নবায়ন ও অডিট দিয়ে বিমা নবায়ন বা অডিটের প্রস্তুতি নিন
ব্রোকারের নবায়ন অনুরোধ বা অডিট নোটিশের জন্য একটি কেস তৈরি করুন, চেকলিস্ট বানান, DriverPass-এ আগে থেকে থাকা রেকর্ড যুক্ত করুন, আপনার পর্যালোচনা লিখুন আর তারিখসহ একটি প্যাকেজ ডাউনলোড করুন।
শুরু করার আগে
নবায়ন ও অডিট একবারে একটি ফ্লিটের জন্য চালু করা হয়। আপনার DriverPass যোগাযোগকারী আপনার ফ্লিটের জন্য এটি চালু করেন। ততক্ষণ সাইডবারে এটি দেখবেন না।
চালু হলে ফ্লিট মালিকরা এটি পান পার্টনার ও কমপ্লায়েন্স > নবায়ন ও অডিট-এ। নিরাপত্তা অ্যাক্সেস থাকা স্টাফ নিজেদের সাইডবারে নবায়ন ও অডিট দেখেন। এই পাতার জন্য আপনার কোম্পানির সেটআপ শেষ হওয়া আর কমপ্লায়েন্স ফিচার খোলা থাকাও দরকার। শুধু SecureTrip অ্যাকাউন্টে এটি পাওয়া যায় না।
একটি কেস তৈরি করুন
- নবায়ন ও অডিট খুলুন। শুরুর চেকলিস্ট ব্যবহার করতে বিমা নবায়ন বা অডিট প্রস্তুতি-তে ক্লিক করুন, দেশ, প্রদেশ, টেরিটরি বা রাজ্য আর অপারেশনস বেছে নিন, তারপর মানানসই শুরুর চেকলিস্টে কেস প্রস্তুত করুন-এ ক্লিক করুন। উপরে একটি কেস তৈরি করুন-এও ক্লিক করতে পারেন।
- কেসের শিরোনাম, উদ্দেশ্য আর শেষ তারিখ লিখুন। অনুরোধে দেওয়া থাকলে জুরিসডিকশন / অঞ্চল, অনুরোধের রেফারেন্স আর সময়কাল শুরু ও সময়কাল শেষ তারিখ যোগ করুন।
- আওতায় থাকা রেকর্ড অংশে শুধু সেই ড্রাইভার আর ইকুইপমেন্টে টিক দিন যেগুলো নিয়ে ব্রোকার বা অডিটর জিজ্ঞেস করেছেন। কিছুতে টিক না দিলে কেসে শুধু সাধারণ ডকুমেন্ট থাকে।
- শুরুর আইটেম চাইলে এডিট করা যায় এমন প্রস্তুতির চেকলিস্ট দিয়ে শুরু করুন-এ টিক রেখে দিন। এগুলো মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য, আপনার বিমা কোম্পানি বা অডিটরের যা যা লাগে তার পূর্ণ তালিকা নয়।
- কী চাওয়া হয়েছে তা নিয়ে কেস নোট যোগ করুন, তারপর কেস তৈরি করুন-এ ক্লিক করুন।
প্রমাণ তৈরি করুন আর পর্যালোচনা করুন
প্রস্তাবিত প্রমাণ কখনও নিজে থেকে অনুমোদিত হয় না। পর্যালোচনা আপনার টিমের সিদ্ধান্ত রেকর্ড করে। এর মানে এই নয় যে বিমা কোম্পানি বা অডিটর তা গ্রহণ করেছেন।
- কেসটি খুলুন। প্রস্তুতির চেকলিস্ট অংশে আসল অনুরোধ থেকে অন্য কিছু যোগ করতে একটি প্রয়োজনীয়তা যোগ করুন-এ ক্লিক করুন।
- কোনো প্রয়োজনীয়তায় DriverPass-এ আগে থেকে থাকা রেকর্ড খুঁজতে আগের প্রমাণ খুঁজুন-এ ক্লিক করুন, তারপর সঠিকটিতে পর্যালোচনার লিংক-এ ক্লিক করুন। অথবা PDF, JPG, PNG, CSV, XLSX বা DOCX ফাইল (15 MB পর্যন্ত) আপলোড করতে ডকুমেন্ট সংযুক্ত করুন-এ ক্লিক করুন।
- প্রয়োজনীয়তায় এডিট / পর্যালোচনা-তে ক্লিক করুন। তারিখগুলো দেখে নিন, একটি পর্যালোচনার সিদ্ধান্ত বেছে নিন (খোলা / ফলো-আপ দরকার, আবার পর্যালোচনা দরকার, আমাদের টিম পর্যালোচনা করেছে বা প্রযোজ্য নয়), পর্যালোচনা / ব্যতিক্রম নোট যোগ করে শর্ত সেভ করুন-এ ক্লিক করুন।
- অডিটর যা জিজ্ঞেস করেন তা অডিটরের প্রশ্ন (প্রশ্ন যোগ করুন) অংশে আর সংশোধনগুলো সংশোধনী পদক্ষেপ (অ্যাকশন যোগ করুন) অংশে লিখুন। প্রতিটিকে একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, শেষ তারিখ আর স্ট্যাটাস দিন, তারপর ফলো-আপ সেভ করুন-এ ক্লিক করুন।
- প্রস্তুত হলে কেসের অগ্রগতি অংশে ওয়ার্কফ্লো স্ট্যাটাস বদলে স্ট্যাটাস আপডেট করুন-এ ক্লিক করুন। সম্পন্ন-এর জন্য পর্যালোচিত প্রমাণ আর সমাধান হওয়া প্রশ্ন ও পদক্ষেপ লাগে।
প্যাকেজ ডাউনলোড করুন আর পার্টনারের সাথে শেয়ার করুন
এক্সপোর্ট প্রস্তুত করুন-এ ক্লিক করুন, চূড়ান্ত প্যাকেজ পর্যালোচনা পড়ুন, তারপর প্রমাণের প্যাকেজ ডাউনলোড করুন বা প্রিন্টযোগ্য রিপোর্ট ডাউনলোড করুন-এ ক্লিক করুন। অনুরোধকারীর কাছে কিছুই পাঠানো হয় না। নিজে পাঠানোর আগে ফাইলগুলো দেখে নিন।
পার্টনার হিসেবে আপনার সাথে যুক্ত কোনো ব্রোকার বা অডিটরের সাথে কাজ করতে কেসের পার্টনার সহযোগিতা ব্যবহার করুন: যুক্ত পার্টনার বেছে নিন, কেস ও অ্যাটাচমেন্ট শেয়ার করুন-এ টিক দিয়ে শেয়ার সেভ করুন-এ ক্লিক করুন। কেসের প্রতিটি রেকর্ডে পার্টনারের আগে থেকেই অ্যাক্সেস থাকতে হবে। সেই অ্যাক্সেস পার্টনার ও কমপ্লায়েন্স-এ সামলান।
কোনো ব্যানারে লেখা থাকলে যে যুক্ত কোনো প্রমাণ বদলেছে বা পাওয়া যাচ্ছে না, সেই প্রয়োজনীয়তাগুলো আবার পর্যালোচনা করুন। কেসের শেষ তারিখ বদলালেও পর্যালোচিত আইটেমগুলো তারিখ মিলিয়ে দেখার জন্য আবার খুলে যায়।
জানানোর জন্য ধন্যবাদ।
এর জন্য দুঃখিত। আমাদের সাপোর্ট টিম সাহায্য করতে পারে। সাপোর্টে যোগাযোগ