Thiết bị đã cấp và thẻ nhiên liệu

Tìm ở đâu và ai được dùng

Ở thanh bên, mở Thiết bị > Thiết bị đã cấp. Nhân viên có quyền an toàn tìm thấy trong mục Thiết bị của họ. Chủ đội xe và nhân viên an toàn thêm, cấp phát và thu hồi món đồ. Nhân viên bảo dưỡng có thể xem ai đang giữ món nào, chỉ được xem.

Mỗi tab là một loại món đồ: thẻ nhiên liệu trước, sau đó là các loại khác của bạn, rồi đến Tất cả món đồ. Các loại lấy từ Trung tâm điều khiển, Hạng mục thiết bị. Thêm một loại ở đó, ví dụ Điện thoại hoặc Thiết bị thu phí, và loại đó sẽ có tab riêng ở đây. Niêm phong xe tải có trang Niêm phong riêng.

Thêm món đồ, một hoặc nhiều

1. Bấm Thêm món đồ.
2. Trong Số lượng, chọn Một món, hoặc Nhiều món cùng lúc để thêm cả hộp thẻ hoặc chìa khóa một lần.
3. Chọn Loại món đồ. Với một món, nhập Số (số thẻ, thẻ chìa khóa, số sê-ri hoặc IMEI) và, nếu muốn, một Nhãn như Dự phòng 2. Với nhiều món, nhập các số, mỗi dòng một số, tối đa 500. Số đã ghi nhận sẽ được bỏ qua.
4. Với thẻ nhiên liệu, điền Thông tin thẻ: Nhà cung cấp (chọn một hoặc nhập tên mới để thêm), Loại thẻ, Email của thẻ, Hạn mức sử dụng kèm kỳ hạn, và Địa điểm được phép dùng. Mã PIN không bao giờ được lưu trong DriverPass, nên cũng đừng ghi vào phần ghi chú.
5. Trong Ngày và xe, thêm Ngày kích hoạt và Ngày hết hạn và, với một món, Xe đi kèm. Thêm Ghi chú nếu cần.
6. Với một món, bạn có thể giao ngay: trong Cấp ngay (không bắt buộc), chọn Tài xế và Ngày cấp.
7. Bấm Lưu. Món đồ mới ở trạng thái Trong kho cho đến khi bạn cấp phát.

Nhà cung cấp thẻ nhiên liệu

Mở tab Nhà cung cấp thẻ nhiên liệu để lưu các công ty phát hành thẻ của bạn, kèm Số tài khoản, Tên liên hệ, Điện thoại, Email và Trang web. Bấm Thêm nhà cung cấp để thêm mới, hoặc Sửa để thay đổi. Bấm Ẩn với nhà cung cấp bạn không còn dùng: nhà cung cấp đó vẫn nằm trên thẻ cũ nhưng không hiện cho thẻ mới.

Cấp món đồ cho nhiều tài xế cùng lúc

1. Bấm Cấp phát thiết bị. Bạn cũng có thể bắt đầu từ hồ sơ tài xế, hoặc từ Cấp phát trong menu của một món đồ đang trong kho.
2. Trong Tài xế, nhập tên, email hoặc ID tài xế và chọn từng tài xế. Chọn bao nhiêu tài xế cũng được; mỗi người có một ô riêng bên dưới.
3. Đặt Ngày cấp và, nếu muốn, một Ghi chú như ngày định hướng.
4. Để giao cho mọi người cùng một loại món đồ, chọn loại trong Phát cho mỗi tài xế một món và bấm Thêm mỗi người một món từ kho. Các món tiếp theo trong kho sẽ được điền cho từng tài xế, và số còn trong kho hiện bên cạnh.
5. Hoặc trong ô của một tài xế, bấm Thêm mục, chọn Loại món đồ, rồi chọn Hạng mục: tìm trong các món đang trong kho, hoặc nhập số mới để vừa thêm vừa cấp luôn. Chọn Xe (không bắt buộc) nếu món đồ đi kèm một xe.
6. Bấm Cấp phát. Mọi thứ được cấp cùng lúc, và mỗi tài xế nhận một thông báo liệt kê những gì họ đã nhận.

Thu hồi, chuyển, báo mất hoặc hư hỏng

1. Để thu hồi món đồ, bấm Trả lại. Chọn Tài xế (chỉ liệt kê tài xế đang giữ món đồ), bỏ đánh dấu những món họ được giữ lại, đặt Ngày trả và Tình trạng (Tốt, đưa về kho, hoặc Hư hỏng), rồi bấm Thu hồi. Mỗi tài xế nhận một thông báo.
2. Để chuyển một món đồ cho tài xế khác, mở menu của món đó và bấm Chuyển cho tài xế khác. Chọn Tài xế mới, Ngày và, nếu cần, Xe, rồi bấm Chuyển.
3. Nếu món đồ bị mất hoặc bị hỏng, mở menu của nó và bấm Đánh dấu bị mất hoặc Đánh dấu hư hỏng. Chủ đội xe và nhân viên an toàn nhận thông báo. Đánh dấu đã hủy hoặc Đánh dấu hết hạn sẽ ngăn món đó được cấp lại. Đưa về kho làm món đồ dùng được trở lại.
4. Bấm Xem và lịch sử trong menu để xem mọi thay đổi: ai đã giữ món đồ, khi nào được cấp, trả lại hoặc chuyển, và ai đã làm.
5. Xóa sẽ gỡ một món đồ chưa được cấp. Lịch sử vẫn được giữ, và bạn có thể lấy lại từ nút lọc Đã xóa bằng Khôi phục.

Số thẻ nhiên liệu được ẩn

Số thẻ nhiên liệu chỉ hiện 4 số cuối (ví dụ •••• 1234) trong danh sách, trên món đồ, trong Cấp phát thiết bị, trên hồ sơ tài xế, trong tệp CSV xuất ra, trong thông báo và trong Miles. Chìa khóa, điện thoại và các món khác hiện đầy đủ số.

Chủ đội xe và nhân viên an toàn có thể bấm Hiện số trên món đồ để xem toàn bộ số thẻ. Mỗi lần xem đều được ghi vào lịch sử của món đồ, kèm ai xem và khi nào. Nhân viên bảo dưỡng và tài xế không bao giờ xem được số thẻ đầy đủ.

1. Để tìm một thẻ, tìm theo 4 số cuối hoặc nhập toàn bộ số thẻ. Nhập một phần số ở giữa thẻ sẽ không tìm thấy gì.
2. Để cấp một thẻ đang trong kho, bạn cũng có thể nhập toàn bộ số thẻ vào ô Hạng mục: DriverPass sẽ tìm thẻ đó. Số chưa được ghi nhận sẽ được thêm và cấp luôn.
3. Khi sửa thẻ nhiên liệu, để trống ô Số để giữ số thẻ. Chỉ nhập số mới khi muốn thay.

Tìm món đồ và lời nhắc hết hạn

Mọi món đồ có Ngày hết hạn đều được kiểm tra hằng ngày. Chủ đội xe và nhân viên an toàn nhận lời nhắc 30 ngày trước, 7 ngày trước và vào đúng ngày hết hạn. Món đồ bị mất, hư hỏng, đã hủy, đã xóa hoặc đã đánh dấu hết hạn sẽ không có lời nhắc.

1. Các nút lọc phía trên danh sách đếm món đồ theo trạng thái, như Trong kho, Đã cấp và Đã trả lại. Bấm vào một nút để chỉ xem các món đó.
2. Tìm theo số, tài xế, xe, nhà cung cấp hoặc ghi chú, hoặc chọn một tài xế.
3. Bấm Bộ lọc để lọc theo Xe, Nhà cung cấp, Công ty, Ngày hết hạn (Hết hạn trong vòng 30, 60 hoặc 90 ngày, hoặc Đã hết hạn) và Sắp xếp theo.

Nhập và xuất tệp CSV

1. Bấm Nhập CSV để đưa vào nhiều thẻ hoặc thiết bị từ bảng tính đã lưu thành CSV. Bấm Tải mẫu xuống để xem các cột: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status và Notes.
2. Driver có thể là email, ID tài xế hoặc họ tên đầy đủ của tài xế. Vehicle là số xe. Tài xế và xe không tìm thấy sẽ được liệt kê, không bao giờ bị đoán.
3. Chọn Loại cho các dòng không có Type, và chọn cách xử lý Dòng không tìm thấy tài xế hoặc xe: Nhập nhưng bỏ phần đó, hoặc Bỏ qua các dòng đó.
4. Chọn tệp CSV và bấm Xem trước. Kiểm tra những gì sẽ được thêm, bỏ qua hoặc không nhập, rồi bấm Nhập.
5. Bấm Xuất CSV để tải xuống các món đồ bạn đang xem, theo bộ lọc của bạn. Số thẻ nhiên liệu vẫn được ẩn trong tệp (4 số cuối), nên khi nhập lại cần có số đầy đủ.

Trên hồ sơ tài xế, và cho nhân viên bảo dưỡng

Mở hồ sơ tài xế và tab Thiết bị. Món đồ có số liệt kê những gì tài xế đang giữ, mỗi món có Trả lại và Chuyển. Bấm Cấp phát thiết bị để giao thêm, hoặc Mở Thiết bị đã cấp để xem tất cả món đồ của họ. Trong bảng bên dưới, số lượng của các loại đó được đếm từ các món đồ có số, nên không thể nhập tay.

Nhân viên bảo dưỡng tìm thấy Thiết bị đã cấp trong mục Thiết bị của họ. Họ có thể tìm trong danh sách và mở Xem và lịch sử để biết ai đang giữ món đồ, nhưng không thể thêm, cấp phát, thu hồi hoặc thay đổi món đồ, và không bao giờ thấy hạn mức sử dụng hay email của thẻ.