Attrezzatura consegnata e carte carburante

Dove trovarla e chi può usarla

Nella barra laterale, apri Mezzi > Attrezzatura consegnata. Il personale con accesso alla sicurezza la trova nella propria sezione Mezzi. Il titolare della flotta e il personale della sicurezza aggiungono, consegnano e ritirano gli articoli. Il personale di manutenzione può vedere chi ha quale articolo, in sola lettura.

Ogni scheda è un tipo di articolo: prima le carte carburante, poi gli altri tuoi tipi, poi Tutti gli articoli. I tipi vengono da Pannello di controllo, Voci dell'attrezzatura. Aggiungi lì un tipo, come Telefono o Transponder, e qui avrà una sua scheda. I sigilli dei camion hanno una loro pagina Sigilli.

Aggiungere articoli, uno o più

1. Fai clic su Aggiungi articoli.
2. In Quanti, scegli Un articolo, oppure Più articoli insieme per aggiungere un'intera scatola di carte o chiavi in una volta.
3. Scegli il Tipo di articolo. Per un articolo, digita il Numero (numero della carta, targhetta della chiave, numero di serie o IMEI) e, se vuoi, un'Etichetta come Riserva 2. Per più articoli, digita i Numeri, uno per riga, fino a 500. I numeri già registrati vengono saltati.
4. Per le carte carburante, compila Dati della carta: il Fornitore (scegline uno o digita un nuovo nome per aggiungerlo), Tipo di carta, Email della carta, Limite di utilizzo con il periodo, e Luoghi autorizzati. I PIN non vengono mai salvati in DriverPass, quindi non scriverli nemmeno nelle note.
5. In Date e veicolo, aggiungi la Data di attivazione e la Data di scadenza e, per un solo articolo, il Veicolo a cui è collegato. Aggiungi Note se serve.
6. Un solo articolo puoi consegnarlo subito: in Consegnalo ora (facoltativo), scegli l'Autista e la Data di rilascio.
7. Fai clic su Salva. I nuovi articoli restano In magazzino finché non li consegni.

Fornitori di carte carburante

Apri la scheda Fornitori di carte carburante per tenere le aziende da cui arrivano le tue carte, con Numero di conto, Nome del contatto, Telefono, Email e Sito web. Fai clic su Aggiungi fornitore per uno nuovo, o su Modifica per cambiarne uno. Fai clic su Nascondi su un fornitore che non usi più: resta sulle carte vecchie ma non viene proposto per quelle nuove.

Consegnare articoli a più autisti insieme

1. Fai clic su Consegna attrezzatura. Puoi anche partire dal profilo di un autista, o da Consegna nel menu di un articolo che è in magazzino.
2. In Autisti, digita un nome, un'email o un ID autista e scegli ogni autista. Scegli tutti gli autisti che servono; ognuno ha una casella qui sotto.
3. Imposta la Data di rilascio e, se vuoi, una Nota come giornata di inserimento.
4. Per dare a tutti lo stesso tipo di articolo, scegli il tipo in Uno per ogni autista e fai clic su Aggiungine uno ciascuno dal magazzino. I prossimi articoli in magazzino vengono inseriti per ogni autista, e accanto compare quanti ne restano in magazzino.
5. Oppure, nella casella di un autista, fai clic su Aggiungi elemento, scegli il Tipo di articolo, poi l'Articolo: cerca tra gli articoli in magazzino, o digita un nuovo numero per aggiungerlo e consegnarlo in una volta. Scegli un Veicolo (facoltativo) se l'articolo è collegato a un mezzo.
6. Fai clic su Consegna. Tutto viene consegnato insieme, e ogni autista riceve un avviso con l'elenco di quello che ha ricevuto.

Ritirare articoli, trasferirli, persi o danneggiati

1. Per ritirare articoli, fai clic su Restituzione. Scegli gli Autisti (compaiono solo gli autisti che hanno articoli), togli la spunta a quello che tengono, imposta la Data di restituzione e la Condizione (In buono stato, di nuovo in magazzino, oppure Danneggiato), poi fai clic su Ritira. Ogni autista riceve un avviso.
2. Per passare un articolo a un altro autista, apri il menu dell'articolo e fai clic su Trasferisci a un altro autista. Scegli il Nuovo autista, la Data e, se serve, il Veicolo, poi fai clic su Trasferisci.
3. Se un articolo va perso o si rompe, apri il suo menu e fai clic su Segna come perso o Segna come danneggiato. Il titolare e il personale della sicurezza ricevono un avviso. Segna come annullato o Segna come scaduto impedisce che venga consegnato di nuovo. Di nuovo in magazzino rende un articolo di nuovo disponibile.
4. Fai clic su Dettagli e storico nel menu per vedere ogni modifica: chi aveva l'articolo, quando è stato consegnato, restituito o trasferito, e chi l'ha fatto.
5. Elimina rimuove un articolo che non è consegnato. Il suo storico resta, e puoi recuperarlo dal filtro Eliminato con Ripristina.

I numeri delle carte carburante sono nascosti

I numeri delle carte carburante mostrano solo le ultime 4 cifre (per esempio •••• 1234) nell'elenco, sull'articolo, in Consegna attrezzatura, nel profilo dell'autista, nell'esportazione CSV, negli avvisi e in Miles. Chiavi, telefoni e altri articoli mostrano il numero completo.

Il titolare della flotta e il personale della sicurezza possono fare clic su Mostra numero sull'articolo per vedere il numero intero della carta. Ogni volta viene registrata nello storico dell'articolo, con chi e quando. Il personale di manutenzione e gli autisti non possono mai vedere un numero di carta completo.

1. Per trovare una carta, cerca le ultime 4 cifre o digita il numero intero. Un pezzo dal centro del numero non trova nulla.
2. Per consegnare una carta in magazzino, puoi anche digitare il suo numero intero nella casella Articolo: DriverPass trova quella carta. Un numero non ancora registrato viene aggiunto e consegnato.
3. Quando modifichi una carta carburante, lascia vuoto Numero per mantenere il numero della carta. Digita un nuovo numero solo per sostituirlo.

Trovare articoli e promemoria di scadenza

Ogni articolo con una Data di scadenza viene controllato ogni giorno. Il titolare e il personale della sicurezza ricevono un promemoria 30 giorni prima, 7 giorni prima e il giorno della scadenza. Gli articoli persi, danneggiati, annullati, eliminati o già segnati come scaduti non ricevono promemoria.

1. I filtri sopra l'elenco contano gli articoli per stato, come In magazzino, Consegnato e Restituito. Fai clic su uno per vedere solo quegli articoli.
2. Cerca per numero, autista, veicolo, fornitore o note, oppure scegli un autista.
3. Fai clic su Filtri per Veicolo, Fornitore, Azienda, Data di scadenza (In scadenza entro 30, 60 o 90 giorni, o Già scaduti) e Ordina per.

Importare ed esportare un CSV

1. Fai clic su Importa CSV per caricare tante carte o dispositivi da un foglio di calcolo salvato come CSV. Fai clic su Scarica un modello per vedere le colonne: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status e Notes.
2. L'autista può essere l'email, l'ID autista o il nome completo. Il veicolo è il numero del mezzo. Gli autisti e i veicoli non trovati vengono elencati, mai indovinati.
3. Scegli il Tipo per le righe senza Type, e cosa fare con le Righe con autista o veicolo non trovato: Importa senza queste righe, oppure Salta quelle righe.
4. Scegli il file CSV e fai clic su Anteprima. Controlla cosa verrà aggiunto, saltato o non importato, poi fai clic su Importa.
5. Fai clic su Esporta CSV per scaricare gli articoli che stai guardando, con i tuoi filtri. I numeri delle carte carburante restano nascosti nel file (ultime 4 cifre), quindi per una nuova importazione servono i numeri completi.

Nel profilo dell'autista e per il personale di manutenzione

Apri il profilo di un autista e la scheda Attrezzatura. Articoli numerati elenca quello che ha l'autista, con Restituzione e Trasferisci su ciascuno. Fai clic su Consegna attrezzatura per dargli altro, o su Apri Attrezzatura consegnata per vedere tutti i suoi articoli. Nella tabella sotto, le quantità di quei tipi sono contate dagli articoli numerati, quindi non si possono scrivere a mano.

Il personale di manutenzione trova Attrezzatura consegnata nella propria sezione Mezzi. Può cercare nell'elenco e aprire Dettagli e storico per vedere chi ha un articolo, ma non può aggiungere, consegnare, ritirare o modificare articoli, e non vede mai i limiti di utilizzo né le email delle carte.