Видана техніка та паливні картки

Де це знайти і хто може користуватися

У бічному меню відкрийте «Техніка» > «Видана техніка». Працівники з доступом до безпеки знайдуть її у своєму розділі «Техніка». Власник автопарку й працівники з безпеки додають, видають і забирають предмети. Персонал з техобслуговування може лише дивитися, у кого який предмет.

Кожна вкладка це один тип предметів: спочатку паливні картки, потім ваші інші типи, потім «Усі предмети». Типи беруться з «Панель керування», розділ «Позиції техніки». Додайте там тип, наприклад «Телефон» або «Транспондер», і тут з'явиться його вкладка. Для пломб на вантажівках є окрема сторінка «Пломби».

Додайте предмети, один або багато

1. Натисніть «Додати предмети».
2. У полі «Скільки» виберіть «Один предмет» або «Кілька одразу», щоб за один раз додати цілу коробку карток чи ключів.
3. Виберіть «Тип предмета». Для одного предмета введіть «Номер» (номер картки, бирку ключа, серійний номер або IMEI) і, якщо хочете, «Назва», наприклад «Запасна 2». Для кількох введіть номери, по одному в рядку, до 500. Уже записані номери пропускаються.
4. Для паливних карток заповніть «Дані картки»: «Постачальник» (виберіть або введіть нову назву, щоб додати його), «Тип картки», «Ел. пошта картки», «Ліміт витрат» із періодом і «Дозволені місця». PIN-коди ніколи не зберігаються в DriverPass, тому не пишіть їх і в примітках.
5. У розділі «Дати і транспорт» укажіть «Дата активації» і «Дата закінчення терміну дії», а для одного предмета також «Транспортний засіб», до якого він належить. За потреби додайте «Примітки».
6. Один предмет можна видати одразу: у розділі «Видати одразу (необов'язково)» виберіть «Водій» і «Дата видачі».
7. Натисніть «Зберегти». Нові предмети лежать на складі, доки ви їх не видасте.

Постачальники паливних карток

Відкрийте вкладку «Постачальники паливних карток», щоб зберігати компанії, від яких ваші картки, з полями «Номер рахунку», «Ім’я контакту», «Телефон», «Електронна пошта» і «Вебсайт». Натисніть «Додати постачальника», щоб додати нового, або «Редагувати», щоб змінити наявного. Натисніть «Сховати» біля постачальника, з яким ви більше не працюєте: він залишається на старих картках, але не пропонується для нових.

Видача предметів одразу багатьом водіям

1. Натисніть «Видати техніку». Можна також почати з профілю водія або з пункту «Видати» в меню предмета, який є на складі.
2. У полі «Водії» введіть ім'я, ел. пошту або ID водія й виберіть кожного водія. Виберіть стільки водіїв, скільки потрібно: для кожного нижче з'явиться свій блок.
3. Укажіть «Дата видачі» і, якщо хочете, «Примітка», наприклад «день вступного інструктажу».
4. Щоб дати всім однаковий вид предмета, виберіть тип у розділі «Видати кожному водієві по одному» й натисніть «Додати кожному по одному зі складу». Наступні предмети зі складу підставляться кожному водієві, а поруч видно, скільки ще залишилося на складі.
5. Або в блоці водія натисніть «Додати предмет», виберіть «Тип предмета», потім «Предмет»: знайдіть предмет на складі або введіть новий номер, щоб додати й видати його за один раз. Виберіть «Транспорт (необов'язково)», якщо предмет належить до одиниці техніки.
6. Натисніть «Видати». Усе видається разом, і кожен водій отримує сповіщення зі списком отриманого.

Забрати, передати, втрачені чи пошкоджені предмети

1. Щоб забрати предмети, натисніть «Повернути». Виберіть «Водії» (у списку лише водії, які мають предмети), зніміть позначку з того, що залишається в них, укажіть «Дата повернення» і «Стан» («Справне, на склад» або «Пошкоджено»), потім натисніть «Забрати». Кожен водій отримує сповіщення.
2. Щоб передати предмет іншому водієві, відкрийте меню предмета й натисніть «Передати іншому водієві». Виберіть «Новий водій», «Дата» і за потреби «Транспортний засіб», потім натисніть «Передати».
3. Якщо предмет втрачено або зламано, відкрийте його меню й натисніть «Позначити втраченим» або «Позначити пошкодженим». Власник і працівники з безпеки отримають сповіщення. «Позначити скасованим» або «Позначити простроченим» не дає видати предмет знову. «Знову на складі» робить предмет знову доступним.
4. Натисніть «Перегляд та історія» в меню, щоб побачити кожну зміну: у кого був предмет, коли його видали, повернули чи передали і хто це зробив.
5. «Видалити» прибирає предмет, який не видано. Його історія зберігається, і його можна повернути через фільтр «Видалено» кнопкою «Відновити».

Номери паливних карток приховано

Номери паливних карток показуються лише останніми 4 цифрами (наприклад •••• 1234) у списку, у картці предмета, у «Видати техніку», у профілі водія, в експорті CSV, у сповіщеннях і в Miles. Ключі, телефони та інші предмети показуються з повним номером.

Власник автопарку й працівники з безпеки можуть натиснути «Показати номер» біля предмета, щоб побачити повний номер картки. Кожен такий перегляд записується в історію предмета: хто і коли. Персонал з техобслуговування й водії ніколи не бачать повного номера картки.

1. Щоб знайти картку, шукайте за останніми 4 цифрами або введіть повний номер картки. Частина номера із середини нічого не знайде.
2. Щоб видати картку зі складу, можна також ввести її повний номер у полі «Предмет»: DriverPass знайде цю картку. Номер, якого ще немає в записах, буде додано й видано.
3. Під час редагування паливної картки залиште поле «Номер» порожнім, щоб зберегти номер картки. Вводьте новий номер лише тоді, коли хочете його замінити.

Пошук предметів і нагадування про термін дії

Кожен предмет із «Дата закінчення терміну дії» перевіряється щодня. Власник і працівники з безпеки отримують нагадування за 30 днів, за 7 днів і в день закінчення терміну. Втрачені, пошкоджені, скасовані, видалені предмети й предмети, уже позначені простроченими, нагадувань не отримують.

1. Фільтри над списком рахують предмети за статусом, наприклад «На складі», «Видано» і «Повернено». Натисніть на один із них, щоб побачити лише ці предмети.
2. Шукайте за номером, водієм, транспортом, постачальником або примітками чи виберіть одного водія.
3. Натисніть «Фільтри», щоб вибрати «Транспортний засіб», «Постачальник», «Компанія», «Дата закінчення терміну дії» («Закінчується протягом 30 днів», 60 або 90 днів, або «Термін уже минув») і «Сортування».

Імпорт і експорт CSV

1. Натисніть «Імпорт CSV», щоб завантажити багато карток чи пристроїв із таблиці, збереженої як CSV. Натисніть «Завантажити шаблон», щоб побачити стовпці: Type, Card number, Card type, Provider, Activation, Expiry, Usage limit, Authorized locations, Email, Driver, Vehicle, Status і Notes.
2. У Driver можна вказати ел. пошту водія, ID водія або повне ім'я. Vehicle це номер одиниці техніки. Ненайдені водії й транспорт показуються списком, DriverPass ніколи не вгадує.
3. Виберіть «Тип для рядків без стовпця «Type»» і вирішіть, що робити в полі «Рядки, де не знайдено водія або транспорт»: «Імпортувати без них» або «Пропустити ці рядки».
4. Виберіть файл CSV і натисніть «Попередній перегляд». Перевірте, що буде додано, пропущено або не імпортовано, потім натисніть «Імпорт».
5. Натисніть «Експорт у файл CSV», щоб завантажити предмети, які ви зараз бачите, з вашими фільтрами. Номери паливних карток у файлі залишаються прихованими (останні 4 цифри), тому для повторного імпорту потрібні повні номери.

У профілі водія і для персоналу з техобслуговування

Відкрийте профіль водія і вкладку «Техніка». У блоці «Номерні предмети» видно, що є у водія, з кнопками «Повернути» і «Передати» біля кожного предмета. Натисніть «Видати техніку», щоб видати ще, або «Відкрити «Видана техніка»», щоб побачити всі його предмети. У таблиці нижче кількість за цими типами рахується за номерними предметами, тому її не можна ввести вручну.

Персонал з техобслуговування знаходить «Видана техніка» у своєму розділі «Техніка». Вони можуть шукати в списку й відкривати «Перегляд та історія», щоб побачити, у кого предмет, але не можуть додавати, видавати, забирати чи змінювати предмети і ніколи не бачать лімітів витрат та ел. пошти карток.