Echipament emis și carduri de carburant

Unde îl găsești și cine îl poate folosi

În meniul lateral, deschide Echipament > Echipament emis. Personalul cu acces de siguranță îl găsește în secțiunea Echipament. Proprietarul flotei și personalul de siguranță adaugă, eliberează și preiau înapoi articolele. Personalul de mentenanță poate vedea cine are fiecare articol, doar pentru citire.

Fiecare filă este un tip de articol: întâi cardurile de carburant, apoi celelalte tipuri, apoi Toate articolele. Tipurile vin din Centru de control, Elemente de echipament. Adaugă acolo un tip, de exemplu Telefon sau Transponder, și primește aici o filă proprie. Sigiliile de camion au pagina lor, Sigilii.

Adaugă articole, unul sau mai multe

1. Fă clic pe Adaugă articole.
2. La Câte, alege Un articol sau Mai multe deodată, ca să adaugi dintr-o dată o cutie întreagă de carduri sau chei.
3. Alege Tipul articolului. Pentru un articol, scrie Număr (numărul cardului, eticheta cheii, seria sau IMEI) și, dacă vrei, o Etichetă, de exemplu Rezervă 2. Pentru mai multe, scrie Numere, câte unul pe rând, cel mult 500. Numerele deja înregistrate se omit.
4. Pentru cardurile de carburant, completează Detaliile cardului: Furnizor (alege unul sau scrie un nume nou ca să îl adaugi), Tipul cardului, E-mailul cardului, Limită de utilizare cu perioada ei și Locații autorizate. Codurile PIN nu sunt păstrate niciodată în DriverPass, așa că nu le scrie nici în note.
5. La Date și vehicul, adaugă Data activării și Data expirării și, pentru un singur articol, Vehiculul de care ține. Adaugă Note dacă e nevoie.
6. Un singur articol îl poți da imediat: la Eliberează-l acum (opțional), alege Șofer și Data emiterii.
7. Fă clic pe Salvează. Articolele noi sunt În stoc până când le eliberezi.

Furnizori de carduri de carburant

Deschide fila Furnizori de carduri de carburant ca să păstrezi companiile de la care vin cardurile tale, cu Număr de cont, Nume contact, Telefon, E-mail și Site web. Fă clic pe Adaugă furnizor pentru unul nou sau pe Editează ca să schimbi unul. Fă clic pe Ascunde la un furnizor pe care nu îl mai folosești: rămâne pe cardurile vechi, dar nu mai este oferit pentru cele noi.

Eliberează articole mai multor șoferi deodată

1. Fă clic pe Eliberează echipament. Poți porni și din profilul unui șofer sau din Eliberează, în meniul unui articol aflat în stoc.
2. La Șoferi, scrie un nume, un e-mail sau un ID șofer și alege fiecare șofer. Alege câți șoferi ai nevoie; fiecare primește mai jos o casetă proprie.
3. Setează Data emiterii și, dacă vrei, o Notă, de exemplu ziua de orientare.
4. Ca să dai tuturor același fel de articol, alege tipul la Dă câte unul fiecărui șofer și fă clic pe Adaugă câte unul din stoc. Următoarele articole din stoc se completează pentru fiecare șofer, iar alături apare câte au rămas în stoc.
5. Sau, în caseta unui șofer, fă clic pe Adăugați element, alege Tipul articolului, apoi Articol: caută articolele din stoc sau scrie un număr nou ca să îl adaugi și să îl eliberezi dintr-o dată. Alege Vehicul (opțional) dacă articolul ține de o unitate.
6. Fă clic pe Eliberează. Totul se eliberează împreună, iar fiecare șofer primește o notificare cu ce a primit.

Preia articole înapoi, mută-le, pierdute sau avariate

1. Ca să preiei articole înapoi, fă clic pe Returnare. Alege Șoferi (apar doar șoferii care au articole), debifează ce păstrează, setează Data returnării și Stare (Bun, înapoi în stoc, sau Avariat), apoi fă clic pe Preia înapoi. Fiecare șofer primește o notificare.
2. Ca să muți un articol la alt șofer, deschide meniul articolului și fă clic pe Transferă la alt șofer. Alege Șofer nou, Data și, dacă e nevoie, Vehicul, apoi fă clic pe Transferă.
3. Dacă un articol s-a pierdut sau s-a stricat, deschide-i meniul și fă clic pe Marchează pierdut sau Marchează avariat. Proprietarul și personalul de siguranță primesc o notificare. Marchează anulat sau Marchează expirat oprește eliberarea lui din nou. Înapoi în stoc face un articol din nou disponibil.
4. Fă clic pe Vezi și istoric în meniu ca să vezi fiecare schimbare: cine a avut articolul, când a fost eliberat, returnat sau mutat și cine a făcut-o.
5. Șterge elimină un articol care nu este eliberat. Istoricul lui se păstrează și îl poți aduce înapoi din eticheta Șters cu Restaurează.

Numerele cardurilor de carburant sunt ascunse

Numerele cardurilor de carburant apar doar cu ultimele 4 cifre (de exemplu •••• 1234) în listă, pe articol, în Eliberează echipament, în profilul șoferului, în exportul CSV, în notificări și în Miles. Cheile, telefoanele și celelalte articole își arată numărul complet.

Proprietarul flotei și personalul de siguranță pot face clic pe Arată numărul pe articol ca să vadă numărul complet al cardului. De fiecare dată se înregistrează în istoricul articolului cine și când. Personalul de mentenanță și șoferii nu pot vedea niciodată numărul complet al unui card.

1. Ca să găsești un card, caută ultimele lui 4 cifre sau scrie numărul complet al cardului. O parte din mijlocul numărului nu găsește nimic.
2. Ca să eliberezi un card din stoc, poți scrie și numărul lui complet în caseta Articol: DriverPass găsește cardul. Un număr care nu este încă înregistrat se adaugă și se eliberează.
3. Când editezi un card de carburant, lasă Număr gol ca să păstrezi numărul cardului. Scrie un număr nou doar ca să îl înlocuiești.

Găsește articole și reamintiri de expirare

Fiecare articol cu Data expirării este verificat zilnic. Proprietarul și personalul de siguranță primesc o reamintire cu 30 de zile înainte, cu 7 zile înainte și în ziua în care expiră. Articolele pierdute, avariate, anulate, șterse sau deja marcate ca expirate nu primesc reamintiri.

1. Etichetele de deasupra listei numără articolele după status, de exemplu În stoc, Emis și Returnat. Fă clic pe una ca să vezi doar acele articole.
2. Caută după număr, șofer, vehicul, furnizor sau note, ori alege un singur șofer.
3. Fă clic pe Filtre pentru Vehicul, Furnizor, Companie, Data expirării (Expiră în 30, 60 sau 90 de zile, sau Deja expirate) și Sortează după.

Import și export CSV

1. Fă clic pe Importă CSV ca să aduci multe carduri sau dispozitive dintr-un tabel salvat ca CSV. Fă clic pe Descarcă un șablon ca să vezi coloanele: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status și Notes.
2. Șoferul poate fi e-mailul șoferului, ID-ul șoferului sau numele complet. Vehiculul este numărul unității. Șoferii și vehiculele care nu sunt găsiți apar într-o listă, nu sunt ghiciți niciodată.
3. Alege Tipul pentru rândurile fără Type și alege ce se întâmplă cu Rânduri al căror șofer sau vehicul nu a fost găsit: Importă fără ele sau Omite acele rânduri.
4. Alege Fișier CSV și fă clic pe Previzualizare. Verifică ce se va adăuga, omite sau nu se va importa, apoi fă clic pe Importă.
5. Fă clic pe Exportați CSV ca să descarci articolele pe care le vezi, cu filtrele tale. Numerele cardurilor de carburant rămân ascunse în fișier (ultimele 4 cifre), așa că un nou import are nevoie de numerele complete.

În profilul șoferului și pentru personalul de mentenanță

Deschide profilul unui șofer și fila Echipament. Articole numerotate arată ce are șoferul, cu Returnare și Transferă la fiecare. Fă clic pe Eliberează echipament ca să îi dai mai multe sau pe Deschide Echipament emis ca să vezi toate articolele lui. În tabelul de dedesubt, cantitățile pentru aceste tipuri sunt socotite din articolele numerotate, așa că nu pot fi scrise de mână.

Personalul de mentenanță găsește Echipament emis în secțiunea Echipament. Poate căuta în listă și poate deschide Vezi și istoric ca să vadă cine are un articol, dar nu poate adăuga, elibera, returna sau schimba articole și nu vede niciodată limitele de utilizare sau e-mailurile cardurilor.