দেওয়া ইকুইপমেন্ট ও ফুয়েল কার্ড

কোথায় পাবেন আর কে ব্যবহার করতে পারেন

সাইডবারে ইকুইপমেন্ট > দেওয়া ইকুইপমেন্ট খুলুন। সেফটি অ্যাক্সেস থাকা স্টাফ এটা তাঁদের ইকুইপমেন্ট অংশে পাবেন। ফ্লিট মালিক ও নিরাপত্তা স্টাফ আইটেম যোগ করেন, ইস্যু করেন ও ফেরত নেন। মেইনটেন্যান্স স্টাফ শুধু দেখতে পারেন কোন আইটেম কার কাছে আছে।

প্রতিটি ট্যাব একটি আইটেমের ধরন: প্রথমে ফুয়েল কার্ড, তারপর আপনার অন্য ধরনগুলো, তারপর সব আইটেম। ধরনগুলো আসে কন্ট্রোল প্যানেল, সরঞ্জামের আইটেম থেকে। সেখানে ফোন বা ট্রান্সপন্ডারের মতো একটি ধরন যোগ করলে এখানে তার নিজস্ব ট্যাব হবে। ট্রাকের সিলের নিজস্ব সিল পাতা আছে।

আইটেম যোগ করুন, একটি বা অনেকগুলো

1. আইটেম যোগ করুন-এ ক্লিক করুন।
2. কতগুলো-এর নিচে একটি আইটেম বাছুন, অথবা এক বাক্স কার্ড বা চাবি একবারে যোগ করতে একসাথে কয়েকটি বাছুন।
3. আইটেমের ধরন বাছুন। একটি আইটেমের জন্য তার নম্বর (কার্ড নম্বর, চাবির ট্যাগ, সিরিয়াল বা IMEI) লিখুন এবং চাইলে Spare 2-এর মতো একটি লেবেল দিন। কয়েকটির জন্য নম্বরগুলো লিখুন, প্রতি লাইনে একটি, সর্বোচ্চ 500টি। আগে রেকর্ড করা নম্বর বাদ পড়ে।
4. ফুয়েল কার্ডের জন্য কার্ডের তথ্য পূরণ করুন: প্রোভাইডার (একটি বাছুন বা যোগ করতে নতুন নাম লিখুন), কার্ডের ধরন, কার্ডের ইমেইল, সময়কাল সহ ব্যবহারের লিমিট, আর অনুমোদিত লোকেশন। PIN কখনো DriverPass-এ রাখা হয় না, তাই নোটেও লিখবেন না।
5. তারিখ ও গাড়ি-এর নিচে চালু হওয়ার তারিখ আর মেয়াদ শেষের তারিখ যোগ করুন, আর একটি আইটেমের জন্য যে গাড়ির সাথে এটা যায় সেটা দিন। দরকার হলে নোট যোগ করুন।
6. একটি আইটেম আপনি সঙ্গে সঙ্গে দিয়ে দিতে পারেন: এখনই ইস্যু করুন (ঐচ্ছিক)-এর নিচে ড্রাইভার আর ইস্যুর তারিখ বাছুন।
7. সেভ করুন-এ ক্লিক করুন। নতুন আইটেম ইস্যু না করা পর্যন্ত স্টকে থাকে।

ফুয়েল কার্ড প্রোভাইডার

আপনার কার্ড যে কোম্পানিগুলো থেকে আসে সেগুলো অ্যাকাউন্ট নম্বর, যোগাযোগের নাম, ফোন, ইমেইল আর ওয়েবসাইট সহ রাখতে ফুয়েল কার্ড প্রোভাইডার ট্যাব খুলুন। নতুন একটির জন্য প্রোভাইডার যোগ করুন, বা কোনোটা বদলাতে এডিট করুন-এ ক্লিক করুন। যে প্রোভাইডার আর ব্যবহার করেন না তাতে লুকান-এ ক্লিক করুন: এটা পুরোনো কার্ডে থাকে, কিন্তু নতুন কার্ডের জন্য দেখানো হয় না।

একসাথে অনেক ড্রাইভারকে আইটেম ইস্যু করুন

1. ইকুইপমেন্ট ইস্যু করুন-এ ক্লিক করুন। ড্রাইভারের প্রোফাইল থেকে, বা স্টকে থাকা কোনো আইটেমের মেনুর ইস্যু করুন থেকেও শুরু করতে পারেন।
2. ড্রাইভার-এ নাম, ইমেইল বা Driver ID লিখে প্রত্যেক ড্রাইভারকে বাছুন। যত ড্রাইভার দরকার বাছুন, প্রত্যেকের জন্য নিচে একটি বক্স আসবে।
3. ইস্যুর তারিখ দিন এবং চাইলে ওরিয়েন্টেশনের দিনের মতো একটি নোট দিন।
4. সবাইকে একই ধরনের আইটেম দিতে প্রত্যেক ড্রাইভারকে একটি করে দিন-এর নিচে ধরন বেছে স্টক থেকে প্রত্যেককে একটি করে দিন-এ ক্লিক করুন। স্টকের পরের আইটেমগুলো প্রত্যেক ড্রাইভারের জন্য বসে যায়, আর স্টকে কতগুলো বাকি তা পাশে দেখায়।
5. অথবা কোনো ড্রাইভারের বক্সে আইটেম যোগ করুন-এ ক্লিক করে আইটেমের ধরন, তারপর আইটেম বাছুন: স্টকের আইটেম খুঁজুন, বা নতুন নম্বর লিখে একবারেই যোগ ও ইস্যু করুন। আইটেমটি কোনো ইউনিটের সাথে গেলে গাড়ি (ঐচ্ছিক) বাছুন।
6. ইস্যু করুন-এ ক্লিক করুন। সবকিছু একসাথে ইস্যু হয়, আর প্রত্যেক ড্রাইভার কী পেয়েছেন তার তালিকা সহ একটি নোটিশ পান।

আইটেম ফেরত নেওয়া, সরানো, হারানো বা ক্ষতিগ্রস্ত

1. আইটেম ফেরত নিতে ফেরত নিন-এ ক্লিক করুন। ড্রাইভারদের বাছুন (শুধু যাঁদের কাছে আইটেম আছে তাঁরাই তালিকায় থাকেন), যা তাঁরা রাখবেন তার টিক তুলে দিন, ফেরতের তারিখ আর অবস্থা (ভালো, স্টকে ফেরত, বা ক্ষতিগ্রস্ত) দিন, তারপর ফেরত নিন-এ ক্লিক করুন। প্রত্যেক ড্রাইভার একটি নোটিশ পান।
2. একটি আইটেম অন্য ড্রাইভারের কাছে সরাতে আইটেমের মেনু খুলে অন্য ড্রাইভারকে ট্রান্সফার করুন-এ ক্লিক করুন। নতুন ড্রাইভার, তারিখ আর দরকার হলে গাড়ি বাছুন, তারপর ট্রান্সফার-এ ক্লিক করুন।
3. কোনো আইটেম হারালে বা ভেঙে গেলে তার মেনু খুলে হারানো চিহ্নিত করুন বা ক্ষতিগ্রস্ত চিহ্নিত করুন-এ ক্লিক করুন। মালিক ও নিরাপত্তা স্টাফ একটি নোটিশ পান। বাতিল চিহ্নিত করুন বা মেয়াদ শেষ চিহ্নিত করুন আইটেমটিকে আবার ইস্যু হওয়া থেকে আটকায়। স্টকে ফেরত আইটেমটিকে আবার ব্যবহারযোগ্য করে।
4. প্রতিটি পরিবর্তন দেখতে মেনুতে দেখুন ও ইতিহাস-এ ক্লিক করুন: আইটেমটি কার কাছে ছিল, কবে ইস্যু, ফেরত বা ট্রান্সফার হয়েছে, আর কে করেছেন।
5. মুছে ফেলুন এমন আইটেম সরায় যা ইস্যু করা নেই। এর ইতিহাস রাখা থাকে, আর মুছে ফেলা চিপ থেকে আগের অবস্থায় ফিরুন দিয়ে এটা ফিরিয়ে আনতে পারেন।

ফুয়েল কার্ডের নম্বর লুকানো থাকে

ফুয়েল কার্ডের নম্বর শুধু শেষ 4টি সংখ্যা দেখায় (যেমন •••• 1234): তালিকায়, আইটেমে, ইকুইপমেন্ট ইস্যু করুন-এ, ড্রাইভারের প্রোফাইলে, CSV এক্সপোর্টে, নোটিশে আর Miles-এ। চাবি, ফোন ও অন্য আইটেম পুরো নম্বর দেখায়।

ফ্লিট মালিক ও নিরাপত্তা স্টাফ পুরো কার্ড নম্বর দেখতে আইটেমে নম্বর দেখান-এ ক্লিক করতে পারেন। প্রতিবার কে ও কখন দেখেছেন তা আইটেমের ইতিহাসে রেকর্ড হয়। মেইনটেন্যান্স স্টাফ ও ড্রাইভাররা কখনো পুরো কার্ড নম্বর দেখতে পারেন না।

1. কার্ড খুঁজতে এর শেষ 4টি সংখ্যা খুঁজুন বা পুরো কার্ড নম্বর লিখুন। কার্ড নম্বরের মাঝখানের অংশ দিয়ে খুঁজলে কিছু পাওয়া যায় না।
2. স্টকে থাকা কার্ড ইস্যু করতে আইটেম বক্সে এর পুরো নম্বরও লিখতে পারেন: DriverPass সেই কার্ডটি খুঁজে নেয়। এখনো রেকর্ড না করা নম্বর যোগ হয়ে ইস্যু হয়।
3. ফুয়েল কার্ড এডিট করার সময় কার্ড নম্বর রাখতে নম্বর খালি রাখুন। বদলাতে চাইলেই শুধু নতুন নম্বর লিখুন।

আইটেম খোঁজা ও মেয়াদের রিমাইন্ডার

মেয়াদ শেষের তারিখ থাকা প্রতিটি আইটেম প্রতিদিন চেক করা হয়। মালিক ও নিরাপত্তা স্টাফ মেয়াদ শেষের 30 দিন আগে, 7 দিন আগে আর সেই দিনে একটি রিমাইন্ডার পান। হারানো, ক্ষতিগ্রস্ত, বাতিল, মুছে ফেলা বা আগেই মেয়াদ শেষ চিহ্নিত আইটেম কোনো রিমাইন্ডার পায় না।

1. তালিকার উপরের চিপগুলো স্ট্যাটাস অনুযায়ী আইটেম গোনে, যেমন স্টকে, ইস্যু করা আর ফেরত দেওয়া। শুধু সেই আইটেমগুলো দেখতে একটিতে ক্লিক করুন।
2. নম্বর, ড্রাইভার, গাড়ি, প্রোভাইডার বা নোট দিয়ে খুঁজুন, বা একজন ড্রাইভার বাছুন।
3. গাড়ি, প্রোভাইডার, কোম্পানি, মেয়াদ শেষের তারিখ (30, 60 বা 90 দিনের মধ্যে মেয়াদ শেষ হবে, বা মেয়াদ শেষ হয়ে গেছে) আর সাজান-এর জন্য ফিল্টার-এ ক্লিক করুন।

CSV ইমপোর্ট ও এক্সপোর্ট

1. CSV হিসেবে সেভ করা স্প্রেডশিট থেকে অনেক কার্ড বা ডিভাইস আনতে CSV ইমপোর্ট করুন-এ ক্লিক করুন। কলামগুলো দেখতে একটি টেমপ্লেট ডাউনলোড করুন-এ ক্লিক করুন: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status আর Notes।
2. Driver হতে পারে ড্রাইভারের ইমেইল, Driver ID বা পুরো নাম। Vehicle হলো ইউনিট নম্বর। যে ড্রাইভার ও গাড়ি পাওয়া যায় না সেগুলোর তালিকা দেখানো হয়, কখনো অনুমান করা হয় না।
3. যে সারিতে Type নেই তার ধরন বাছুন, আর যে সারিগুলোর ড্রাইভার বা গাড়ি পাওয়া যায়নি সেগুলোর কী হবে বাছুন: সেগুলো বাদ দিয়ে ইমপোর্ট করুন, বা ওই সারিগুলো বাদ দিন।
4. CSV ফাইলটি বেছে প্রিভিউ-তে ক্লিক করুন। কী যোগ হবে, বাদ পড়বে বা ইমপোর্ট হবে না তা দেখে নিন, তারপর ইমপোর্ট-এ ক্লিক করুন।
5. আপনি যে আইটেমগুলো দেখছেন সেগুলো আপনার ফিল্টার সহ ডাউনলোড করতে CSV এক্সপোর্ট করুন-এ ক্লিক করুন। ফাইলেও ফুয়েল কার্ডের নম্বর লুকানো থাকে (শেষ 4টি সংখ্যা), তাই আবার ইমপোর্ট করতে পুরো নম্বর লাগবে।

ড্রাইভারের প্রোফাইলে, আর মেইনটেন্যান্স স্টাফের জন্য

ড্রাইভারের প্রোফাইল খুলে ইকুইপমেন্ট ট্যাবে যান। নম্বরযুক্ত আইটেম-এ ড্রাইভারের কাছে কী আছে তা দেখায়, প্রতিটিতে ফেরত নিন আর ট্রান্সফার আছে। আরও দিতে ইকুইপমেন্ট ইস্যু করুন-এ, বা তাঁদের সব আইটেম দেখতে দেওয়া ইকুইপমেন্ট খুলুন-এ ক্লিক করুন। এর নিচের টেবিলে ওই ধরনগুলোর সংখ্যা নম্বরযুক্ত আইটেম থেকে গোনা হয়, তাই হাতে লেখা যায় না।

মেইনটেন্যান্স স্টাফ দেওয়া ইকুইপমেন্ট তাঁদের ইকুইপমেন্ট অংশে পান। তাঁরা তালিকায় খুঁজতে এবং কোন আইটেম কার কাছে তা দেখতে দেখুন ও ইতিহাস খুলতে পারেন, কিন্তু আইটেম যোগ, ইস্যু, ফেরত বা বদল করতে পারেন না, আর ব্যবহারের লিমিট বা কার্ডের ইমেইল কখনো দেখেন না।