Équipement remis et cartes carburant

Où le trouver et qui peut l'utiliser

Dans la barre latérale, ouvrez Équipement > Équipement remis. Le personnel ayant l'accès sécurité le trouve dans sa section Équipement. Le propriétaire de la flotte et le personnel de sécurité ajoutent, remettent et reprennent les articles. Le personnel d'entretien peut voir qui a quel article, en lecture seule.

Chaque onglet est un type d'article : les cartes carburant d'abord, puis vos autres types, puis Tous les articles. Les types viennent de Panneau de contrôle, Articles d'équipement. Ajoutez-y un type, comme Téléphone ou Transpondeur, et il a son propre onglet ici. Les scellés de camion ont leur propre page Scellés.

Ajouter des articles, un ou plusieurs

1. Cliquez sur Ajouter des articles.
2. Sous Combien, choisissez Un article, ou Plusieurs à la fois pour ajouter toute une boîte de cartes ou de clés d'un coup.
3. Choisissez le Type d'article. Pour un seul article, tapez son Numéro (numéro de carte, étiquette de clé, numéro de série ou IMEI) et, si vous voulez, un Libellé comme Réserve 2. Pour plusieurs, tapez les Numéros, un par ligne, jusqu'à 500. Les numéros déjà enregistrés sont ignorés.
4. Pour les cartes carburant, remplissez Détails de la carte : le Fournisseur (choisissez-en un ou tapez un nouveau nom pour l'ajouter), Type de carte, Courriel de la carte, Limite d'utilisation avec sa période, et Lieux autorisés. Les NIP ne sont jamais conservés dans DriverPass, alors ne les mettez pas non plus dans les notes.
5. Sous Dates et véhicule, ajoutez la Date d'activation et la Date d'expiration et, pour un seul article, le Véhicule qui va avec. Ajoutez des Notes au besoin.
6. Un seul article peut être remis tout de suite : sous Le remettre maintenant (facultatif), choisissez le Chauffeur et la Date de délivrance.
7. Cliquez sur Enregistrer. Les nouveaux articles sont En stock jusqu'à ce que vous les remettiez.

Fournisseurs de cartes carburant

Ouvrez l'onglet Fournisseurs de cartes carburant pour garder les entreprises qui fournissent vos cartes, avec le Numéro de compte, le Nom du contact, le Téléphone, le Courriel et le Site web. Cliquez sur Ajouter un fournisseur pour en ajouter un, ou sur Modifier pour en changer un. Cliquez sur Masquer pour un fournisseur que vous n'utilisez plus : il reste sur les anciennes cartes, mais n'est pas proposé pour les nouvelles.

Remettre des articles à plusieurs chauffeurs à la fois

1. Cliquez sur Remettre de l’équipement. Vous pouvez aussi commencer à partir du profil d'un chauffeur, ou avec Remettre dans le menu d'un article en stock.
2. Dans Chauffeurs, tapez un nom, un courriel ou un ID du chauffeur et choisissez chaque chauffeur. Choisissez autant de chauffeurs que nécessaire; chacun a sa case plus bas.
3. Réglez la Date de délivrance et, si vous voulez, une Note comme journée d'accueil.
4. Pour donner à tous le même genre d'article, choisissez le type sous En remettre un à chaque chauffeur et cliquez sur En ajouter un chacun à partir du stock. Les prochains articles en stock sont remplis pour chaque chauffeur, et le nombre encore en stock s'affiche à côté.
5. Ou, dans la case d'un chauffeur, cliquez sur Ajouter un élément, choisissez le Type d'article, puis l'Article : cherchez dans les articles en stock, ou tapez un nouveau numéro pour l'ajouter et le remettre d'un coup. Choisissez un Véhicule (facultatif) si l'article va avec une unité.
6. Cliquez sur Remettre. Tout est remis en même temps, et chaque chauffeur reçoit un avis qui liste ce qui lui a été remis.

Reprendre, transférer, perdu ou endommagé

1. Pour reprendre des articles, cliquez sur Reprendre. Choisissez les Chauffeurs (seuls ceux qui détiennent des articles sont affichés), décochez ce qu'ils gardent, réglez la Date de retour et l'État (Bon état, de retour en stock, ou Endommagé), puis cliquez sur Reprendre. Chaque chauffeur reçoit un avis.
2. Pour transférer un article à un autre chauffeur, ouvrez le menu de l'article et cliquez sur Transférer à un autre chauffeur. Choisissez le Nouveau chauffeur, la Date et, au besoin, le Véhicule, puis cliquez sur Transférer.
3. Si un article est perdu ou brisé, ouvrez son menu et cliquez sur Marquer perdu ou Marquer endommagé. Le propriétaire et le personnel de sécurité reçoivent un avis. Marquer annulé ou Marquer expiré empêche de le remettre de nouveau. De retour en stock rend un article de nouveau disponible.
4. Cliquez sur Voir et historique dans le menu pour voir chaque changement : qui avait l'article, quand il a été remis, rendu ou transféré, et qui l'a fait.
5. Supprimer retire un article qui n'est pas remis. Son historique est conservé, et vous pouvez le récupérer à partir du filtre Supprimé avec Restaurer.

Les numéros de cartes carburant sont masqués

Les numéros de cartes carburant s'affichent avec les 4 derniers chiffres seulement (par exemple •••• 1234) dans la liste, sur l'article, dans Remettre de l’équipement, dans le profil du chauffeur, dans l'exportation CSV, dans les avis et dans Miles. Les clés, téléphones et autres articles affichent leur numéro complet.

Le propriétaire de la flotte et le personnel de sécurité peuvent cliquer sur Afficher le numéro sur l'article pour voir le numéro de carte complet. Chaque affichage est consigné dans l'historique de l'article, avec qui et quand. Le personnel d'entretien et les chauffeurs ne peuvent jamais voir un numéro de carte complet.

1. Pour trouver une carte, cherchez ses 4 derniers chiffres ou tapez le numéro de carte complet. Une partie du milieu d'un numéro de carte ne trouve rien.
2. Pour remettre une carte en stock, vous pouvez aussi taper son numéro complet dans la case Article : DriverPass trouve cette carte. Un numéro qui n'est pas encore enregistré est ajouté et remis.
3. Quand vous modifiez une carte carburant, laissez Numéro vide pour garder le numéro de carte. Tapez un nouveau numéro seulement pour le remplacer.

Trouver des articles et rappels d'expiration

Chaque article avec une Date d'expiration est vérifié chaque jour. Le propriétaire et le personnel de sécurité reçoivent un rappel 30 jours avant, 7 jours avant et le jour où il expire. Les articles perdus, endommagés, annulés, supprimés ou déjà marqués expirés ne reçoivent aucun rappel.

1. Les filtres au-dessus de la liste comptent les articles par statut, comme En stock, Remis et Rendu. Cliquez sur l'un d'eux pour ne voir que ces articles.
2. Cherchez par numéro, chauffeur, véhicule, fournisseur ou notes, ou choisissez un chauffeur.
3. Cliquez sur Filtres pour Véhicule, Fournisseur, Entreprise, Date d'expiration (Expire d'ici 30, 60 ou 90 jours, ou Déjà expiré) et Trier par.

Importer et exporter un CSV

1. Cliquez sur Importer un CSV pour importer plusieurs cartes ou appareils à partir d'un tableur enregistré en CSV. Cliquez sur Télécharger un modèle pour voir les colonnes : Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status et Notes.
2. Driver peut être le courriel, l'ID du chauffeur ou le nom complet du chauffeur. Vehicle est le numéro d'unité. Les chauffeurs et véhicules introuvables sont listés, jamais devinés.
3. Choisissez le Type pour les lignes sans Type, et choisissez ce qui arrive aux Lignes dont le chauffeur ou le véhicule est introuvable : Importer sans eux, ou Ignorer ces lignes.
4. Choisissez le fichier CSV et cliquez sur Aperçu. Vérifiez ce qui sera ajouté, ignoré ou non importé, puis cliquez sur Importer.
5. Cliquez sur Exporter en CSV pour télécharger les articles affichés, avec vos filtres. Les numéros de cartes carburant restent masqués dans le fichier (4 derniers chiffres), alors une nouvelle importation demande les numéros complets.

Dans le profil du chauffeur, et pour le personnel d'entretien

Ouvrez le profil d'un chauffeur et l'onglet Équipement. Articles numérotés liste ce que le chauffeur détient, avec Reprendre et Transférer sur chacun. Cliquez sur Remettre de l’équipement pour lui en donner plus, ou sur Ouvrir Équipement remis pour voir tous ses articles. Dans le tableau plus bas, les quantités de ces types sont comptées à partir des articles numérotés, donc elles ne peuvent pas être tapées à la main.

Le personnel d'entretien trouve Équipement remis dans sa section Équipement. Il peut chercher dans la liste et ouvrir Voir et historique pour voir qui a un article, mais ne peut pas ajouter, remettre, reprendre ou modifier des articles, et ne voit jamais les limites d'utilisation ni les courriels des cartes.