تجهيز تجديد تأمين أو تدقيق عبر التجديدات والتدقيق
أنشئ حالة لطلب تجديد من الوسيط أو لإشعار تدقيق، وابنِ قائمة تحقق، واربط سجلات لديك بالفعل في DriverPass، وسجّل مراجعتك ونزّل حزمة مؤرخة.
قبل البدء
تُفعَّل التجديدات والتدقيق لكل أسطول على حدة. يفعّلها مسؤول التواصل لديك في DriverPass لأسطولك. وحتى ذلك الحين لن تراها في الشريط الجانبي.
بعد التفعيل، يجدها أصحاب الأساطيل تحت الشركاء والامتثال > التجديدات والتدقيق. ويرى الموظفون الذين لديهم صلاحية السلامة التجديدات والتدقيق في شريطهم الجانبي. تحتاج الصفحة أيضًا إلى اكتمال إعداد شركتك وفتح ميزة الامتثال. وهي غير متاحة في حساب SecureTrip فقط.
إنشاء حالة
- افتح التجديدات والتدقيق. لاستخدام قائمة تحقق جاهزة، اضغط على تجديدات التأمين أو إعداد التدقيق، واختر الدولة والمقاطعة أو الإقليم أو الولاية والعمليات، ثم اضغط على إعداد الحالة في القائمة المناسبة. يمكنك أيضًا الضغط على إنشاء حالة في الأعلى.
- أدخل عنوان الحالة والغرض والموعد النهائي. أضف الاختصاص / المنطقة ومرجع الطلب وتاريخي بداية الفترة ونهاية الفترة إذا وردت في الطلب.
- تحت السجلات ضمن النطاق، حدّد فقط السائقين والمعدات التي سأل عنها الوسيط أو المدقق. إذا لم تحدد شيئًا، تغطي الحالة المستندات العامة فقط.
- اترك ابدأ بقائمة تحقق قابلة للتعديل للإعداد محددًا إذا أردت عناصر جاهزة. هي تذكيرات، وليست قائمة كاملة بما يحتاجه المؤمّن أو المدقق.
- أضف ملاحظات الحالة عمّا طُلب، ثم اضغط على إنشاء حالة.
بناء الأدلة ومراجعتها
الأدلة المقترحة لا تُعتمد أبدًا من تلقاء نفسها. المراجعة تسجّل قرار فريقك. ولا تعني أن المؤمّن أو المدقق قبلها.
- افتح الحالة. تحت قائمة التحقق للإعداد، اضغط على إضافة متطلب لإضافة أي شيء آخر من الطلب الفعلي.
- في متطلب، اضغط على البحث عن أدلة موجودة للبحث في السجلات الموجودة في DriverPass، ثم اضغط على ربط للمراجعة في السجل المناسب. أو اضغط على إرفاق مستند لرفع ملف PDF أو JPG أو PNG أو CSV أو XLSX أو DOCX (حتى 15 MB).
- اضغط على تعديل / مراجعة في المتطلب. تحقّق من التواريخ، واختر قرار المراجعة (مفتوح / المتابعة مطلوبة، بحاجة إلى مراجعة مرة أخرى، راجعه فريقنا أو لا ينطبق)، وأضف ملاحظة المراجعة / الاستثناء واضغط على حفظ المتطلب.
- سجّل ما يسأله المدقق تحت أسئلة المدقق (إضافة سؤال) والإصلاحات تحت إجراءات تصحيحية (إضافة إجراء). حدّد لكل منها الشخص المسؤول والموعد النهائي والحالة، ثم اضغط على حفظ المتابعة.
- عندما تكون جاهزًا، غيّر حالة سير العمل تحت تقدّم الحالة واضغط على تحديث الحالة. تتطلب حالة مكتمل أدلة تمت مراجعتها وأسئلة وإجراءات محلولة.
تنزيل الحزمة والمشاركة مع شريك
اضغط على إعداد التصدير، واقرأ المراجعة النهائية للحزمة، ثم اضغط على تنزيل حزمة الأدلة أو تنزيل تقرير قابل للطباعة. لا يُرسل شيء إلى صاحب الطلب. راجع الملفات قبل أن ترسلها بنفسك.
للعمل مع وسيط أو مدقق متصل بك كشريك، استخدم تعاون الشريك في الحالة: اختر الشريك المتصل، وحدّد مشاركة الحالة والمرفقات واضغط على حفظ المشاركة. يجب أن يكون لدى الشريك وصول مسبق إلى كل سجل في الحالة. أدر هذا الوصول في الشركاء والامتثال.
إذا ظهر شريط يفيد بأن بعض الأدلة المرتبطة تغيّرت أو لم تعد متاحة، فراجع تلك المتطلبات مرة أخرى. تغيير الموعد النهائي للحالة يعيد فتح العناصر التي تمت مراجعتها للتحقق من التواريخ.