Wydany sprzęt i karty paliwowe

Gdzie to znaleźć i kto może z tego korzystać

W menu bocznym otwórz „Sprzęt” > „Wydany sprzęt”. Personel z dostępem do bezpieczeństwa znajdzie to w swojej sekcji „Sprzęt”. Właściciel floty i personel bezpieczeństwa dodają, wydają i przyjmują zwroty pozycji. Personel serwisu może tylko sprawdzić, kto ma którą pozycję, bez możliwości zmian.

Każda zakładka to jeden rodzaj pozycji: najpierw karty paliwowe, potem twoje inne rodzaje, a na końcu „Wszystkie pozycje”. Rodzaje pochodzą z „Panel sterowania” > „Pozycje sprzętu”. Dodaj tam rodzaj, na przykład telefon lub transponder, a dostanie tutaj własną zakładkę. Plomby do ciężarówek mają własną stronę „Plomby”.

Dodaj pozycje, jedną lub wiele

1. Kliknij „Dodaj pozycje”.
2. W polu „Ile” wybierz „Jedna pozycja” albo „Kilka naraz”, aby za jednym razem dodać całe pudełko kart lub kluczy.
3. Wybierz „Rodzaj pozycji”. Dla jednej pozycji wpisz jej „Numer” (numer karty, brelok klucza, numer seryjny lub IMEI) i jeśli chcesz, „Etykietę”, na przykład Zapas 2. Dla kilku pozycji wpisz „Numery, po jednym w wierszu”, maksymalnie 500. Numery już zapisane zostaną pominięte.
4. Dla kart paliwowych wypełnij „Dane karty”: „Dostawca” (wybierz jednego lub wpisz nową nazwę, aby go dodać), „Rodzaj karty”, „E-mail karty”, „Limit użycia” z okresem i „Dozwolone miejsca”. Kody PIN nigdy nie są przechowywane w aplikacji DriverPass, więc nie wpisuj ich też w notatkach.
5. W sekcji „Daty i pojazd” dodaj „Data aktywacji” i „Data ważności”, a dla jednej pozycji także pojazd, do którego należy. W razie potrzeby dodaj „Notatki”.
6. Jedną pozycję możesz od razu wydać: w sekcji „Wydaj teraz (opcjonalnie)” wybierz kierowcę i „Data wydania”.
7. Kliknij „Zapisz”. Nowe pozycje są na stanie, dopóki ich nie wydasz.

Dostawcy kart paliwowych

Otwórz zakładkę „Dostawcy kart paliwowych”, aby zapisać firmy, od których pochodzą twoje karty, z polami „Numer konta”, „Osoba kontaktowa”, „Telefon”, „E-mail” i „Strona internetowa”. Kliknij „Dodaj dostawcę”, aby dodać nowego, lub „Edytuj”, aby go zmienić. Kliknij „Ukryj” przy dostawcy, z którego już nie korzystasz: zostaje na starych kartach, ale nie można go wybrać dla nowych.

Wydaj pozycje wielu kierowcom naraz

1. Kliknij „Wydaj sprzęt”. Możesz też zacząć z profilu kierowcy albo z opcji „Wydaj” w menu pozycji, która jest na stanie.
2. W polu „Kierowcy” wpisz imię i nazwisko, e-mail lub ID kierowcy i wybierz każdego kierowcę. Wybierz tylu kierowców, ilu potrzebujesz. Każdy dostanie poniżej własne pole.
3. Ustaw „Data wydania” i jeśli chcesz, „Notatka”, na przykład dzień szkolenia wstępnego.
4. Aby dać wszystkim ten sam rodzaj pozycji, wybierz rodzaj w sekcji „Daj każdemu kierowcy po jednej” i kliknij „Dodaj po jednej ze stanu”. Kolejne pozycje ze stanu zostaną wpisane dla każdego kierowcy, a obok widać, ile jeszcze jest na stanie.
5. Możesz też w polu kierowcy kliknąć „Dodaj pozycję”, wybrać „Rodzaj pozycji”, a potem „Pozycja”: wyszukaj pozycje na stanie albo wpisz nowy numer, aby ją dodać i od razu wydać. Wybierz „Pojazd (opcjonalnie)”, jeśli pozycja należy do pojazdu.
6. Kliknij „Wydaj”. Wszystko zostanie wydane razem, a każdy kierowca dostanie powiadomienie z listą tego, co otrzymał.

Zwrot, przekazanie, zgubienie lub uszkodzenie

1. Aby przyjąć zwrot, kliknij „Zwróć”. Wybierz kierowców (na liście są tylko kierowcy, którzy mają pozycje), odznacz to, co zatrzymują, ustaw „Data zwrotu” i „Stan” („Sprawne, wraca na stan” lub „Uszkodzony”), a potem kliknij „Przyjmij zwrot”. Każdy kierowca dostanie powiadomienie.
2. Aby przekazać pozycję innemu kierowcy, otwórz menu pozycji i kliknij „Przekaż innemu kierowcy”. Wybierz „Nowy kierowca”, „Data” i w razie potrzeby „Pojazd”, a potem kliknij „Przekaż”.
3. Jeśli pozycja zgubiła się lub zepsuła, otwórz jej menu i kliknij „Oznacz jako zgubione” lub „Oznacz jako uszkodzone”. Właściciel i personel bezpieczeństwa dostaną powiadomienie. „Oznacz jako anulowane” lub „Oznacz jako wygasłe” blokuje ponowne wydanie pozycji. „Z powrotem na stanie” znowu udostępnia pozycję.
4. Kliknij „Podgląd i historia” w menu, aby zobaczyć każdą zmianę: kto miał pozycję, kiedy ją wydano, zwrócono lub przekazano i kto to zrobił.
5. „Usuń” usuwa pozycję, która nie jest wydana. Jej historia zostaje zachowana, a pozycję można przywrócić z filtra „Usunięto” przyciskiem „Przywróć”.

Numery kart paliwowych są ukryte

Numery kart paliwowych są widoczne tylko jako 4 ostatnie cyfry (na przykład •••• 1234): na liście, w pozycji, w oknie „Wydaj sprzęt”, w profilu kierowcy, w eksporcie CSV, w powiadomieniach i u asystenta Miles. Klucze, telefony i inne pozycje pokazują pełny numer.

Właściciel floty i personel bezpieczeństwa mogą kliknąć „Pokaż numer” przy pozycji, aby zobaczyć cały numer karty. Za każdym razem w historii pozycji zapisuje się, kto i kiedy to zrobił. Personel serwisu i kierowcy nigdy nie widzą pełnego numeru karty.

1. Aby znaleźć kartę, wyszukaj jej 4 ostatnie cyfry lub wpisz cały numer karty. Fragment ze środka numeru niczego nie znajdzie.
2. Aby wydać kartę ze stanu, możesz też wpisać jej cały numer w polu „Pozycja”: DriverPass znajdzie tę kartę. Numer, który nie jest jeszcze zapisany, zostanie dodany i wydany.
3. Podczas edycji karty paliwowej zostaw pole „Numer” puste, aby zachować numer karty. Wpisz nowy numer tylko wtedy, gdy chcesz go zastąpić.

Wyszukiwanie pozycji i przypomnienia o ważności

Każda pozycja z datą ważności jest sprawdzana codziennie. Właściciel i personel bezpieczeństwa dostają przypomnienie 30 dni przed, 7 dni przed i w dniu wygaśnięcia. Pozycje zgubione, uszkodzone, anulowane, usunięte lub już oznaczone jako wygasłe nie dostają przypomnień.

1. Filtry nad listą liczą pozycje według statusu, na przykład na stanie, wydane i zwrócone. Kliknij jeden, aby zobaczyć tylko te pozycje.
2. Szukaj po numerze, kierowcy, pojeździe, dostawcy lub notatkach albo wybierz jednego kierowcę.
3. Kliknij „Filtry”, aby wybrać „Pojazd”, „Dostawca”, „Firma”, „Data ważności” („Wygasa w ciągu 30 dni”, 60 lub 90 dni albo „Już wygasłe”) i „Sortuj według”.

Import i eksport pliku CSV

1. Kliknij „Importuj plik CSV”, aby wczytać wiele kart lub urządzeń z arkusza zapisanego jako CSV. Kliknij „Pobierz szablon”, aby zobaczyć kolumny: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status i Notes.
2. Kierowca może być podany jako e-mail, ID kierowcy lub imię i nazwisko. Pojazd to numer taborowy. Kierowcy i pojazdy, których nie znaleziono, są wypisani, nigdy zgadywani.
3. Wybierz „Rodzaj dla wierszy bez kolumny Type” i zdecyduj, co się stanie z polem „Wiersze, w których nie znaleziono kierowcy lub pojazdu”: „Importuj bez nich” lub „Pomiń te wiersze”.
4. Wybierz plik CSV i kliknij „Podgląd”. Sprawdź, co zostanie dodane, pominięte lub nie zaimportowane, a potem kliknij „Importuj”.
5. Kliknij „Eksportuj CSV”, aby pobrać pozycje, które oglądasz, z twoimi filtrami. Numery kart paliwowych zostają w pliku ukryte (4 ostatnie cyfry), więc do ponownego importu potrzebne są pełne numery.

W profilu kierowcy i dla personelu serwisu

Otwórz profil kierowcy i zakładkę „Sprzęt”. „Numerowane pozycje” pokazują, co ma kierowca, z opcjami „Zwróć” i „Przekaż” przy każdej. Kliknij „Wydaj sprzęt”, aby dać mu więcej, lub „Otwórz Wydany sprzęt”, aby zobaczyć wszystkie jego pozycje. W tabeli poniżej liczby dla tych rodzajów są liczone z numerowanych pozycji, więc nie da się ich wpisać ręcznie.

Personel serwisu znajdzie „Wydany sprzęt” w swojej sekcji „Sprzęt”. Może przeszukiwać listę i otwierać „Podgląd i historia”, aby zobaczyć, kto ma daną pozycję, ale nie może dodawać, wydawać, przyjmować zwrotów ani zmieniać pozycji i nigdy nie widzi limitów użycia ani e-maili kart.