Equipo entregado y tarjetas de combustible

Dónde encontrarlo y quién puede usarlo

En la barra lateral, abre Equipo > Equipo entregado. El personal con acceso de seguridad lo encuentra en su sección Equipo. El dueño de la flota y el personal de seguridad agregan, entregan y reciben de vuelta los artículos. El personal de mantenimiento puede ver quién tiene cada artículo, solo para consulta.

Cada pestaña es un tipo de artículo: primero las tarjetas de combustible, luego tus otros tipos y después Todos los artículos. Los tipos vienen de Centro de control, Elementos del equipo. Agrega ahí un tipo, como Teléfono o Transpondedor, y tendrá su propia pestaña aquí. Los sellos de camión tienen su propia página Sellos.

Agregar artículos, uno o varios

1. Haz clic en Agregar artículos.
2. En Cuántos, elige Un artículo, o Varios a la vez para agregar una caja entera de tarjetas o llaves de una sola vez.
3. Elige el Tipo de artículo. Para un artículo, escribe su Número (número de tarjeta, etiqueta de llave, número de serie o IMEI) y, si quieres, una Etiqueta como Repuesto 2. Para varios, escribe los Números, uno por línea, hasta 500. Los números ya registrados se omiten.
4. Para las tarjetas de combustible, llena los Datos de la tarjeta: el Proveedor (elige uno o escribe un nombre nuevo para agregarlo), Tipo de tarjeta, Correo de la tarjeta, Límite de uso con su período y Lugares autorizados. Los PIN nunca se guardan en DriverPass, así que tampoco los pongas en las notas.
5. En Fechas y vehículo, agrega la Fecha de activación y la Fecha de vencimiento y, para un artículo, el Vehículo al que corresponde. Agrega Notas si hace falta.
6. Un artículo lo puedes entregar de inmediato: en Entregarlo ahora (opcional), elige el Conductor y la Fecha de emisión.
7. Haz clic en Guardar. Los artículos nuevos quedan En inventario hasta que los entregues.

Proveedores de tarjetas de combustible

Abre la pestaña Proveedores de tarjetas de combustible para guardar las empresas de donde vienen tus tarjetas, con el Número de cuenta, Nombre de contacto, Teléfono, Correo electrónico y Sitio web. Haz clic en Agregar proveedor para uno nuevo, o en Editar para cambiar uno. Haz clic en Ocultar en un proveedor que ya no usas: se queda en las tarjetas viejas, pero no se ofrece para las nuevas.

Entregar artículos a muchos conductores a la vez

1. Haz clic en Entregar equipo. También puedes empezar desde el perfil de un conductor, o desde Entregar en el menú de un artículo que está en inventario.
2. En Conductores, escribe un nombre, un correo o un ID del Conductor y elige a cada conductor. Elige todos los conductores que necesites; cada uno tiene su casilla abajo.
3. Pon la Fecha de emisión y, si quieres, una Nota como día de orientación.
4. Para dar a todos el mismo tipo de artículo, elige el tipo en Dar uno a cada conductor y haz clic en Agregar uno de cada uno del inventario. Los siguientes artículos del inventario se ponen para cada conductor, y al lado se ve cuántos quedan en inventario.
5. O, en la casilla de un conductor, haz clic en Agregar elemento, elige el Tipo de artículo y luego el Ítem: busca entre los artículos en inventario, o escribe un número nuevo para agregarlo y entregarlo de una vez. Elige un Vehículo (opcional) si el artículo va con una unidad.
6. Haz clic en Entregar. Todo se entrega junto, y cada conductor recibe un aviso con la lista de lo que recibió.

Recibir de vuelta, pasar a otro conductor, perdidos o dañados

1. Para recibir artículos de vuelta, haz clic en Devolución. Elige los Conductores (solo aparecen los conductores que tienen artículos), desmarca lo que se quedan, pon la Fecha de devolución y la Condición (Bien, de vuelta en inventario, o Dañado), y luego haz clic en Recibir de vuelta. Cada conductor recibe un aviso.
2. Para pasar un artículo a otro conductor, abre el menú del artículo y haz clic en Transferir a otro conductor. Elige el Nuevo conductor, la Fecha y, si hace falta, el Vehículo, y luego haz clic en Transferir.
3. Si un artículo se pierde o se rompe, abre su menú y haz clic en Marcar como perdido o Marcar como dañado. El dueño y el personal de seguridad reciben un aviso. Marcar como cancelado o Marcar como vencido evita que se vuelva a entregar. De vuelta en inventario deja un artículo disponible otra vez.
4. Haz clic en Ver e historial en el menú para ver cada cambio: quién tuvo el artículo, cuándo se entregó, se devolvió o se pasó a otro conductor, y quién lo hizo.
5. Borrar quita un artículo que no está entregado. Su historial se conserva, y puedes traerlo de vuelta desde el filtro Eliminado con Restaurar.

Los números de las tarjetas de combustible están ocultos

Los números de las tarjetas de combustible solo muestran los últimos 4 dígitos (por ejemplo •••• 1234) en la lista, en el artículo, en Entregar equipo, en el perfil del conductor, en el CSV exportado, en los avisos y en Miles. Las llaves, los teléfonos y otros artículos muestran su número completo.

El dueño de la flota y el personal de seguridad pueden hacer clic en Mostrar número en el artículo para ver el número completo de la tarjeta. Cada vez queda registrado en el historial del artículo, con quién y cuándo. El personal de mantenimiento y los conductores nunca pueden ver un número de tarjeta completo.

1. Para encontrar una tarjeta, busca sus últimos 4 dígitos o escribe el número completo. Una parte del número del medio no encuentra nada.
2. Para entregar una tarjeta que está en inventario, también puedes escribir su número completo en la casilla Ítem: DriverPass encuentra esa tarjeta. Un número que todavía no está registrado se agrega y se entrega.
3. Cuando editas una tarjeta de combustible, deja Número vacío para conservar el número de la tarjeta. Escribe un número nuevo solo para reemplazarlo.

Buscar artículos y recordatorios de vencimiento

Cada artículo con Fecha de vencimiento se revisa todos los días. El dueño y el personal de seguridad reciben un recordatorio 30 días antes, 7 días antes y el día en que vence. Los artículos perdidos, dañados, cancelados, eliminados o ya marcados como vencidos no reciben recordatorios.

1. Los filtros arriba de la lista cuentan los artículos por estado, como En inventario, Entregado y Devuelto. Haz clic en uno para ver solo esos artículos.
2. Busca por número, conductor, vehículo, proveedor o notas, o elige un conductor.
3. Haz clic en Filtros para Vehículo, Proveedor, Empresa, Fecha de vencimiento (Vence en los próximos 30, 60 o 90 días, o Ya vencido) y Ordenar por.

Importar y exportar un CSV

1. Haz clic en Importar CSV para traer muchas tarjetas o dispositivos desde una hoja de cálculo guardada como CSV. Haz clic en Descargar una plantilla para ver las columnas: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status y Notes.
2. Driver puede ser el correo del conductor, su ID del Conductor o su nombre completo. Vehicle es el número de unidad. Los conductores y vehículos que no se encuentran aparecen en una lista, nunca se adivinan.
3. Elige el Tipo para filas sin Type, y elige qué pasa con las Filas cuyo conductor o vehículo no se encuentra: Importar sin ellas, u Omitir esas filas.
4. Elige el Archivo CSV y haz clic en Vista Previa. Revisa lo que se va a agregar, lo que se omite y lo que no se importa, y luego haz clic en Importar.
5. Haz clic en Exportar CSV para descargar los artículos que estás viendo, con tus filtros. Los números de las tarjetas de combustible siguen ocultos en el archivo (últimos 4 dígitos), así que para volver a importar se necesitan los números completos.

En el perfil del conductor y para el personal de mantenimiento

Abre el perfil de un conductor y la pestaña Equipo. Artículos numerados muestra lo que tiene el conductor, con Devolución y Transferir en cada uno. Haz clic en Entregar equipo para darle más, o en Abrir Equipo entregado para ver todos sus artículos. En la tabla de abajo, las cantidades de esos tipos se cuentan a partir de los artículos numerados, así que no se pueden escribir a mano.

El personal de mantenimiento encuentra Equipo entregado en su sección Equipo. Puede buscar en la lista y abrir Ver e historial para ver quién tiene un artículo, pero no puede agregar, entregar, recibir de vuelta ni cambiar artículos, y nunca ve los límites de uso ni los correos de las tarjetas.