, użyj „Współpracy z partnerem” w sprawie: wybierz „Połączonego partnera”, zaznacz „Udostępnij sprawę i załączniki” i kliknij „Zapisz udostępnianie”. Partner musi już mieć dostęp do każdego dokumentu w sprawie. Tym dostępem zarządzasz w „Partnerzy i zgodność”.

Jeśli baner informuje, że część powiązanych dowodów się zmieniła lub jest niedostępna, ponownie zweryfikuj te wymogi. Zmiana ostatecznego terminu sprawy też ponownie otwiera zweryfikowane pozycje do sprawdzenia dat.