Een verzekeringsverlenging of audit voorbereiden met Verlengingen en audits

Voordat je begint

Verlengingen en audits wordt per bedrijf aangezet. Je contactpersoon bij DriverPass zet het aan voor je bedrijf. Tot dan zie je het niet in de zijbalk.

Staat het aan, dan vinden eigenaren het onder Partners en naleving > Verlengingen en audits. Medewerkers met toegang tot veiligheid zien Verlengingen en audits in hun eigen zijbalk. De pagina vereist ook dat het instellen van je bedrijf is afgerond en dat de compliancefunctie is vrijgegeven. Op een account met alleen SecureTrip is hij niet beschikbaar.

Een dossier aanmaken

1. Open Verlengingen en audits. Wil je een startchecklist gebruiken, klik dan op Verzekeringsverlengingen of Auditvoorbereiding, kies het Land, de Provincie, territorium of staat en de Operaties, en klik dan op Dossier voorbereiden bij de starter die past. Je kunt ook bovenaan op Dossier aanmaken klikken.
2. Vul de Dossiertitel, het Doel en de Uiterste datum in. Voeg de Jurisdictie / regio, de Referentie van de aanvraag en de datums Start periode en Einde periode toe als het verzoek die noemt.
3. Vink onder Gegevens in bereik alleen de chauffeurs en het materieel aan waar de makelaar of auditor om vroeg. Vink je niets aan, dan geldt het dossier alleen voor algemene documenten.
4. Laat Begin met een bewerkbare voorbereidingschecklist aangevinkt als je startitems wilt. Het zijn geheugensteuntjes, geen volledige lijst van wat je verzekeraar of auditor nodig heeft.
5. Voeg Dossiernotities toe over wat er werd gevraagd en klik dan op Dossier aanmaken.

Het bewijs verzamelen en beoordelen

Voorgesteld bewijs wordt nooit vanzelf goedgekeurd. Een beoordeling legt de beslissing van je team vast. Het betekent niet dat de verzekeraar of auditor het heeft geaccepteerd.

1. Open het dossier. Klik onder Voorbereidingschecklist op Vereiste toevoegen om iets anders uit het echte verzoek toe te voegen.
2. Klik bij een vereiste op Bestaand bewijs zoeken om gegevens te zoeken die al in DriverPass staan, en klik dan bij het juiste op Koppelen ter beoordeling. Of klik op Document bijvoegen om een PDF-, JPG-, PNG-, CSV-, XLSX- of DOCX-bestand (tot 15 MB) te uploaden.
3. Klik bij de vereiste op Bewerken / beoordelen. Controleer de datums, kies een Beoordelingsbesluit (Open / opvolging nodig, Moet opnieuw worden beoordeeld, Beoordeeld door ons team of Niet van toepassing), voeg een Notitie bij beoordeling / uitzondering toe en klik op Vereiste opslaan.
4. Leg vast wat de auditor vraagt onder Vragen van de auditor (Vraag toevoegen) en de verbeteringen onder Corrigerende acties (Actie toevoegen). Geef elk een Verantwoordelijke, een Uiterste datum en een Huidige status, en klik dan op Opvolging opslaan.
5. Ben je klaar, wijzig dan de Workflowstatus onder Voortgang van het dossier en klik op Status bijwerken. Afgerond vereist beoordeeld bewijs en opgeloste vragen en acties.

Het pakket downloaden en delen met een partner

Klik op Export voorbereiden, lees de Eindcontrole van het pakket en klik dan op Bewijspakket downloaden of Afdrukbaar rapport downloaden. Er wordt niets naar de aanvrager gestuurd. Controleer de bestanden voordat je ze zelf verstuurt.

Wil je samenwerken met een makelaar of auditor die als partner met je is verbonden, gebruik dan Samenwerking met partner in het dossier: kies de Gekoppelde partner, vink Dossier en bijlagen delen aan en klik op Delen opslaan. De partner moet al toegang hebben tot elk gegeven in het dossier. Die toegang beheer je in Partners en naleving.

Zegt een banner dat sommig gekoppeld bewijs is gewijzigd of niet beschikbaar is, beoordeel die vereisten dan opnieuw. Verander je de uiterste datum van het dossier, dan gaan beoordeelde items ook weer open voor een datumcontrole.