Préparer un renouvellement d'assurance ou un audit avec Renouvellements et audits

Avant de commencer

Renouvellements et audits est activé une flotte à la fois. Votre contact DriverPass l'active pour votre flotte. D'ici là, vous ne le verrez pas dans la barre latérale.

Une fois activé, les propriétaires de flotte le trouvent sous Partenaires et conformité > Renouvellements et audits. Le personnel ayant l'accès sécurité voit Renouvellements et audits dans sa propre barre latérale. La page demande aussi que la configuration de votre entreprise soit terminée et que la fonction de conformité soit déverrouillée. Elle n'est pas offerte sur un compte SecureTrip seulement.

Créer un dossier

1. Ouvrez Renouvellements et audits. Pour utiliser une liste de départ, cliquez sur Renouvellements d'assurance ou Préparation d'audit, choisissez le Pays, la Province, territoire ou État et les Opérations, puis cliquez sur Préparer le dossier sur le modèle qui convient. Vous pouvez aussi cliquer sur Créer un dossier en haut.
2. Entrez le Titre du dossier, l'Objet et l'Échéance. Ajoutez le Territoire / région, la Référence de la demande et les dates Début de la période et Fin de la période si la demande les donne.
3. Sous Enregistrements dans la portée, cochez seulement les chauffeurs et l'équipement que le courtier ou l'auditeur a demandés. Si vous ne cochez rien, le dossier couvre seulement les documents généraux.
4. Laissez cochée Commencer avec une liste de préparation modifiable si vous voulez des éléments de départ. Ce sont des pistes, pas la liste complète de ce dont votre assureur ou votre auditeur a besoin.
5. Ajoutez des Notes du dossier sur ce qui a été demandé, puis cliquez sur Créer le dossier.

Monter les preuves et les examiner

Une preuve suggérée n'est jamais approuvée toute seule. Un examen inscrit la décision de votre équipe. Il ne veut pas dire que l'assureur ou l'auditeur l'a acceptée.

1. Ouvrez le dossier. Sous Liste de préparation, cliquez sur Ajouter une exigence pour ajouter tout autre élément de la vraie demande.
2. Sur une exigence, cliquez sur Trouver une preuve existante pour chercher dans les dossiers déjà dans DriverPass, puis cliquez sur Lier pour examen sur le bon. Ou cliquez sur Joindre un document pour téléverser un fichier PDF, JPG, PNG, CSV, XLSX ou DOCX (jusqu'à 15 Mo).
3. Cliquez sur Modifier / examiner sur l'exigence. Vérifiez les dates, choisissez une Décision d'examen (Ouvert / suivi requis, À examiner de nouveau, Examiné par notre équipe ou Sans objet), ajoutez une Note d'examen / d'exception et cliquez sur Enregistrer l'exigence.
4. Inscrivez ce que l'auditeur demande sous Questions de l'auditeur (Ajouter une question) et les corrections sous Mesures correctives (Ajouter une mesure). Donnez à chacune une Personne responsable, une Échéance et un Statut, puis cliquez sur Enregistrer le suivi.
5. Quand vous êtes prêt, changez État du flux sous Progression du dossier et cliquez sur Mettre à jour l'état. Complété demande des preuves examinées et des questions et mesures réglées.

Télécharger le paquet et partager avec un partenaire

Cliquez sur Préparer l'export, lisez la Revue finale du paquet, puis cliquez sur Télécharger le paquet de preuves ou Télécharger le rapport imprimable. Rien n'est envoyé au demandeur. Vérifiez les fichiers avant de les envoyer vous-même.

Pour travailler avec un courtier ou un auditeur connecté à vous comme partenaire, utilisez Collaboration du partenaire dans le dossier : choisissez le Partenaire connecté, cochez Partager le dossier et les pièces jointes et cliquez sur Enregistrer le partage. Le partenaire doit déjà avoir accès à chaque dossier du cas. Gérez cet accès dans Partenaires et conformité.

Si une bannière indique que certaines preuves liées ont changé ou ne sont plus disponibles, examinez de nouveau ces exigences. Changer l'échéance du dossier rouvre aussi les éléments examinés pour une vérification des dates.