Выданная техника и топливные карты

Где это найти и кто может пользоваться

В боковом меню откройте «Техника» > «Выданная техника». Сотрудники с доступом к безопасности найдут её в своём разделе «Техника». Владелец автопарка и специалисты по безопасности добавляют, выдают и забирают предметы. Персонал по техобслуживанию может только смотреть, у кого какой предмет.

Каждая вкладка это один тип предметов: сначала топливные карты, затем ваши другие типы, затем «Все предметы». Типы берутся из «Центр управления», раздел «Позиции техники». Добавьте там тип, например «Телефон» или «Транспондер», и здесь появится его вкладка. Для пломб на грузовиках есть отдельная страница «Пломбы».

Добавьте предметы, один или много

1. Нажмите «Добавить предметы».
2. В поле «Сколько» выберите «Один предмет» или «Несколько сразу», чтобы за один раз добавить целую коробку карт или ключей.
3. Выберите «Тип предмета». Для одного предмета введите «Номер» (номер карты, бирку ключа, серийный номер или IMEI) и, если хотите, «Название», например «Запасной 2». Для нескольких введите номера, по одному в строке, до 500. Уже записанные номера пропускаются.
4. Для топливных карт заполните «Данные карты»: «Поставщик» (выберите или введите новое название, чтобы добавить его), «Тип карты», «Эл. почта карты», «Лимит расходов» с периодом и «Разрешённые места». PIN-коды никогда не хранятся в DriverPass, поэтому не пишите их и в примечаниях.
5. В разделе «Даты и транспорт» укажите «Дата активации» и «Срок действия», а для одного предмета также «Транспорт», к которому он относится. При необходимости добавьте «Примечания».
6. Один предмет можно выдать сразу: в разделе «Выдать сразу (необязательно)» выберите «Водитель» и «Дата выдачи».
7. Нажмите «Сохранить». Новые предметы находятся на складе, пока вы их не выдадите.

Провайдеры топливных карт

Откройте вкладку «Провайдеры топливных карт», чтобы хранить компании, от которых ваши карты, с полями «Номер счёта», «Имя контакта», «Телефон», «Эл. почта» и «Сайт». Нажмите «Добавить провайдера», чтобы добавить нового, или «Изменить», чтобы изменить существующего. Нажмите «Скрыть» у провайдера, с которым вы больше не работаете: он остаётся на старых картах, но не предлагается для новых.

Выдача предметов сразу многим водителям

1. Нажмите «Выдать технику». Можно также начать из профиля водителя или с пункта «Выдать» в меню предмета, который на складе.
2. В поле «Водители» введите имя, эл. почту или ID водителя и выберите каждого водителя. Выберите столько водителей, сколько нужно: для каждого ниже появится свой блок.
3. Укажите «Дата выдачи» и, если хотите, «Заметка», например «день ориентации».
4. Чтобы дать всем один и тот же вид предмета, выберите тип в разделе «Выдать каждому водителю по одному» и нажмите «Добавить каждому по одному со склада». Следующие предметы со склада подставятся каждому водителю, а рядом видно, сколько ещё осталось на складе.
5. Или в блоке водителя нажмите «Добавить предмет», выберите «Тип предмета», затем «Предмет»: найдите предмет на складе или введите новый номер, чтобы добавить и выдать его за один раз. Выберите «Транспорт (необязательно)», если предмет относится к единице техники.
6. Нажмите «Выдать». Всё выдаётся вместе, и каждый водитель получает уведомление со списком полученного.

Забрать, передать, утерянные или повреждённые предметы

1. Чтобы забрать предметы, нажмите «Вернуть». Выберите «Водители» (в списке только водители, у которых есть предметы), снимите отметку с того, что остаётся у них, укажите «Дата возврата» и «Состояние» («Исправно, на склад» или «Повреждён»), затем нажмите «Забрать». Каждый водитель получает уведомление.
2. Чтобы передать предмет другому водителю, откройте меню предмета и нажмите «Передать другому водителю». Выберите «Новый водитель», «Дата» и при необходимости «Транспорт», затем нажмите «Передать».
3. Если предмет утерян или сломан, откройте его меню и нажмите «Отметить утерянным» или «Отметить повреждённым». Владелец и специалисты по безопасности получат уведомление. «Отметить отменённым» или «Отметить просроченным» не даёт выдать предмет снова. «Снова на складе» делает предмет снова доступным.
4. Нажмите «Просмотр и история» в меню, чтобы увидеть каждое изменение: у кого был предмет, когда его выдали, вернули или передали и кто это сделал.
5. «Удалить» убирает предмет, который не выдан. Его история сохраняется, и его можно вернуть через фильтр «Удалено» кнопкой «Восстановить».

Номера топливных карт скрыты

Номера топливных карт показываются только последними 4 цифрами (например •••• 1234) в списке, в карточке предмета, в «Выдать технику», в профиле водителя, в экспорте CSV, в уведомлениях и в Miles. Ключи, телефоны и другие предметы показываются с полным номером.

Владелец автопарка и специалисты по безопасности могут нажать «Показать номер» у предмета, чтобы увидеть полный номер карты. Каждый такой просмотр записывается в историю предмета: кто и когда. Персонал по техобслуживанию и водители никогда не видят полный номер карты.

1. Чтобы найти карту, ищите по последним 4 цифрам или введите полный номер карты. Часть номера из середины ничего не найдёт.
2. Чтобы выдать карту со склада, можно также ввести её полный номер в поле «Предмет»: DriverPass найдёт эту карту. Номер, которого ещё нет в записях, будет добавлен и выдан.
3. При изменении топливной карты оставьте поле «Номер» пустым, чтобы сохранить номер карты. Вводите новый номер, только если хотите его заменить.

Поиск предметов и напоминания о сроке

Каждый предмет с полем «Срок действия» проверяется каждый день. Владелец и специалисты по безопасности получают напоминание за 30 дней, за 7 дней и в день окончания срока. Утерянные, повреждённые, отменённые, удалённые предметы и предметы, уже отмеченные как просроченные, напоминаний не получают.

1. Фильтры над списком считают предметы по статусу, например «На складе», «Выдано» и «Возвращено». Нажмите на один из них, чтобы увидеть только эти предметы.
2. Ищите по номеру, водителю, транспорту, провайдеру или примечаниям или выберите одного водителя.
3. Нажмите «Фильтры», чтобы выбрать «Транспорт», «Поставщик», «Компания», «Срок действия» («Истекает в течение 30 дней», 60 или 90 дней, или «Срок уже истёк») и «Сортировка».

Импорт и экспорт CSV

1. Нажмите «Импорт CSV», чтобы загрузить много карт или устройств из таблицы, сохранённой в CSV. Нажмите «Скачать шаблон», чтобы увидеть столбцы: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status и Notes.
2. В Driver можно указать эл. почту водителя, ID водителя или полное имя. Vehicle это номер единицы техники. Ненайденные водители и транспорт показываются списком, DriverPass никогда не угадывает.
3. Выберите «Тип для строк без столбца «Type»» и решите, что делать в поле «Строки, где не найден водитель или транспорт»: «Импортировать без них» или «Пропустить эти строки».
4. Выберите файл CSV и нажмите «Предпросмотр». Проверьте, что будет добавлено, пропущено или не импортировано, затем нажмите «Импорт».
5. Нажмите «Экспорт CSV», чтобы скачать предметы, которые вы сейчас видите, с вашими фильтрами. Номера топливных карт в файле остаются скрытыми (последние 4 цифры), поэтому для повторного импорта нужны полные номера.

В профиле водителя и для персонала по техобслуживанию

Откройте профиль водителя и вкладку «Техника». В блоке «Номерные предметы» видно, что есть у водителя, с кнопками «Вернуть» и «Передать» у каждого предмета. Нажмите «Выдать технику», чтобы выдать ещё, или «Открыть «Выданная техника»», чтобы увидеть все его предметы. В таблице ниже количество по этим типам считается по номерным предметам, поэтому его нельзя ввести вручную.

Персонал по техобслуживанию находит «Выданная техника» в своём разделе «Техника». Они могут искать по списку и открывать «Просмотр и история», чтобы увидеть, у кого предмет, но не могут добавлять, выдавать, забирать или менять предметы и никогда не видят лимиты расходов и эл. почту карт.