Издадено оборудване и карти за гориво

Къде се намира и кой може да го използва

В страничното меню отворете „Техника“ > „Издадено оборудване“. Служителите с достъп до безопасността го намират в своя раздел „Техника“. Собственикът на автопарка и служителите по безопасност добавят, издават и прибират елементи. Персоналът по поддръжка може само да проверява у кого какъв елемент е.

Всеки раздел е един вид елемент: първо картите за гориво, после другите ви видове, накрая „Всички елементи“. Видовете идват от „Контролен панел“, „Елементи на оборудването“. Добавете там вид, например „Телефон“ или „Транспондер“, и той получава свой раздел тук. Пломбите за камиони имат отделна страница „Пломби“.

Добавяне на елементи, един или много

1. Щракнете „Добави елементи“.
2. В „Колко“ изберете „Един елемент“ или „Няколко наведнъж“, за да добавите цяла кутия карти или ключове наведнъж.
3. Изберете „Вид елемент“. За един елемент въведете „Номер“ (номер на карта, етикет на ключ, сериен номер или IMEI) и, ако искате, „Етикет“, например „Резервна 2“. За няколко въведете номерата, по един на ред, до 500. Вече записаните номера се пропускат.
4. За карти за гориво попълнете „Данни за картата“: „Доставчик“ (изберете или въведете ново име, за да го добавите), „Вид карта“, „Имейл на картата“, „Лимит за ползване“ с периода му и „Разрешени места“. ПИН кодовете никога не се пазят в DriverPass, затова не ги пишете и в бележките.
5. В „Дати и превозно средство“ добавете „Дата на активиране“ и „Дата на изтичане“, а за един елемент и „Превозно средство“, към което е. Добавете „Бележки“, ако е нужно.
6. Един елемент можете да издадете веднага: в „Издай веднага (по желание)“ изберете „Шофьор“ и „Дата на издаване“.
7. Щракнете „Запази“. Новите елементи са в наличност, докато не ги издадете.

Доставчици на карти за гориво

Отворете раздела „Доставчици на карти за гориво“, за да пазите фирмите, от които са картите ви, с „Номер на сметка“, „Име за контакт“, „Телефон“, „Имейл“ и „Уебсайт“. Щракнете „Добави доставчик“ за нов или „Редактирай“, за да промените съществуващ. Щракнете „Скрий“ на доставчик, когото вече не използвате: той остава на старите карти, но не се предлага за нови.

Издаване на елементи на много шофьори наведнъж

1. Щракнете „Издай оборудване“. Можете да започнете и от профила на шофьор или от „Издай“ в менюто на елемент, който е в наличност.
2. В „Шофьори“ въведете име, имейл или ID на шофьор и изберете всеки шофьор. Изберете колкото шофьори ви трябват: за всеки отдолу се появява отделно поле.
3. Задайте „Дата на издаване“ и, ако искате, „Бележка“, например „ден за въвеждащо обучение“.
4. За да дадете на всички един и същ вид елемент, изберете вида в „Дай по един на всеки шофьор“ и щракнете „Добави по един от наличността“. Следващите елементи в наличност се попълват за всеки шофьор, а до тях се вижда колко още има в наличност.
5. Или в полето на шофьор щракнете „Добави елемент“, изберете „Вид елемент“, след това „Елемент“: потърсете в наличността или въведете нов номер, за да го добавите и издадете наведнъж. Изберете „Превозно средство (по желание)“, ако елементът е към единица.
6. Щракнете „Издай“. Всичко се издава заедно и всеки шофьор получава известие със списък на полученото.

Прибиране, прехвърляне, изгубени или повредени

1. За да приберете елементи, щракнете „Върни“. Изберете „Шофьори“ (показани са само шофьорите, които имат елементи), махнете отметката от това, което остава у тях, задайте „Дата на връщане“ и „Състояние“ („Изправен, обратно в наличност“ или „Повредено“), след това щракнете „Прибери“. Всеки шофьор получава известие.
2. За да прехвърлите елемент на друг шофьор, отворете менюто на елемента и щракнете „Прехвърли на друг шофьор“. Изберете „Нов шофьор“, „Дата“ и при нужда „Превозно средство“, след това щракнете „Прехвърли“.
3. Ако елемент е изгубен или счупен, отворете менюто му и щракнете „Отбележи като изгубен“ или „Отбележи като повреден“. Собственикът и служителите по безопасност получават известие. „Отбележи като отменен“ или „Отбележи като изтекъл“ спира повторното му издаване. „Отново в наличност“ прави елемента отново достъпен.
4. Щракнете „Преглед и история“ в менюто, за да видите всяка промяна: у кого е бил елементът, кога е издаден, върнат или прехвърлен и кой го е направил.
5. „Изтрий“ премахва елемент, който не е издаден. Историята му се пази и можете да го върнете от филтъра „Изтрито“ с „Възстанови“.

Номерата на картите за гориво са скрити

Номерата на картите за гориво се показват само с последните 4 цифри (например •••• 1234) в списъка, на елемента, в „Издай оборудване“, в профила на шофьора, в CSV експорта, в известията и в Miles. Ключовете, телефоните и другите елементи показват пълния си номер.

Собственикът на автопарка и служителите по безопасност могат да щракнат „Покажи номера“ на елемента, за да видят целия номер на картата. Всеки път се записва в историята на елемента кой и кога. Персоналът по поддръжка и шофьорите никога не виждат пълен номер на карта.

1. За да намерите карта, търсете по последните 4 цифри или въведете целия номер на картата. Част от номера от средата не намира нищо.
2. За да издадете карта от наличността, можете да въведете и целия ѝ номер в полето „Елемент“: DriverPass намира тази карта. Номер, който още не е записан, се добавя и издава.
3. Когато редактирате карта за гориво, оставете „Номер“ празно, за да запазите номера на картата. Въведете нов номер само ако искате да го смените.

Търсене на елементи и напомняния за изтичане

Всеки елемент с „Дата на изтичане“ се проверява всеки ден. Собственикът и служителите по безопасност получават напомняне 30 дни преди, 7 дни преди и в деня на изтичане. Изгубени, повредени, отменени, изтрити или вече отбелязани като изтекли елементи не получават напомняния.

1. Филтрите над списъка броят елементите по статус, например „В наличност“, „Издаден“ и „Върнат“. Щракнете един, за да видите само тези елементи.
2. Търсете по номер, шофьор, превозно средство, доставчик или бележки или изберете един шофьор.
3. Щракнете „Филтри“ за „Превозно средство“, „Доставчик“, „Фирма“, „Дата на изтичане“ („Изтичат до 30 дни“, 60 или 90 дни, или „Вече изтекли“) и „Подреди по“.

Импорт и експорт на CSV

1. Щракнете „Импортирай CSV“, за да внесете много карти или устройства от таблица, запазена като CSV. Щракнете „Изтегли шаблон“, за да видите колоните: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status и Notes.
2. В Driver може да е имейлът на шофьора, ID на шофьор или пълното име. Vehicle е номерът на единицата. Ненамерените шофьори и превозни средства се показват в списък, никога не се гадаят.
3. Изберете „Вид за редовете без колона „Type““ и какво да стане с „Редове с ненамерен шофьор или превозно средство“: „Импортирай без тях“ или „Пропусни тези редове“.
4. Изберете CSV файла и щракнете „Преглед“. Проверете какво ще бъде добавено, пропуснато или неимпортирано, след това щракнете „Импортирай“.
5. Щракнете „Експорт в CSV“, за да изтеглите елементите, които гледате, с вашите филтри. Номерата на картите за гориво остават скрити във файла (последните 4 цифри), затова за повторен импорт трябват пълните номера.

В профила на шофьора и за персонала по поддръжка

Отворете профила на шофьора и раздела „Техника“. „Номерирани елементи“ показва какво има шофьорът, с „Върни“ и „Прехвърли“ на всеки елемент. Щракнете „Издай оборудване“, за да му дадете още, или „Отвори „Издадено оборудване““, за да видите всичките му елементи. В таблицата под това бройките за тези видове се броят от номерираните елементи, затова не могат да се въвеждат ръчно.

Персоналът по поддръжка намира „Издадено оборудване“ в своя раздел „Техника“. Те могат да търсят в списъка и да отварят „Преглед и история“, за да видят у кого е даден елемент, но не могат да добавят, издават, прибират или променят елементи и никога не виждат лимитите за ползване и имейлите на картите.