Uitgegeven uitrusting en tankpassen

Waar je het vindt en wie het kan gebruiken

Open in de zijbalk Materieel > Uitgegeven uitrusting. Medewerkers met toegang tot veiligheid vinden het in hun onderdeel Materieel. De eigenaar van het bedrijf en veiligheidsmedewerkers voegen items toe, geven ze uit en nemen ze terug. Onderhoudsmedewerkers kunnen opzoeken wie welk item heeft, alleen om te bekijken.

Elk tabblad is één soort item: eerst tankpassen, dan je andere soorten, dan Alle items. De soorten komen uit Configuratiescherm, Materieelonderdelen. Voeg daar een soort toe, zoals Telefoon of Transponder, en die krijgt hier een eigen tabblad. Vrachtwagenzegels hebben een eigen pagina Zegels.

Items toevoegen, één of meer

1. Klik op Items toevoegen.
2. Kies onder Aantal Eén item, of Meerdere tegelijk om een hele doos passen of sleutels in één keer toe te voegen.
3. Kies het Soort item. Typ voor één item het Nummer (pasnummer, sleutellabel, serienummer of IMEI) en eventueel een Etiket, zoals Reserve 2. Typ voor meerdere de Nummers, één per regel, maximaal 500. Nummers die al zijn vastgelegd, worden overgeslagen.
4. Vul voor tankpassen de Pasgegevens in: de Aanbieder (kies er een of typ een nieuwe naam om die toe te voegen), Soort pas, E-mail van de pas, Gebruikslimiet met de periode, en Toegestane locaties. Pincodes worden nooit in DriverPass bewaard, dus zet ze ook niet in de notities.
5. Vul onder Datums en voertuig de Activeringsdatum en de Vervaldatum in en, voor één item, het Voertuig waar het bij hoort. Voeg zo nodig Notities toe.
6. Eén item kun je meteen uitgeven: kies onder Nu uitgeven (optioneel) de Chauffeur en de Afgiftedatum.
7. Klik op Opslaan. Nieuwe items staan Op voorraad tot je ze uitgeeft.

Aanbieders van tankpassen

Open het tabblad Aanbieders van tankpassen om de bedrijven bij te houden waar je passen vandaan komen, met het Accountnummer, de Naam contactpersoon, Telefoon, E-mail en Website. Klik op Aanbieder toevoegen voor een nieuwe, of op Bewerken om er een te wijzigen. Klik op Verbergen bij een aanbieder die je niet meer gebruikt: die blijft op oude passen staan, maar wordt niet aangeboden voor nieuwe.

Items in één keer uitgeven aan meerdere chauffeurs

1. Klik op Uitrusting uitgeven. Je kunt ook beginnen vanaf het profiel van een chauffeur, of via Uitgeven in het menu van een item dat op voorraad is.
2. Typ bij Chauffeurs een naam, e-mail of Chauffeurs-ID en kies elke chauffeur. Kies zoveel chauffeurs als nodig; elke chauffeur krijgt hieronder een eigen vak.
3. Stel de Afgiftedatum in en eventueel een Notitie, zoals introductiedag.
4. Om iedereen hetzelfde soort item te geven, kies je het soort onder Elke chauffeur er één geven en klik je op Elk één uit de voorraad toevoegen. De volgende items op voorraad worden voor elke chauffeur ingevuld, en het aantal dat nog op voorraad is, staat ernaast.
5. Of klik in het vak van een chauffeur op Item toevoegen, kies het Soort item en dan het Onderdeel: zoek in de items op voorraad, of typ een nieuw nummer om het in één keer toe te voegen en uit te geven. Kies een Voertuig (optioneel) als het item bij een voertuig hoort.
6. Klik op Uitgeven. Alles wordt samen uitgegeven, en elke chauffeur krijgt een melding met wat hij of zij heeft ontvangen.

Items terugnemen, overdragen, kwijt of beschadigd

1. Om items terug te nemen, klik je op Retour. Kies de Chauffeurs (alleen chauffeurs die items hebben, staan in de lijst), vink uit wat ze houden, stel de Retourdatum en de Toestand in (Goed, terug op voorraad, of Beschadigd), en klik dan op Terugnemen. Elke chauffeur krijgt een melding.
2. Om een item naar een andere chauffeur te verplaatsen, open je het menu van het item en klik je op Overdragen aan andere chauffeur. Kies de Nieuwe chauffeur, de Datum en zo nodig het Voertuig, en klik dan op Overdragen.
3. Is een item kwijt of kapot, open dan het menu en klik op Markeren als kwijt of Markeren als beschadigd. De eigenaar en veiligheidsmedewerkers krijgen een melding. Markeren als geannuleerd of Markeren als verlopen zorgt dat het niet opnieuw wordt uitgegeven. Terug op voorraad maakt een item weer beschikbaar.
4. Klik op Bekijken en geschiedenis in het menu om elke wijziging te zien: wie het item had, wanneer het is uitgegeven, ingeleverd of overgedragen, en wie dat deed.
5. Verwijderen haalt een item weg dat niet is uitgegeven. De geschiedenis blijft bewaard en je kunt het terughalen via het filter Verwijderd met Herstellen.

Pasnummers van tankpassen zijn verborgen

Pasnummers van tankpassen tonen alleen de laatste 4 cijfers (bijvoorbeeld •••• 1234) in de lijst, bij het item, in Uitrusting uitgeven, op het profiel van de chauffeur, in de CSV-export, in meldingen en in Miles. Sleutels, telefoons en andere items tonen hun volledige nummer.

De eigenaar en veiligheidsmedewerkers kunnen bij het item op Nummer tonen klikken om het hele pasnummer te zien. Elke keer wordt in de geschiedenis van het item vastgelegd, met wie en wanneer. Onderhoudsmedewerkers en chauffeurs kunnen nooit een volledig pasnummer zien.

1. Om een pas te vinden, zoek je op de laatste 4 cijfers of typ je het hele pasnummer. Een stuk uit het midden van een pasnummer vindt niets.
2. Om een pas op voorraad uit te geven, kun je ook het hele nummer in het vak Onderdeel typen: DriverPass vindt die pas. Een nummer dat nog niet is vastgelegd, wordt toegevoegd en uitgegeven.
3. Bewerk je een tankpas, laat Nummer dan leeg om het pasnummer te houden. Typ alleen een nieuw nummer om het te vervangen.

Items vinden en herinneringen voor de vervaldatum

Elk item met een Vervaldatum wordt elke dag gecontroleerd. De eigenaar en veiligheidsmedewerkers krijgen een herinnering 30 dagen vooraf, 7 dagen vooraf en op de dag dat het verloopt. Items die kwijt, beschadigd, geannuleerd of verwijderd zijn, of al als verlopen zijn gemarkeerd, krijgen geen herinneringen.

1. De filters boven de lijst tellen items per status, zoals Op voorraad, Uitgegeven en Ingeleverd. Klik op een filter om alleen die items te zien.
2. Zoek op nummer, chauffeur, voertuig, aanbieder of notities, of kies één chauffeur.
3. Klik op Filters voor Voertuig, Aanbieder, Bedrijf, Vervaldatum (Verloopt binnen 30, 60 of 90 dagen, of Al verlopen) en Sorteren op.

Een CSV importeren en exporteren

1. Klik op CSV importeren om veel passen of apparaten in één keer over te zetten vanuit een spreadsheet die als CSV is opgeslagen. Klik op Sjabloon downloaden om de kolommen te zien: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status en Notes.
2. De chauffeur kan het e-mailadres, het Chauffeurs-ID of de volledige naam van de chauffeur zijn. Het voertuig is het voertuignummer. Chauffeurs en voertuigen die niet worden gevonden, worden vermeld en nooit geraden.
3. Kies het Soort voor rijen zonder Type, en kies wat er gebeurt met Rijen waarvan de chauffeur of het voertuig niet is gevonden: Zonder deze rijen importeren, of Die rijen overslaan.
4. Kies het CSV-bestand en klik op Voorbeeld. Controleer wat wordt toegevoegd, overgeslagen of niet geïmporteerd, en klik dan op Importeren.
5. Klik op CSV exporteren om de items te downloaden die je bekijkt, met je filters. Pasnummers van tankpassen blijven verborgen in het bestand (laatste 4 cijfers), dus voor opnieuw importeren zijn de volledige nummers nodig.

Op het profiel van de chauffeur, en voor onderhoudsmedewerkers

Open het profiel van een chauffeur en het tabblad Materieel. Genummerde items toont wat de chauffeur heeft, met Retour en Overdragen bij elk item. Klik op Uitrusting uitgeven om meer te geven, of op Uitgegeven uitrusting openen om al zijn of haar items te zien. In de tabel daaronder worden de aantallen voor die soorten geteld uit de genummerde items, dus die kun je niet met de hand invullen.

Onderhoudsmedewerkers vinden Uitgegeven uitrusting in hun onderdeel Materieel. Ze kunnen in de lijst zoeken en Bekijken en geschiedenis openen om te zien wie een item heeft, maar ze kunnen geen items toevoegen, uitgeven, terugnemen of wijzigen, en zien nooit gebruikslimieten of e-mails van passen.