Equipamento entregue e cartões de combustível

Onde encontrar e quem pode usar

No menu lateral, abra Equipamento > Equipamento entregue. Os funcionários com acesso de segurança encontram na seção Equipamento deles. O dono da frota e a equipe de segurança adicionam, entregam e recebem itens de volta. A equipe de manutenção pode consultar quem está com cada item, só para leitura.

Cada aba é um tipo de item: primeiro os cartões de combustível, depois os seus outros tipos e por fim Todos os itens. Os tipos vêm de Painel de controle, Itens de equipamento. Adicione um tipo lá, como Celular ou Transponder, e ele ganha a sua própria aba aqui. Os lacres dos caminhões têm a sua própria página Lacres.

Adicionar itens, um ou vários

1. Clique em Adicionar itens.
2. Em Quantos, escolha Um item, ou Vários de uma vez para adicionar uma caixa inteira de cartões ou chaves de uma só vez.
3. Escolha o Tipo de item. Para um item, digite o Número (número do cartão, etiqueta da chave, número de série ou IMEI) e, se quiser, um Rótulo como Reserva 2. Para vários, digite os Números, um por linha, até 500. Os números já registrados são ignorados.
4. Para cartões de combustível, preencha Dados do cartão: o Provedor (escolha um ou digite um nome novo para adicioná-lo), Tipo de cartão, E-mail do cartão, Limite de uso com o período e Locais autorizados. Os PINs nunca são guardados no DriverPass, então não os coloque nas observações.
5. Em Datas e veículo, preencha a Data de ativação e a Data de validade e, para um item, o Veículo a que ele pertence. Acrescente Observações se precisar.
6. Um item pode ser entregue na hora: em Entregar agora (opcional), escolha o Motorista e a Data de emissão.
7. Clique em Salvar. Os itens novos ficam Em estoque até você entregá-los.

Provedores de cartão de combustível

Abra a aba Provedores de cartão de combustível para guardar as empresas de onde vêm os seus cartões, com o Número da conta, Nome do contato, Telefone, E-mail e Site. Clique em Adicionar provedor para um novo, ou em Editar para alterar um. Clique em Ocultar em um provedor que você não usa mais: ele continua nos cartões antigos, mas não é oferecido para os novos.

Entregar itens para vários motoristas de uma vez

1. Clique em Entregar equipamento. Você também pode começar pelo perfil de um motorista, ou por Entregar no menu de um item que está em estoque.
2. Em Motoristas, digite um nome, e-mail ou ID do motorista e escolha cada motorista. Escolha quantos motoristas precisar; cada um ganha uma caixa abaixo.
3. Defina a Data de emissão e, se quiser, uma Nota como dia de integração.
4. Para dar a todos o mesmo tipo de item, escolha o tipo em Dar um para cada motorista e clique em Adicionar um de cada do estoque. Os próximos itens em estoque são preenchidos para cada motorista, e a quantidade que ainda resta em estoque aparece ao lado.
5. Ou, na caixa de um motorista, clique em Adicionar item, escolha o Tipo de item e depois o Item: busque nos itens em estoque ou digite um número novo para adicioná-lo e entregá-lo de uma vez. Escolha um Veículo (opcional) se o item pertence a uma unidade.
6. Clique em Entregar. Tudo é entregue junto, e cada motorista recebe um aviso com a lista do que recebeu.

Receber itens de volta, transferir, perdidos ou danificados

1. Para receber itens de volta, clique em Devolução. Escolha os Motoristas (só aparecem motoristas que têm itens), desmarque o que eles ficam, defina a Data de devolução e a Condição (Bom, de volta ao estoque, ou Danificada) e clique em Receber de volta. Cada motorista recebe um aviso.
2. Para passar um item a outro motorista, abra o menu do item e clique em Transferir para outro motorista. Escolha o Novo motorista, a Data e, se precisar, o Veículo, e clique em Transferir.
3. Se um item for perdido ou quebrar, abra o menu dele e clique em Marcar como perdido ou Marcar como danificado. O dono e a equipe de segurança recebem um aviso. Marcar como cancelado ou Marcar como vencido impede que ele seja entregue de novo. De volta ao estoque deixa um item disponível outra vez.
4. Clique em Ver e histórico no menu para ver cada mudança: quem estava com o item, quando foi entregue, devolvido ou transferido, e quem fez isso.
5. Excluir remove um item que não está entregue. O histórico dele é mantido, e você pode trazê-lo de volta pelo filtro Excluído com Restaurar.

Os números dos cartões de combustível ficam ocultos

Os números dos cartões de combustível aparecem só com os últimos 4 dígitos (por exemplo •••• 1234) na lista, no item, em Entregar equipamento, no perfil do motorista, na exportação CSV, nos avisos e no Miles. Chaves, celulares e outros itens mostram o número completo.

O dono da frota e a equipe de segurança podem clicar em Mostrar número no item para ver o número inteiro do cartão. Cada vez fica registrada no histórico do item, com quem e quando. A equipe de manutenção e os motoristas nunca podem ver um número de cartão completo.

1. Para encontrar um cartão, busque pelos últimos 4 dígitos ou digite o número inteiro do cartão. Um pedaço do meio do número não encontra nada.
2. Para entregar um cartão em estoque, você também pode digitar o número inteiro dele na caixa Item: o DriverPass encontra esse cartão. Um número que ainda não está registrado é adicionado e entregue.
3. Ao editar um cartão de combustível, deixe Número em branco para manter o número do cartão. Digite um número novo só para substituí-lo.

Encontrar itens e lembretes de vencimento

Todo item com Data de validade é verificado todos os dias. O dono e a equipe de segurança recebem um lembrete 30 dias antes, 7 dias antes e no dia do vencimento. Itens perdidos, danificados, cancelados, excluídos ou já marcados como vencidos não recebem lembretes.

1. Os filtros acima da lista contam os itens por status, como Em estoque, Entregue e Devolvido. Clique em um para ver só esses itens.
2. Busque por número, motorista, veículo, provedor ou observações, ou escolha um motorista.
3. Clique em Filtros para Veículo, Provedor, Empresa, Data de validade (Vencendo em até 30, 60 ou 90 dias, ou Já vencido) e Ordenar por.

Importar e exportar um CSV

1. Clique em Importar CSV para trazer muitos cartões ou aparelhos de uma planilha salva como CSV. Clique em Baixar um modelo para ver as colunas: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status e Notes.
2. O motorista pode ser o e-mail, o ID do motorista ou o nome completo. O veículo é o número da unidade. Motoristas e veículos não encontrados aparecem na lista e nunca são adivinhados.
3. Escolha o Tipo para linhas sem Type e o que acontece com as Linhas cujo motorista ou veículo não foi encontrado: Importar sem elas, ou Ignorar essas linhas.
4. Escolha o arquivo CSV e clique em Prévia. Confira o que será adicionado, ignorado ou não importado e clique em Importar.
5. Clique em Exportar CSV para baixar os itens que você está vendo, com os seus filtros. Os números dos cartões de combustível continuam ocultos no arquivo (últimos 4 dígitos), então uma nova importação precisa dos números completos.

No perfil do motorista e para a equipe de manutenção

Abra o perfil de um motorista e a aba Equipamento. Itens numerados lista o que o motorista tem, com Devolução e Transferir em cada um. Clique em Entregar equipamento para dar mais, ou em Abrir Equipamento entregue para ver todos os itens dele. Na tabela abaixo, as quantidades desses tipos são contadas a partir dos itens numerados, então não podem ser digitadas à mão.

A equipe de manutenção encontra Equipamento entregue na seção Equipamento. Ela pode buscar na lista e abrir Ver e histórico para ver quem está com um item, mas não pode adicionar, entregar, receber de volta nem alterar itens, e nunca vê limites de uso nem e-mails dos cartões.