جاری شدہ سامان اور فیول کارڈ

یہ کہاں ملتا ہے اور کون استعمال کر سکتا ہے

سائیڈ بار میں ایکوئپمنٹ > جاری شدہ سامان کھولیں۔ سیفٹی رسائی والا اسٹاف اسے اپنے ایکوئپمنٹ سیکشن میں پاتا ہے۔ فلیٹ مالک اور سیفٹی اسٹاف آئٹمز شامل کرتے، جاری کرتے اور واپس لیتے ہیں۔ مینٹیننس اسٹاف صرف دیکھ سکتا ہے کہ کس کے پاس کون سا آئٹم ہے۔

ہر ٹیب ایک قسم کے آئٹم کا ہے: پہلے فیول کارڈ، پھر آپ کی دوسری اقسام، پھر تمام آئٹمز۔ اقسام کنٹرول پینل، سامان کی چیزیں سے آتی ہیں۔ وہاں کوئی قسم شامل کریں، جیسے فون یا ٹرانسپونڈر، تو یہاں اس کا اپنا ٹیب بن جاتا ہے۔ ٹرک سیل کا اپنا سیل صفحہ ہے۔

آئٹمز شامل کریں، ایک یا کئی

1. آئٹمز شامل کریں پر کلک کریں۔
2. کتنے کے نیچے ایک آئٹم چنیں، یا کارڈز یا چابیوں کا پورا ڈبہ ایک ہی بار میں شامل کرنے کے لیے کئی ایک ساتھ چنیں۔
3. آئٹم کی قسم چنیں۔ ایک آئٹم کے لیے اس کا نمبر لکھیں (کارڈ نمبر، چابی کا ٹیگ، سیریل یا IMEI) اور چاہیں تو لیبل، جیسے اسپیئر 2۔ کئی آئٹمز کے لیے نمبر لکھیں، ہر لائن میں ایک، زیادہ سے زیادہ 500۔ پہلے سے ریکارڈ نمبر چھوڑ دیے جاتے ہیں۔
4. فیول کارڈ کے لیے کارڈ کی تفصیلات بھریں: فراہم کنندہ (ایک چنیں یا شامل کرنے کے لیے نیا نام لکھیں)، کارڈ کی قسم، کارڈ کی ای میل، استعمال کی حد اور اس کی مدت، اور اجازت شدہ جگہیں۔ PIN کبھی DriverPass میں محفوظ نہیں کیے جاتے، اس لیے انہیں نوٹس میں بھی نہ لکھیں۔
5. تاریخیں اور گاڑی کے نیچے ایکٹیویشن کی تاریخ اور میعاد ختم ہونے کی تاریخ شامل کریں اور، ایک آئٹم کے لیے، وہ گاڑی جس کے ساتھ یہ جاتا ہے۔ ضرورت ہو تو نوٹس شامل کریں۔
6. ایک آئٹم آپ فوراً دے سکتے ہیں: ابھی جاری کریں (اختیاری) کے نیچے ڈرائیور اور جاری ہونے کی تاریخ چنیں۔
7. محفوظ کریں پر کلک کریں۔ نئے آئٹمز جاری کرنے تک اسٹاک میں رہتے ہیں۔

فیول کارڈ فراہم کنندگان

فیول کارڈ فراہم کنندگان کا ٹیب کھولیں تاکہ وہ کمپنیاں رکھیں جن سے آپ کے کارڈ آتے ہیں، اکاؤنٹ نمبر، رابطے کا نام، فون، ای میل اور ویب سائٹ کے ساتھ۔ نئے کے لیے فراہم کنندہ شامل کریں پر کلک کریں، یا بدلنے کے لیے ترمیم کریں پر۔ جو فراہم کنندہ آپ اب استعمال نہیں کرتے اس پر چھپائیں پر کلک کریں: وہ پرانے کارڈز پر رہتا ہے لیکن نئے کارڈز کے لیے نہیں دکھایا جاتا۔

کئی ڈرائیوروں کو ایک ساتھ آئٹمز جاری کریں

1. سامان جاری کریں پر کلک کریں۔ آپ ڈرائیور کے پروفائل سے بھی شروع کر سکتے ہیں، یا اسٹاک میں موجود کسی آئٹم کے مینو میں جاری کریں سے۔
2. ڈرائیورز میں نام، ای میل یا ڈرائیور ID لکھیں اور ہر ڈرائیور چنیں۔ جتنے ڈرائیور چاہیں چنیں؛ ہر ایک کا نیچے ایک خانہ بن جاتا ہے۔
3. جاری ہونے کی تاریخ سیٹ کریں اور چاہیں تو نوٹ، جیسے اورینٹیشن کا دن۔
4. سب کو ایک ہی قسم کا آئٹم دینے کے لیے ہر ڈرائیور کو ایک دیں کے نیچے قسم چنیں اور اسٹاک سے ہر ایک کے لیے ایک شامل کریں پر کلک کریں۔ اسٹاک کے اگلے آئٹمز ہر ڈرائیور کے لیے بھر دیے جاتے ہیں، اور اسٹاک میں باقی تعداد ساتھ نظر آتی ہے۔
5. یا ڈرائیور کے خانے میں آئٹم شامل کریں پر کلک کریں، آئٹم کی قسم چنیں، پھر آئٹم: اسٹاک کے آئٹمز میں تلاش کریں، یا نیا نمبر لکھیں تاکہ ایک ہی بار میں شامل بھی ہو اور جاری بھی۔ اگر آئٹم کسی یونٹ کے ساتھ جاتا ہے تو گاڑی (اختیاری) چنیں۔
6. جاری کریں پر کلک کریں۔ سب کچھ ایک ساتھ جاری ہوتا ہے، اور ہر ڈرائیور کو اطلاع ملتی ہے کہ اسے کیا ملا۔

آئٹمز واپس لیں، منتقل کریں، گم یا خراب

1. آئٹمز واپس لینے کے لیے واپسی پر کلک کریں۔ ڈرائیورز چنیں (صرف وہ ڈرائیور دکھائے جاتے ہیں جن کے پاس آئٹمز ہیں)، جو چیز ان کے پاس رہے گی اس کا نشان ہٹائیں، واپسی کی تاریخ اور حالت (ٹھیک، واپس اسٹاک میں، یا خراب) سیٹ کریں، پھر واپس لیں پر کلک کریں۔ ہر ڈرائیور کو اطلاع ملتی ہے۔
2. کوئی آئٹم دوسرے ڈرائیور کو دینے کے لیے آئٹم کا مینو کھولیں اور دوسرے ڈرائیور کو ٹرانسفر کریں پر کلک کریں۔ نیا ڈرائیور، تاریخ اور ضرورت ہو تو گاڑی چنیں، پھر ٹرانسفر پر کلک کریں۔
3. اگر کوئی آئٹم گم یا خراب ہو جائے تو اس کا مینو کھولیں اور گم شدہ مارک کریں یا خراب مارک کریں پر کلک کریں۔ مالک اور سیفٹی اسٹاف کو اطلاع ملتی ہے۔ منسوخ مارک کریں یا میعاد ختم مارک کریں سے یہ دوبارہ جاری نہیں ہو سکتا۔ واپس اسٹاک میں سے آئٹم دوبارہ دستیاب ہو جاتا ہے۔
4. ہر تبدیلی دیکھنے کے لیے مینو میں دیکھیں اور ہسٹری پر کلک کریں: آئٹم کس کے پاس تھا، کب جاری، واپس یا منتقل ہوا، اور یہ کس نے کیا۔
5. حذف کریں اس آئٹم کو ہٹاتا ہے جو جاری نہیں ہے۔ اس کی ہسٹری محفوظ رہتی ہے، اور آپ اسے حذف شدہ چِپ سے بحال کریں کے ذریعے واپس لا سکتے ہیں۔

فیول کارڈ نمبر چھپے ہوتے ہیں

فیول کارڈ نمبر صرف آخری 4 ہندسوں کے ساتھ نظر آتے ہیں (مثلاً •••• 1234): فہرست میں، آئٹم پر، سامان جاری کریں میں، ڈرائیور کے پروفائل پر، CSV ایکسپورٹ میں، اطلاعات میں اور Miles میں۔ چابیاں، فون اور دوسرے آئٹمز اپنا پورا نمبر دکھاتے ہیں۔

فلیٹ مالک اور سیفٹی اسٹاف آئٹم پر نمبر دکھائیں پر کلک کر کے پورا کارڈ نمبر دیکھ سکتے ہیں۔ ہر بار آئٹم کی ہسٹری میں ریکارڈ ہوتا ہے کہ کس نے اور کب دیکھا۔ مینٹیننس اسٹاف اور ڈرائیور کبھی پورا کارڈ نمبر نہیں دیکھ سکتے۔

1. کارڈ تلاش کرنے کے لیے اس کے آخری 4 ہندسے تلاش کریں یا پورا کارڈ نمبر لکھیں۔ کارڈ نمبر کا درمیانی حصہ لکھنے سے کچھ نہیں ملتا۔
2. اسٹاک کا کارڈ جاری کرنے کے لیے آپ آئٹم کے خانے میں اس کا پورا نمبر بھی لکھ سکتے ہیں: DriverPass وہ کارڈ ڈھونڈ لیتا ہے۔ جو نمبر ابھی ریکارڈ نہیں، وہ شامل کر کے جاری کر دیا جاتا ہے۔
3. فیول کارڈ میں ترمیم کرتے وقت کارڈ نمبر رکھنے کے لیے نمبر خالی چھوڑیں۔ نیا نمبر صرف تب لکھیں جب اسے بدلنا ہو۔

آئٹمز ڈھونڈیں اور میعاد کی یاد دہانیاں

جس آئٹم کی میعاد ختم ہونے کی تاریخ ہو، وہ روزانہ چیک ہوتا ہے۔ مالک اور سیفٹی اسٹاف کو میعاد ختم ہونے سے 30 دن پہلے، 7 دن پہلے اور اسی دن یاد دہانی ملتی ہے۔ گم شدہ، خراب، منسوخ، حذف شدہ یا پہلے سے میعاد ختم مارک کیے گئے آئٹمز کی یاد دہانی نہیں آتی۔

1. فہرست کے اوپر چِپس اسٹیٹس کے حساب سے آئٹمز گنتی ہیں، جیسے اسٹاک میں، جاری کردہ اور واپس شدہ۔ صرف وہ آئٹمز دیکھنے کے لیے کسی ایک پر کلک کریں۔
2. نمبر، ڈرائیور، گاڑی، فراہم کنندہ یا نوٹس سے تلاش کریں، یا ایک ڈرائیور چنیں۔
3. گاڑی، فراہم کنندہ، کمپنی، میعاد ختم ہونے کی تاریخ (30، 60 یا 90 دن کے اندر میعاد ختم، یا میعاد پہلے ہی ختم) اور ترتیب کے لیے فلٹرز پر کلک کریں۔

CSV امپورٹ اور ایکسپورٹ کریں

1. CSV کے طور پر محفوظ اسپریڈشیٹ سے بہت سے کارڈ یا ڈیوائسز لانے کے لیے CSV درآمد کریں پر کلک کریں۔ کالم دیکھنے کے لیے ٹیمپلیٹ ڈاؤن لوڈ کریں پر کلک کریں: Type، Card number، Card type، Provider، Activation، Expiry، Usage limit، Authorized locations، Email، Driver، Vehicle، Status اور Notes۔
2. ڈرائیور، ڈرائیور کی ای میل، ڈرائیور ID یا پورا نام ہو سکتا ہے۔ گاڑی یونٹ نمبر ہے۔ جو ڈرائیور اور گاڑیاں نہیں ملتیں وہ فہرست میں دکھائی جاتی ہیں، کبھی اندازہ نہیں لگایا جاتا۔
3. بغیر Type والی قطاروں کی قسم چنیں، اور چنیں کہ وہ قطاریں جن کا ڈرائیور یا گاڑی نہیں ملی ان کا کیا ہو: ان کے بغیر امپورٹ کریں، یا یہ قطاریں چھوڑ دیں۔
4. CSV فائل منتخب کریں اور پری ویو پر کلک کریں۔ دیکھیں کیا شامل ہو گا، کیا چھوڑا جائے گا یا امپورٹ نہیں ہو گا، پھر امپورٹ کریں پر کلک کریں۔
5. جو آئٹمز آپ دیکھ رہے ہیں انہیں آپ کے فلٹرز کے ساتھ ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے CSV ایکسپورٹ کریں پر کلک کریں۔ فائل میں فیول کارڈ نمبر چھپے رہتے ہیں (آخری 4 ہندسے)، اس لیے دوبارہ امپورٹ کے لیے پورے نمبر چاہییں۔

ڈرائیور کے پروفائل پر، اور مینٹیننس اسٹاف کے لیے

ڈرائیور کا پروفائل اور ایکوئپمنٹ ٹیب کھولیں۔ نمبر والے آئٹمز میں وہ سب ہے جو ڈرائیور کے پاس ہے، ہر ایک پر واپسی اور ٹرانسفر کے ساتھ۔ مزید دینے کے لیے سامان جاری کریں پر کلک کریں، یا ان کے تمام آئٹمز دیکھنے کے لیے جاری شدہ سامان کھولیں پر۔ اس کے نیچے والے ٹیبل میں ان اقسام کی گنتی نمبر والے آئٹمز سے ہوتی ہے، اس لیے انہیں ہاتھ سے نہیں لکھا جا سکتا۔

مینٹیننس اسٹاف کو جاری شدہ سامان اپنے ایکوئپمنٹ سیکشن میں ملتا ہے۔ وہ فہرست میں تلاش کر سکتے ہیں اور دیکھیں اور ہسٹری کھول کر دیکھ سکتے ہیں کہ آئٹم کس کے پاس ہے، لیکن وہ آئٹمز شامل، جاری، واپس یا تبدیل نہیں کر سکتے، اور انہیں استعمال کی حد یا کارڈ کی ای میل کبھی نظر نہیں آتی۔